Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Распечатать Подписаться на рассылку
Кадры

Инструкция: как получить денежную компенсацию вместо отпуска

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск — это сумма, которую может получить работник вместо отдыха. Одни хотят подольше отдохнуть, другие, напротив, поработать, а вместо отдыха получить деньги. В статье расскажем, когда можно так сделать и как правильно оформить такой обмен.
30 ноября 2018 Автор: Закуренко Светлана
Канал в дзене

Когда можно заменить деньгами

Минимальный отпуск за год длится 28 дней, отдохнуть меньше запрещается законом. Компенсировать можно только те дни отпуска, которые превышают эти обязательные 28 рабочих дней — это и называется компенсация за неотгулянный отпуск. Откуда могут взяться у работника эти дополнительные дни:

  • есть право на дополнительный отпуск;
  • положены дополнительные дни, например, за переработку или ненормированный рабочий день;
  • остались с прошлого года (речь идет только о дополнительных днях, превышающих 28 календарных дней).

Во всех этих случаях сотрудник не обязан отдыхать дополнительные дни, а может попросить работодателя компенсировать их деньгами. Но отгулять 28 рабочих дней в течение года придется в обязательном порядке.

Получают деньги за отпуск по личному заявлению сотрудника. Как и любое другое, оно оформляется на имя руководителя в письменной форме. Унифицированная форма отсутствует, поэтому пишите произвольно. В статье мы подробно расскажем, как составить такое заявление и приведем образец.

ВАЖНО!
Обратите внимание, что работодатель не обязан соглашаться с желанием работника компенсировать отпуск, это его право. Поэтому в такой выплате могут отказать. Обязательно компенсируются дополнительные отпускные дни только при увольнении.

Кому нельзя взять деньги вместо отпуска

Компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 году не осуществляется определенным категориям лиц скорее из соображений повышенного заботливого отношения к их здоровью, речь о:

  • беременных женщинах;
  • сотрудниках младше 18 лет;
  • сотрудниках вредного производства;
  • усыновивших ребенка до 3 мес.;
  • персонале вредного производства.

Данные ограничения о замене отпуска закреплены в ст. 122 и 126 ТК РФ.

Отметим, что есть случаи, при которых работодатель не обязан компенсировать отпуска. Например, не будет возмещения при переводе в обособленное подразделение и при реорганизации, потому что в обоих случаях фактически трудовые отношения не прекращаются.

Компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении

Другой случай касается расторжения трудовых отношений. Компенсация за неиспользованные дни отпуска производится и при увольнении, согласно ст. 127 Трудового кодекса Российской Федерации. В этом случае сотрудник получит деньги вместо всех накопленных дней, а не только за те, что превышают минимальный порог в 28 дней.

При этом денежная выплата за неиспользованный отпуск будет произведена за все накопившиеся периоды, а не только за текущий год. Основание увольнения роли не играет. Даже если сотрудник провинился, допустим, не вышел на работу или разгласил коммерческую тайну, то возмещение ему все равно гарантировано.

ВАЖНО!
Компенсировать неиспользованные дни нужно не только тем, кто увольняется с основного места работы, но и совместителям.

Когда выплачивается при увольнении

Дата выдачи: последний рабочий день, согласно ст. 140 ТК РФ, так как и эти выплаты являются частью полного расчета, который производится в указанный день. Помните, что в этот день работнику необходимо не только выплатить положенные зарплату, премию и все возможные компенсации (те, что предусмотрены законом, трудовым или коллективным договором либо локальным нормативным актом), а также выдать справки и трудовую книжку.

Некоторые предпочитают уйти в отпуск с последующим увольнением, в этом случае дни будут фактически использованы и возмещение не применяется.

Как составлять заявление на компенсацию отпуска

Составляется такое заявление только в том случае, если работник хочет заменить отдых денежной выплатой. В случае увольнения или выхода на пенсию писать его не нужно. В этих случаях возмещение за оставшийся отпуск рассчитают и выплатят автоматически.

