Цель кадрового аудита
Кадровый аудит не стоит путать с аудитом кадров или персонала — это два разных процесса.
При проверке кадров проводятся различные мероприятия с персоналом и трудовыми ресурсами в целом. При проведении кадрового аудита одновременно ставятся несколько целей:
- проверка работы кадровой службы на соответствие требованиям закона, в том числе трудового;
- выявление нарушений и их устранение;
- проверка наличия всех необходимых документов и правильности их составления, заполнения, ведения;
- приведение кадровых процессов и документов в соответствие с действующими изменениями и нововведениями;
- подготовка к плановым и внеплановым проверкам контролирующих госорганов (Трудинспекции, прокуратуры и пр.).
Такие проверки проводятся:
- периодически — по установленному плану мероприятий, в заранее установленный срок;
- внепланово — если возникает ситуация, требующая тщательного анализа текущих трудовых процессов и документооборота. Например, поменялся собственник организации, планируется крупное сокращение или набор персонала, открытие новых подразделений, поступила претензия или иск от работника, связанный с нарушением трудовых норм.
Конкретная цель проведения кадрового аудита определяется по ситуации, которая послужила причиной проведения проверки.
Направления аудита кадровых процессов
Существуют 3 основных направления проверки кадровых процессов:
- Аудит документов и документооборота, кадровой политики в целом. Проводится проверка содержания и правильности оформления внутренних документов — личные дела, трудовые договоры, инструкции, журналы, ЛНА и пр. Основная цель по этому направлению — выявление нарушений обязательных требований трудового законодательства и соблюдение трудовых прав работников. Например, включены ли обязательные условия в трудовые договоры, везде ли имеются подписи, выдаются ли копии основных документов на руки работнику, как организован кадровый документооборот и пр.
- Аудит кадровых процессов по работе с персоналом. Проверяется, как организованы процессы по подбору, приему, перемещению, увольнению персонала; текущая работа с персоналом — проверка квалификации, повышение ее уровня, как организован процесс обучения или переобучения персонала под текущие запросы предприятия; мероприятия по удержанию сотрудников, мотивация и пр. Проводится анализ выполнения требований по охране труда и технике безопасности; организация рабочих мест; условия труда; ведение учета времени и выполнения норм выработки работников и пр.
- Аудит кадровой системы управления. Это направление имеет сходства с предыдущим, но акцент делается на организационных моментах и построении системы управления персоналом: проработанность уровней подчиненности, учет потребности предприятия в новых сотрудниках, оптимизация процессов по набору и сокращению персонала, в том числе с разбивкой по отдельным направлениям, подразделениям, отделам.
Возможно проведение проверки по отдельным острым вопросам или ситуациям, например, соблюдение трудовых норм и организация процессов в сфере охраны труда, состояние уставных документов, анализ штатного расписания и штатной расстановки.
Если аудит проводится по одному из направлений — это выборочная проверка. Если по всем сразу — полная или комплексная.
В зависимости от целей, направления и размера финансовых затрат, проверку допускается проводить как собственными силами (внутренний аудит), так и с привлечением сторонних специализированных организаций (внешний аудит).
Этапы проведения кадрового аудита
Весь процесс проведения кадрового аудита делится на 4 основных последовательных этапа:
1 этап: подготовка. Определяются цели кадровой проверки, издается приказ, на основании которого создается комиссия (нечетное количество членов — минимум 3), определяется срок проведения проверки и срок предоставления итогового документа.
2 этап: сбор информации и документов. Проводится экспертиза всего документооборота и состояния отдельных документов (зависит от цели проверки). Отбираются только нужные для анализа и работы материалы. Подготавливается нормативная база, на соответствие которой проводится проверка.
3 этап: анализ и обработка полученных сведений и принятых действий. Комиссия всесторонне и совместно изучает документы, кадровые и трудовые процессы, запрашивает пояснения у кадрового персонала, письменное мнение других сотрудников по отдельным вопросам. Члены комиссии готовят обоснование для выводов, которые отражаются в итоговом документе.
4 этап: подведение результатов и составление итогового документа — акта проверки, отчета или заключения (название зависит от норм документооборота на предприятии). Этот документ подписывают все члены комиссии, а затем утверждает руководитель.
В заключении подводятся итоги, указываются:
- результаты проверки;
- состояние документооборота и процессов работы кадровых работников на момент аудита;
- выявленные нарушения или несоответствия нормам закона;
- рекомендации и перечень необходимых действий, другая информация (исходя из целей);
- перечень НПА, в соответствии с которыми проводилась проверка.
Подробнее: как составить отчет по кадровому аудиту
На основании итогового документа руководство принимает решение о проведении конкретных мероприятий и действий:
- устранить нарушения в документообороте (внести дополнительные записи в трудовые книжки, в личные дела, заключить дополнительные соглашения с работниками и пр.);
- провести оценку условий труда или обучение по нормам охраны труда (СОУТ) и пр.;
- выделить дополнительные средства (например, на закупку сейфа для хранения документов);
- привлечь к ответственности кадровых работников, допустивших существенные нарушения;
- или, наоборот, поощрить персонал за хорошие результаты.
Подробнее: как провести кадровый аудит в организации
Правила проведения кадрового аудита
Правила, по которым проводится кадровый аудит, не закреплены ни в одном НПА, потому что эта процедура законодательно не регламентируется.
Членам комиссии следует придерживаться основных общих правил, которые действуют при проведении иных видов проверок (например, финансовой):
- независимость членов комиссии (отсутствие подчинения, родственных, дружественных связей между проверяющими и проверяемыми) — при внутреннем аудите это правило соблюдать сложно. Поэтому, по возможности, стоит назначать в члены комиссии сотрудников из других отделов;
- объективность и честность — даже если аудит проводит сотрудник кадровой службы, он должен руководствоваться целью проведения проверки, а не личной заинтересованностью;
- добросовестность и компетентность — аудитор обязан использовать при проверке все знания и профессиональные навыки, выполнять аудит в полном объеме, не пытаться скрыть недочеты или ошибки других сотрудников;
- конфиденциальность — сведения, полученные членами комиссии в результате проведения кадрового аудита, используются только для составления итогового заключения и не должны разглашаться без разрешения и указания руководителя.
Эти правила направлены на достижение результата аудита, позволяют исключить формальный подход.
Эффективность кадрового аудита
Об эффективности проведения аудита кадров говорит его результат — цель достигнута или нет.
Например, если целью проведения аудита было подготовиться к предстоящей проверке Трудинспекции, и в итоге эта проверка прошла без вынесения существенных замечаний и штрафов, — проверка была эффективной.
Качественно проведенный аудит позволяет:
- пересмотреть и оптимизировать организационную структуру предприятия;
- улучшить рабочие процессы (и не только кадровые);
- улучшить условия труда работников;
- минимизировать риски и финансовые потери от недочетов и ошибок кадровых работников;
- предотвратить вероятность претензий или исков от работников или надзорных органов;
- устранить внутренние причины трудовых споров и др.
Результаты кадровой проверки служат основой для разработки различных внутренних документов, инструкций и правил поведения.
Читайте также: как проводится кадровый аудит в государственных органах
