Обязательно ли прошивать трудовой договор с работником в 2023 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Как правильно прошить трудовой договор

Нужно ли прошивать трудовые договоры — зависит от ситуации. ТК РФ не обязывает это делать. Но прошивка требуется для многостраничных документов, которые необходимо отдать в архив, предоставить контролирующим органам и в суд при возникновении трудовых споров. Чтобы избежать проблем, работодатель вправе закрепить необходимость прошивать соглашения во внутренних нормативных актах.  

Содержание

Обязательно ли прошивать трудовой договор

В законодательстве установлено, что ТД заключают в письменном виде в двух экземплярах, на обоих вариантах подписи ставят обе стороны — руководитель и работник (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Подписывая документ, оставшийся в компании, работник дополнительно ставит подпись о том, что ему выдан на руки аналогичный экземпляр. Никаких иных обязательств по сшивке трудового договора, нумерации страниц, дополнительных подписей и печатей в кодексе не указано.

Но для отправки документации в регистрационные или контролирующие органы прошивать обязательно. Этого требуют в ФНС, Росархиве, ПФР, Центробанке, у нотариусов и др. При проверке налоговый инспектор вправе требовать и копии документов в прошитом виде, пронумерованные и заверенные по всем правилам, утвержденным ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ). Иначе налоговые органы воспримут не оформленные надлежащим образом документы как отказ их предоставить, за что грозят штрафные санкции (ст. 126 НК РФ).

Для внутреннего документооборота многостраничный трудовой договор распечатывается и сшивается для удобства хранения, классификации, предотвращения их утери или фальсификации. Если листы не скреплены, то при конфликтных ситуациях трудно доказать, что определенный лист относится к конкретному соглашению. Один из способов защиты — пронумеровать и подписать каждую страницу, а не только последнюю. Но это не защищает, например, от утери одного из листков.

Особенно важно прошивать соглашение, если его оформляют одновременно с должностной инструкцией. Есть конкретный метод: трудовой договор прошивается вместе с должностной инструкцией, страницы нумеруют и подписывают последнюю страницу. Тогда у работника не получится объяснить, что должностная инструкция отсутствовала, он ее не читал или в ней другой текст.

ВАЖНО!
Учитывая, что в ТК РФ требование о необходимости прошивать соглашение отсутствует, работодатель вправе установить такое правило в ЛНА компании (положении или инструкции). В такой ситуации для организации требование прошивать ТД станет обязательным (ст. 8 ТК РФ).

Еще один вопрос, где должны подшиваться трудовые договоры и допсоглашения к договору: это зависит от правил, утвержденных во внутренних нормативных актах компании. Удобнее подшивать и хранить ТД вместе с допсоглашениями в специальных папках — личных делах.

Еще по теме: как указать в трудовом договоре сдельную оплату труда

Действителен ли трудовой договор без прошивки

Законодательство дает четкий ответ, нужно ли прошивать трудовые договоры, чтобы они сохранили юридическую силу, — нет, это необязательно. Независимо от наличия прошивки соглашение остается действительным, если оно составлено по всем правилам, указанным в ст. 67 ТК РФ. Даже если необходимость прошивать ТД указана в ЛНА, то при ее снятии документ правовых последствий не потеряет.

Аналогичные правила действуют и по вопросу, нужно ли трудовой договор с директором сшивать и заверять для хранения в компании — такого требования нет. Работодатель это делает на свое усмотрение. Если в компании хранят соглашения, которые не прошиты, но составлены по требованиям закона, то они не теряют юридической силы, и компанию не оштрафуют.

Может пригодиться: как составить положение об архиве

Как правильно прошить ТД

Закон не предусматривает жестких требований, как прошиваются трудовые договоры: обычно руководствуются стандартными правилами, указанными в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ 7.0.97-2016. Но четких правил не предусмотрено, только общие рекомендации.

ВАЖНО!
Если вы собираетесь отправить документы в архив, то ориентируйтесь на правила, указанные в приложении № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020. Если в Федеральную налоговую службу, то воспользуйтесь приложением № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018. Некоторые рекомендации есть и в инструкциях других ведомств, которые требуют предоставлять прошитые документы.

Вот стандартная инструкция, как правильно сшить и подписать трудовой договор с работником, наглядно по шагам.

Шаг 1. Подготавливаем материалы для сшивания: специальные нити, иглы, канцелярское шило или дырокол, ножницы, клей, наклейку с надписью для заверения, обложку из прочного картона по необходимости.

ВАЖНО!
Нити выбирают в зависимости от толщины стопки бумаг. Для стандартного ТД на листе А4 достаточно хлопчатобумажных или синтетических нитей. Для объемных документов используют разные варианты — от лавсановых лент, веревки до банковского шпагата.

Шаг 2. Подготавливаем документы: освобождаем их от канцелярских скрепок, скоб от степлера, булавок и иных скрепляющих элементов.

Шаг 3. Нумеруем страницы внизу арабскими цифрами, складываем их по номерам, датам и т. д., выравниваем стопку по краям.

Шаг 4. Делаем несколько проколов вертикально в ряд с левой стороны стопки.

ВАЖНО!
В зависимости от количества листов процедуру проводят разными методами. Но прошивать надо так, чтобы нити вывести на обратную сторону последнего листа. Для небольших объемов обычно делают от 2 до 4 проколов, соблюдая равные промежутки. Если их три, то средний прокол четко посередине листа.

Шаг 5. Приступаем к сшиванию (у нас три прокола). Проведите иглу через центр с обратной стороны стопки на лицевую.

Шаг 6. Затем переведите нить снова наизнанку через верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем переместите нить в нижнее отверстие на лицевую сторону.

Шаг 8. Затем снова на тыльную сторону через среднее отверстие.

Шаг 9. На тыльной стороне свяжите нити узлом между собой.

Шаг 10. Сверху на связанные нити приклейте прямоугольный лист размером около 5 на 6 см с заверительной надписью.

ВАЖНО!
На листке для заверения следует указать количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату, должность руководителя, фамилию и инициалы. Затем директор подписывает и скрепляет печатью компании. Оттиск проставляют таким образом, чтобы он попадал на наклейку и обратную сторону прошитого документа.

Узнайте, обязательна ли печать для кадровых документов

Вот пример, как выглядит подшитый трудовой договор с заверительной надписью:

Об авторе статьи
Ломова Анна
Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Списки аффилированных лиц общества — это документы, в которые включают граждан и организации, способных оказывать влияние на деятельность общества. Чтобы избежать штрафов и судебных тяжб, эти списки необходимо составить по установленным правилам, а в некоторых случаях — опубликовать в интернете.

25 мая 2022

В разных жизненных ситуациях необходимо ставить апостиль на справку об отсутствии судимости, и в этом вопросе есть несколько нюансов, которые важно знать.

1 июня 2022

Ст. 22 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» призывной возраст в России установлен с 18 до 27 лет. Что такое справка уклониста по достижении 27 лет — это официальный документ, выдаваемый мужчинам по истечении призывного возраста о том, что он избежал военной службы без законных на то оснований.

1 июня 2022

За отказ от прививки Роструд обязал работодателей отстранять от работы:

  • сотрудников на стационарных рабочих местах;
  • работников с разъездным характером работы;
  • сотрудников на удаленном режиме.

Вернуться к работе разрешено только после прививки или окончания пандемии. 

20 июля 2021