КЭДО в 1С документооборот в 2022 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Как пользоваться КЭДО в 1С

Работодатели могут интегрировать систему КЭДО в 1С ЗУП. Есть и другой вариант — подключить систему кадрового электронного документооборота от 1С. Программа называется «Кабинет сотрудника».

КЭДО в 1С

Решение о переходе на электронный кадровый документооборот, равно как и сроки его внедрения, организация принимает самостоятельно: это ее выбор, а не обязанность (377-ФЗ от 22.12.2021, ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — компании, которые ранее участвовали в эксперименте по ЭКДО. Если такие организации решили продолжить электродокументооборот, то они обязаны его ввести до 01.07.2022 (ч. 4 ст. 2 377-ФЗ).

Работодатели смогут вести КЭДО в 1С: документооборот осуществляется через сервис 1С: Кабинет. Благодаря этому кадровому модулю:

  • у работодателей и работников появляется общее рабочее пространство: сотрудники создают и отправляют руководству заявления и запросы, смотрят необходимую кадровую, расчетную информацию, а работодатели оперативно принимают и отвечают на запросы работников;
  • возникает возможность удаленно и быстро подписывать документы;
  • проводится эффективная работа с трудовой документацией: ее прием, регистрация, обработка, хранение, архивирование.
ВАЖНО!
И работодатели, и работники подписывают трудовые документы прямо в системе. Но для этого понадобится электронная подпись: работодателям — усиленная квалифицированная ЭП, сотрудникам (в общем случае) — усиленная неквалифицированная ЭП. Все расходы по запуску ЭКДО и получению подписей работников несет работодатель (ст. 22.1 ТК РФ).

Но с ЭКДО в 1С вопрос с подписями решается очень просто: УКЭП для организации делают с помощью программ 1С:Подпись, 1С-ЭТП. А подпись для работников выдают через Кабинет сотрудника бесплатно. УНЭП работников имеет полноценную юридическую силу для внутреннего документооборота, если стороны заключили соглашение о применении неквалифицированной подписи.

Для программы 1С: зарплата и управление персоналом доступна интеграция и обмен с бесплатной платформой кадрового ЭДО — порталом «Работа в России». Но функционал бесплатной системы КЭДО не так обширен, как собственной программы кадрового документооборота, настроенной под потребности заказчика. К примеру, работодатель не сможет отследить конкретных работников, которые подписали трудовое распоряжение.

А вот между ЗУП 3.1 и 1С: Кабинет сотрудника действует двусторонний обмен электродокументами. Каждая из сторон сможет подписать документы, а работодатель — еще и отследить подписи сотрудников.

Другие инструкции про кадровый документооборот:

КЭДО: что это и обязательно ли внедрять

Сравнение разных систем КЭДО

Переход на КЭДО: пошаговая инструкция

Как составить положение о КЭДО: инструкции и образец

Настройка для сотрудников

Личный кабинет сотрудника в КЭДО 1С с обновлением на май доступен как в формате мобильного приложения, так и в браузере. Функции у мобильной и стационарной версий абсолютно одинаковые. Работник самостоятельно задает пароль при первичном входе в личный кабинет, а персональные данные доступны только конкретному пользователю.

Функции кабинета для сотрудника в 1С:

  • подписание трудовых договоров, дополнительных соглашений;
  • просмотр расчетных листков;
  • подача заявлений — на отпуск, на налоговый вычет;
  • уведомление об отсутствии — из-за временной нетрудоспособности, опоздания, по семейным обстоятельствам;
  • запрос справок — о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ), с места работы;
  • остаток отпускных дней;
  • информирование об изменении персональных сведений;
  • отслеживание статуса поданных заявлений.

Готовый трудовой документ загружают в личный кабинет, после чего работник сможет использовать его по назначению. А любые запросы оформляются и подписываются быстро и без ошибок: больше не надо переписывать неверно составленные заявления.

Сервис для работодателей

В сервисе КЭДО ЗУП работают и ответственные специалисты организации — кадровики, бухгалтеры. Им доступны:

  1. Получение электронных заявок от работников. Они сразу же отображаются в учетной программе 1С.
  2. Подготовка трудовой документации. Все нужные действия проводятся прямо в заявлении работника, переходить в другие разделы 1С не надо.
  3. Выгрузка расчетных листков. Расчетки передают в личные кабинеты сотрудников.
  4. Отправка трудовых приказов и распоряжений на подпись сотрудникам. Если работник отправит заявку на отпуск, то работодатель сразу же сформирует приказ и передаст его на подпись заявителю.
  5. Отслеживание подписей сотрудников. Руководство просматривает каждый электродокумент и видит, кто из служащих его подписал.
  6. Создание справок и других информационных документов. Как только приходит заявка от сотрудника, работодатель в этом же документе формирует нужную справку и передает ее в личный кабинет получателю.

Если работодатель подключается к кадровому электронному документообороту через 1С, то сотрудник тоже работает в этой системе. Но только если он согласен перейти на КЭДО. Переход на электродокументооборот производится только с письменного согласия каждого служащего.

1С: Кабинет сотрудника подключают в таких программных продуктах:

  • бухгалтерия предприятия (ред. 3.0);
  • зарплата и управление персоналом (ред. 3.0);
  • зарплаты и кадры государственного учреждения (ред. 3.0);
  • 1С:ERP Управление предприятием 2;
  • 1С:Комплексная автоматизация 2.

С ЭКДО процесс взаимодействия организации и работников переходит в автоматизированный режим. В результате кадровый отдел и бухгалтерия работают более продуктивно и тратят меньше времени и ресурсов на работу с трудовой документацией.

За счет цифровизации и автоматизации снижается вероятность механических и расчетных ошибок, поскольку для многих документов доступно автозаполнение. А сотрудники контролируют персональную информацию (зарплату, отпуск, расчеты) в личном кабинете. Это снижает количество вопросов к специалистам и повышает доверие к работодателю.

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Для кадрового электронного документооборота понадобятся системы КЭДО. Можно использовать собственный информационный сервис или общероссийскую платформу. Программ много, и органиазация может выбрать любую из них.

21 июня 2022

Из-за критической ситуации на Украине тысячи людей вынуждены покинуть свои дома. Процедура оформления статуса беженца из Украины — одна из актуальных тем в нашей стране в настоящее время.

16 июня 2022

Работодатели не обязаны переходить на кадровый электронный документооборот. Но если решили внедрить КЭДО, сделайте это поэтапно и строго по правилам.

16 июня 2022

Работодатели вводят электронный кадровый документооборот по собственной инициативе. КЭДО ускоряет работу и увеличивает производительность. Но переходить в новый формат нужно по особым правилам.

16 июня 2022