Заявление на компенсацию отпуска образец 2018 составляется в свободной форме, желательно, чтобы оно было написано от руки. Обязательно укажите такую информацию:

  1. Кому адресовано. Как правило, руководителю организации, например, директору.
  2. Наименование организации.
  3. Кто подает заявление. Нужно вписать должность и Ф.И.О. сотрудника.
  4. Название документа — заявление.
  5. Сама просьба заменить часть неиспользованного отпуска компенсационной выплатой. Здесь необходимо указать точное число дней, за которые хотите получить оплату. В качестве основания сошлитесь на ст. 126 ТК РФ. Можно сформулировать эту часть, например, таким образом: «В соответствии со ст. 126 Трудового кодекса РФ, прошу заменить деньгами часть ежегодного оплачиваемого отпуска в количестве трех календарных дней за рабочий год с 06.11.2017 по 06.11.2018».
  6. Дата и подпись.

Если вы рассчитываете получить деньги за неиспользованные отпуска за несколько лет, то в заявлении нужно перечислить все дни и указать все прошлые годы, на которые эти отпуска выпали.

Образец заявления на компенсацию отпуска

Скачать

Как составить приказ на выплату компенсации

После того как работодатель рассмотрит заявление и примет положительное решение, необходимо составить приказ. Именно он будет основанием для выплаты денег.

Как и в случае с заявлением, утвержденной формы для такого приказа нет. Его можно составить в произвольной форме, следуя обычным требованиям к распорядительным документам. Обязательно укажите:

  1. Реквизиты организации: полное наименование, адрес. Можно использовать стандартный бланк, где эта информация уже содержится в шапке.
  2. Дату и место составления.
  3. Наименование (Приказ) и тему документа (О замене части отпуска денежной выплатой).
  4. Основание предоставления. Здесь нужно сослаться на статью 126 ТК РФ.
  5. Основную часть. Например, можно сформулировать таким образом: «Помощнику тренера Семенову С.С. заменить деньгами часть ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленного за период работы с с 06 ноября 2017 года по 06 ноября 2018 года в количестве 3 (трех) календарных дней». Здесь же следует упомянуть, что приказ составлен на основании личного заявления работника (обязательно приведите реквизиты).
  6. Должность, Ф.И.О. и подпись директора организации, а также дата составления.
  7. Блок для подписей работников, которые должны ознакомиться с приказом.

Образец приказа о замене части отпуска денежной компенсацией

Скачать

Как считать сумму компенсации

Самый простой и надежный способ — воспользоваться нашим онлайн-калькулятором расчета компенсации за отпуск. Это бесплатно. Для тех, кто любит постигать суть вещей, приводим алгоритм расчета.

Расчет состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Определить отпускной стаж.

За каждый год, который отработан полностью, работнику полагаются 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Это общее правило, устанавливающее минимальный период отдыха. В некоторых случаях период может быть больше, так как полагаются дополнительные дни отдыха. Подробнее об этом читайте в статье о дополнительном отпуске.

Например, чернобыльцам полагается от 7 до 30 дополнительных дней. А тем, кто совмещает работу с обучением, — до 40 дней. Это нужно учитывать в расчетах. Если год отработан не полностью, то следует пропорционально отработанному времени определить накопившийся период для отдыха. Считаем в календарных днях. Формула для подсчета отпускного периода следующая:

Количество неиспользованных отпускных дней = (число отпускных дней, которые положены в год / 12) × все время работы в месяцах.

Если работник уже отдыхал в расчетном периоде, то из полученного результата нужно вычесть отгулянные дни.

Когда считаете общее время работы у работодателя, то помните о правиле округления из п. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Половина месяца и более округляется в большую сторону и учитывается в расчете как полный месяц. Если же отработано менее половины месяца, то эти дни не учитываются вовсе.

ВАЖНО!
Практически всегда при расчетах получаются дробные числа. Как быть в таком случае, и в чью пользу округлять результат. Конкретных рекомендаций в трудовом законодательстве нет, следовательно, решение принимает руководство компании и закрепляет его в локальных нормативных актах.

