Изменение сроков хранения с 2020 года
Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 утвержден перечень бумаг, которые формируются в процессе работы организаций вне зависимости от форм собственности. Список дифференцирует их по общим для всех учреждений типам, определяет сроки и условия хранения документов в организации. Некоторые теперь хранятся дольше (к примеру, график отпусков), по ряду период, наоборот, сокращен (кадровые сведения с дисциплинарными взысканиями). Для некоторых документов определен особый срок.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 разъяснил требования к хранению документов в организации и алгоритм применения перечня:
- срок хранения бумаг считают с 01.01 года, следующего за тем, в котором они закончены в делопроизводстве;
- обязанность соблюдать сроки любыми учреждениями, независимо от форм собственности, организационно-правовых форм;
- обязанность уничтожить бумаги по истечении периода (1-75 лет), до истечения уничтожать запрещено;
- возможность продлить срок в процессе проведения экспертизы ценности, но не сократить.
Где хранить
Организации обязаны обеспечить целостность документов, возникающих в процессе деятельности, на протяжении периода хранения (ч. 1 ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ).
402-ФЗ (ч. 3 ст. 29) обязывает соблюдать и создать безопасные условия для содержания в бухгалтерии. Действующее законодательство не определяет конкретные места содержания в организации, поэтому в процесс включены разные подразделения. Учреждения вправе, но не обязаны (п. 2 ст. 13 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004) организовать архив. Установлены различные виды хранения документов: организации принимают бумаги Архивного фонда РФ (ст. 5 ФЗ № 125-ФЗ), по личному составу и с временными сроками более 10 лет. Бумаги со сроками менее 10 лет находятся в подразделениях организаций, а по истечении срока их уничтожают (по факту получения результатов экспертизы ценности). До ее окончания уничтожать бумаги запрещено.
Сколько хранить бухгалтерские документы
Алгоритм осуществления оборота бумаг, места и продолжительность нахождения предприятие определяет самостоятельно. Например, полиция приказом от 04.05.2010 № 333 установила, где подлежат архивному хранению материалы КУСП, — они подлежат передаче из дежурной части в секретариат и содержанию в нем на протяжении 5 лет. А вот приказ Росархива № 236 определил новые сроки для ряда бухгалтерских документов.
|
Вид |
Срок хранения |
|---|---|
|
Счета-фактуры |
5 л. |
|
О получении зарплаты (при наличии лицевых счетов) |
6 л. |
|
Реестр сведений о доходах физлица |
5 л. |
|
Книги учета доходов и расходов при УСН |
5 л. |
|
Договоры разных видов: |
|
|
Дарения имущества |
До ликвидации организации |
|
Лизинга |
По истечении периода действия соглашения или выкупа имущества |
|
О залоге недвижимости |
10 л. |
|
Мены недвижимости |
До ликвидации организации |
|
Поручения |
15 или 10 л. (в зависимости от вида имущества) |
|
Кредита или займа (при условии о залоге имущества) |
10 л. |
|
О дебиторской и кредиторской задолженности |
5 л. (срок применим при условии погашения долга) |
|
Первичные учетные |
5 л. (при наличии споров — до принятия судебного решения) |
|
Лицевые счета сотрудника о получении зарплаты |
50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании до 01.01.2003) |
|
О переоценке основных фондов и амортизации |
5 л. после выбытия |
|
Акты приема-передачи недвижимости |
5 л. после выбытия |
|
О передаче имущества собственником |
До ликвидации учреждения |
|
Отчеты и заключения по проверкам Счетной палаты, областных и местных контрольно-счетных органов |
10 л. |
|
План ФХД |
5 л. — в месте утверждения. Постоянно — в месте разработки |
|
Отчеты о выполнении планов ФХД |
Годовые — постоянно. Квартальные — 5 л. Месячные — 1 г. |
|
Отчеты о реализации договоров по предоставлению грантов и субсидий. |
5 л. |
|
Справки по исполнению обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, по состоянию расчетов с бюджетом. |
5 л. |
|
Расчеты по страховым взносам. |
50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003) |
Сколько хранить кадровые документы
Инструкция к приказу № 237 поясняет, что организации должны обеспечить хранение документов не менее установленных сроков, определяет значение терминов «до минования надобности», «постоянно», «до ликвидации», «до замены новыми». В приказе Росархива № 236 обновлены периоды хранения документов по личному составу.
|
Вид |
Период для хранения |
|---|---|
|
График отпусков |
3 г. |
|
Книги, журналы, карточки учета, базы данных по отпускам |
5 л. |
|
По дисциплинарным взысканиям |
3 г. |
|
Обращение о потребности в иностранной рабочей силе |
1 г. |
|
О состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда |
5 л. |
|
Книги, журналы регистрации, базы данных по несчастным случаям на производстве, журналы учета аварий, инструктажа по охране труда |
45 л. |
|
Трудовые соглашения |
50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003) |
|
Документы по приему, переводу, увольнению |
50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003) |
|
Личные карточки сотрудников |
50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003) |
|
Уведомления, предупреждения сотрудников |
3 г. |
|
Заявления работника о предоставлении документов о работе, их копий |
1 г. |
Сколько хранить налоговые документы
Приказ определяет алгоритм и правила хранения документов в организации по делопроизводству не для всех видов бумаг. Например, НК РФ определил особые сроки для хранения бумаг. Те, которые применяют в целях ведения учета по налогам, хранят не менее 4 лет (п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
|
Вид |
Период для хранения |
|---|---|
|
Декларации по налогам |
5 л. |
|
Расчеты в части страховых взносов |
5 л. при отсутствии л/с, 50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003) |
|
Справки 2-НДФЛ |
5 л. при отсутствии л/с, 50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003) |
|
Книги учета доходов и расходов по УСН |
5 л. |
