Процедура перехода на КЭДО
Электронный кадровый документооборот подразумевает обмен трудовыми электродокументами между работодателем и работником (ст. 22.1 ТК РФ). Распечатывать экземпляры на бумаге не требуется. Документация создается, передается, подписывается, используется и хранится в специальной системе кадрового электронного документооборота.
Краткая инструкция, как перейти на кадровый электродокументооборот (ст. 22.2 ТК РФ):
- Выбрать систему ЭКДО.
- Издать приказ на КЭДО или распоряжение о внедрении электронного кадрового документооборота. Назначить ответственного сотрудника.
- Разработать и утвердить положение об ЭКДО.
- Уведомить каждого сотрудника о новых условиях работы.
- Получить письменное согласие или отказ от работников.
Другие инструкции про кадровый документооборот:
Как составить положение о КЭДО
Положение отражает порядок работы с ЭКДО. Пропишите в нем (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):
- сроки ознакомления с документацией и подписания электродокументов работниками;
- правила инструктажа по взаимодействию работодателя и работника через ЭКДО;
- порядок взаимодействия организации с представительным органом работников, профсоюзом и контролирующими органами по труду.
Кроме того, в положении надо определить особые случаи, когда разрешено создание и подписание бумажной документации, для которой предусмотрен электронный формат. Положение о ЭКДО утверждают с учетом мнения профсоюза.
Уведомление о переходе на кадровый ЭДО
Работодатель обязан проинформировать всех сотрудников о новых условиях труда и отправить уведомление о переходе на КЭДО (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ). Срок отправки уведомлений определяют приказом или распоряжением о внедрении электродокументооборота. Работник вправе согласиться или отказаться от такого формата работы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сотрудники, которые согласны с новыми условиями, оформляют письменное согласие. Если к вам на работу устраивается соискатель без трудового стажа, для которого это первое трудоустройство, получать его согласие не требуется. Такой порядок действует с 01.01.2022.
Если работник не хочет переходить на КЭДО, он вправе не отвечать или не оформлять письменный отказ. Но если работодатель попросит сотрудника отказаться от новой формы взаимодействия в письменном виде, это не нарушение. Кроме того, работодатели смогут создать сводный реестр по всем работникам с указанием информации об отправке уведомлений, их согласием или отказом с кадровым электронным документооборотом.
