КЭДО в 1С
Решение о переходе на электронный кадровый документооборот, равно как и сроки его внедрения, организация принимает самостоятельно: это ее выбор, а не обязанность (377-ФЗ от 22.12.2021, ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — компании, которые ранее участвовали в эксперименте по ЭКДО. Если такие организации решили продолжить электродокументооборот, то они могли ввести его до 01.07.2022 (ч. 4 ст. 2 377-ФЗ).
Работодатели смогут вести КЭДО в 1С: документооборот осуществляется через сервис 1С: Кабинет. Благодаря этому кадровому модулю:
- у работодателей и работников появляется общее рабочее пространство: сотрудники создают и отправляют руководству заявления и запросы, смотрят необходимую кадровую, расчетную информацию, а работодатели оперативно принимают и отвечают на запросы работников;
- возникает возможность удаленно и быстро подписывать документы;
- проводится эффективная работа с трудовой документацией: ее прием, регистрация, обработка, хранение, архивирование.
Но с ЭКДО в 1С вопрос с подписями решается очень просто: УКЭП для организации делают с помощью программ 1С:Подпись, 1С-ЭТП. А подпись для работников выдают через Кабинет сотрудника бесплатно. УНЭП работников имеет полноценную юридическую силу для внутреннего документооборота, если стороны заключили соглашение о применении неквалифицированной подписи.
Для программы 1С: зарплата и управление персоналом доступна интеграция и обмен с бесплатной платформой кадрового ЭДО — порталом «Работа в России». Но функционал бесплатной системы КЭДО не так обширен, как собственной программы кадрового документооборота, настроенной под потребности заказчика. К примеру, работодатель не сможет отследить конкретных работников, которые подписали трудовое распоряжение.
А вот между ЗУП 3.1 и 1С: Кабинет сотрудника действует двусторонний обмен электродокументами. Каждая из сторон сможет подписать документы, а работодатель — еще и отследить подписи сотрудников.
Другие инструкции про кадровый документооборот:
КЭДО: что это и обязательно ли внедрять
Настройка для сотрудников
Личный кабинет сотрудника в КЭДО 1С с обновлением на май доступен как в формате мобильного приложения, так и в браузере. Функции у мобильной и стационарной версий абсолютно одинаковые. Работник самостоятельно задает пароль при первичном входе в личный кабинет, а персональные данные доступны только конкретному пользователю.
Функции кабинета для сотрудника в 1С:
- подписание трудовых договоров, дополнительных соглашений;
- просмотр расчетных листков;
- подача заявлений — на отпуск, на налоговый вычет;
- уведомление об отсутствии — из-за временной нетрудоспособности, опоздания, по семейным обстоятельствам;
- запрос справок — о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ), с места работы;
- остаток отпускных дней;
- информирование об изменении персональных сведений;
- отслеживание статуса поданных заявлений.
Готовый трудовой документ загружают в личный кабинет, после чего работник сможет использовать его по назначению. А любые запросы оформляются и подписываются быстро и без ошибок: больше не надо переписывать неверно составленные заявления.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, вправе ли работодатель применять электронный кадровый документооборот при взаимодействии с работниками, временно переведенными к нему от другого работодателя, приостановившего производство (работу). Используйте эти инструкции бесплатно.
Сервис для работодателей
В сервисе КЭДО ЗУП работают и ответственные специалисты организации — кадровики, бухгалтеры. Им доступны:
- Получение электронных заявок от работников. Они сразу же отображаются в учетной программе 1С.
- Подготовка трудовой документации. Все нужные действия проводятся прямо в заявлении работника, переходить в другие разделы 1С не надо.
- Выгрузка расчетных листков. Расчетки передают в личные кабинеты сотрудников.
- Отправка трудовых приказов и распоряжений на подпись сотрудникам. Если работник отправит заявку на отпуск, то работодатель сразу же сформирует приказ и передаст его на подпись заявителю.
- Отслеживание подписей сотрудников. Руководство просматривает каждый электродокумент и видит, кто из служащих его подписал.
- Создание справок и других информационных документов. Как только приходит заявка от сотрудника, работодатель в этом же документе формирует нужную справку и передает ее в личный кабинет получателю.
Если работодатель подключается к кадровому электронному документообороту через 1С, то сотрудник тоже работает в этой системе. Но только если он согласен перейти на КЭДО. Переход на электродокументооборот производится только с письменного согласия каждого служащего.
1С: Кабинет сотрудника подключают в таких программных продуктах:
- бухгалтерия предприятия (ред. 3.0);
- зарплата и управление персоналом (ред. 3.0);
- зарплаты и кадры государственного учреждения (ред. 3.0);
- 1С:ERP Управление предприятием 2;
- 1С:Комплексная автоматизация 2.
С ЭКДО процесс взаимодействия организации и работников переходит в автоматизированный режим. В результате кадровый отдел и бухгалтерия работают более продуктивно и тратят меньше времени и ресурсов на работу с трудовой документацией.
За счет цифровизации и автоматизации снижается вероятность механических и расчетных ошибок, поскольку для многих документов доступно автозаполнение. А сотрудники контролируют персональную информацию (зарплату, отпуск, расчеты) в личном кабинете. Это снижает количество вопросов к специалистам и повышает доверие к работодателю.
