Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Как правильно хранить документы в организации: что изменилось с 2020 года

Порядок хранения документов в организации:

  1. Находятся в подразделениях организации, пока необходимы для работы.
  2. Определяется момент для передачи в архив.
  3. Сохранность бумаг на протяжении установленного законом периода.

Периоды различаются в зависимости от форм и видов. С 18.02.2020 вступил в силу приказ Росархива, который изменил сроки.

Изменение сроков хранения с 2020 года

Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 утвержден перечень бумаг, которые формируются в процессе работы организаций вне зависимости от форм собственности. Список дифференцирует их по общим для всех учреждений типам, определяет сроки и условия хранения документов в организации. Некоторые теперь хранятся дольше (к примеру, график отпусков), по ряду период, наоборот, сокращен (кадровые сведения с дисциплинарными взысканиями). Для некоторых документов определен особый срок.

ВАЖНО!
С введением в действие приказа Росархива № 236 утратил силу приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и старые сроки!

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 разъяснил требования к хранению документов в организации и алгоритм применения перечня:

  • срок хранения бумаг считают с 01.01 года, следующего за тем, в котором они закончены в делопроизводстве;
  • обязанность соблюдать сроки любыми учреждениями, независимо от форм собственности, организационно-правовых форм;
  • обязанность уничтожить бумаги по истечении периода (1-75 лет), до истечения уничтожать запрещено;
  • возможность продлить срок в процессе проведения экспертизы ценности, но не сократить.

Где хранить

Организации обязаны обеспечить целостность документов, возникающих в процессе деятельности, на протяжении периода хранения (ч. 1 ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ).

402-ФЗ (ч. 3 ст. 29) обязывает соблюдать и создать безопасные условия для содержания в бухгалтерии. Действующее законодательство не определяет конкретные места содержания в организации, поэтому в процесс включены разные подразделения. Учреждения вправе, но не обязаны (п. 2 ст. 13 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004) организовать архив. Установлены различные виды хранения документов: организации принимают бумаги Архивного фонда РФ (ст. 5 ФЗ № 125-ФЗ), по личному составу и с временными сроками более 10 лет. Бумаги со сроками менее 10 лет находятся в подразделениях организаций, а по истечении срока их уничтожают (по факту получения результатов экспертизы ценности). До ее окончания уничтожать бумаги запрещено.

Сколько хранить бухгалтерские документы

Алгоритм осуществления оборота бумаг, места и продолжительность нахождения предприятие определяет самостоятельно. Например, полиция приказом от 04.05.2010 № 333 установила, где подлежат архивному хранению материалы КУСП, — они подлежат передаче из дежурной части в секретариат и содержанию в нем на протяжении 5 лет. А вот приказ Росархива № 236 определил новые сроки для ряда бухгалтерских документов.

Вид

Срок хранения

Счета-фактуры

5 л.

О получении зарплаты (при наличии лицевых счетов)

6 л.

Реестр сведений о доходах физлица

5 л.

Книги учета доходов и расходов при УСН

5 л.

Договоры разных видов:

Дарения имущества

До ликвидации организации

Лизинга

По истечении периода действия соглашения или выкупа имущества

О залоге недвижимости

10 л.

Мены недвижимости

До ликвидации организации

Поручения

15 или 10 л. (в зависимости от вида имущества)

Кредита или займа (при условии о залоге имущества)

10 л.

О дебиторской и кредиторской задолженности

5 л. (срок применим при условии погашения долга)

Первичные учетные

5 л. (при наличии споров — до принятия судебного решения)

Лицевые счета сотрудника о получении зарплаты

50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании до 01.01.2003)

О переоценке основных фондов и амортизации

5 л. после выбытия

Акты приема-передачи недвижимости

5 л. после выбытия

О передаче имущества собственником

До ликвидации учреждения

Отчеты и заключения по проверкам Счетной палаты, областных и местных контрольно-счетных органов

10 л.

План ФХД

5 л. — в месте утверждения.

Постоянно — в месте разработки

Отчеты о выполнении планов ФХД

Годовые — постоянно.

Квартальные — 5 л.

Месячные — 1 г.

Отчеты о реализации договоров по предоставлению грантов и субсидий.

5 л.

Справки по исполнению обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, по состоянию расчетов с бюджетом.

5 л.

Расчеты по страховым взносам.

50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)

Сколько хранить кадровые документы

Инструкция к приказу № 237 поясняет, что организации должны обеспечить хранение документов не менее установленных сроков, определяет значение терминов «до минования надобности», «постоянно», «до ликвидации», «до замены новыми». В приказе Росархива № 236 обновлены периоды хранения документов по личному составу.

Вид

Период для хранения

График отпусков

3 г.

Книги, журналы, карточки учета, базы данных по отпускам

5 л.

По дисциплинарным взысканиям

3 г.

Обращение о потребности в иностранной рабочей силе

1 г.

О состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

5 л.

Книги, журналы регистрации, базы данных по несчастным случаям на производстве, журналы учета аварий, инструктажа по охране труда

45 л.

Трудовые соглашения

50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)

Документы по приему, переводу, увольнению

50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)

Личные карточки сотрудников

50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)

Уведомления, предупреждения сотрудников

3 г.

Заявления работника о предоставлении документов о работе, их копий

1 г.

Сколько хранить налоговые документы

Приказ определяет алгоритм и правила хранения документов в организации по делопроизводству не для всех видов бумаг. Например, НК РФ определил особые сроки для хранения бумаг. Те, которые применяют в целях ведения учета по налогам, хранят не менее 4 лет (п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Вид

Период для хранения

Декларации по налогам

5 л.

Расчеты в части страховых взносов

5 л. при отсутствии л/с, 50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)

Справки 2-НДФЛ

5 л. при отсутствии л/с, 50 л. (при окончании делопроизводством после 01.01.2003) или 75 л. (при окончании делопроизводством до 01.01.2003)

Книги учета доходов и расходов по УСН

5 л.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Отстранение работника от работы по медицинским показаниям — это процедура, при которой работник принудительно освобождается от выполнения трудовых функций из-за того, что состояние здоровья не позволяет ему полноценно трудиться.
13 января 2020
Перевод в связи с медицинским заключением — это изменение трудовой функции работника, связанное с состоянием его здоровья. Если оно ухудшилось, руководство не вправе оставлять сотрудника на вредной для него должности.
10 февраля 2020
Рапорт на увольнение по собственному желанию — это документ, который в военных структурах аналогичен заявлению гражданского лица о прекращении трудовой деятельности. Он составляется при невозможности продолжать службу в ВС РФ. Документ нужно правильно оформить, так как ошибки могут вызвать проблемы в процессе завершения контракта.
10 августа 2019
Увольнение с муниципальной службы по собственному желанию — это не единственное основание, по которому госслужащий может покинуть должность. Это особая категория работников, для которых законодательно установлены дополнительные основания расторжения трудового договора.
12 сентября 2019