Например, если результат подсчета равен 6,3, и во внутренних положениях компании определено, что округление проводится в пользу работника, то компенсировать нужно 7 дней.

Шаг 2. Узнать сумму.

Теперь можно рассчитать, сколько нужно выплатить работнику за неотгулянный отпуск. Здесь формула еще проще:

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск = количество неиспользованных отпускных дней × средний дневной заработок.

Среднедневной заработок работника считается точно так же, как при стандартном расчете отпускных. Подробно правила изложены в п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Как считать, если отпуск в рабочих днях

Если трудовой договор заключен на срок до двух месяцев, то таким работникам положено считать отпуск не в календарных, а в рабочих днях. Это требование ТК РФ — статья 291. Это же правило действует для сезонных работников. В этом случае есть особенности расчета.

Шаг 1. Количество неиспользованных дней считайте по формуле:

Количество неиспользованных отпускных дней = время работы у работодателя в месяцах × 2 рабочих дня — число уже использованных отпускных дней.

Шаг 2. Сумму компенсации считайте по формуле из первого алгоритма:

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск = количество неиспользованных отпускных дней × средний дневной заработок.

Примеры расчета

Первоначально узнаем среднедневной доход, а затем умножаем полученную цифру на количество компенсируемых дней отпуска. Возьмем доход за двенадцать месяцев и разделим сумму на 12, а затем на 29,3. Где 12 — это количество месяцев в году, а 29,3 — среднее количество дней в месяце.

Для примера возьмем ситуацию, когда работник основные 28 дней отпуска использовал, а три дня за ненормированный рабочий день остались. Среднедневной заработок составляет 1100 рублей. Умножим эти суммы, чтобы получить сумму возмещения отпуска. Получится 3300 рублей.

Бывает, что работник проработал недолго. Положено ли компенсировать отпуск в таком случае? Да, приведем пример расчета. Иванов Р.Д. проработал в компании с 01.02.1018 по 22.02.2018, период больше половины месяца, что позволяет получить деньги.

28 (дней отпуска) / 12 (месяцев в году) = 2,33 дня.

Как отразить в кадровом учете

Прежде всего, если вместо отпуска работнику выплачивается денежная компенсация, то это необходимо зафиксировать в личной карточке работника. Бюджетники используют форму № Т-2, она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Перейдите в раздел VIII «Отпуск» и сделайте следующее:

  • в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» укажите, сколько дней заменили деньгами;
  • в графах 5-6 «Дата начала» и «Дата окончания» сделайте запись «Дни отпуска заменены компенсацией»;
  • в графе 7 «Основание» впишите реквизиты приказа, которым утвердили замену отпуска компенсацией.

Также необходимо сделать пометку и в графике отпусков. В графе 10 «Примечание» укажите, что отпуск частично заменен денежной компенсацией, и обязательно — количество дней. Также необходимо вписать реквизиты приказа о замене отпуска компенсацией.

Налогообложение компенсации за отпуск

Чиновники определили, что замена отпуска денежным возмещением, как и сумма отпускных, подлежит налогообложению в общем порядке. То есть на исчисленную сумму компенсационной выплаты следует начислить страховые взносы, затем удержать НДФЛ.

Затраты компании на выплату замены отпуска следует относить в состав расходов на оплату труда при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организации. То есть на сумму выплаченной компенсационной суммы за неиспользованный отпуск можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

Однако есть важные исключения. Чиновники, а именно представители Минфина России выразили определенную позицию, что денежная выплата дополнительного отпуска за вредные условия труда не облагается НДФЛ. Выплата освобождается от налогообложения при соблюдении следующих условий:

  1. Речь идет только о дополнительном отпуске за вредные условия труда 2, 3 или 4 степени.
  2. Продолжительность дополнительного отпуска за вредность превышает 7 календарных дней. Эта норма должна быть закреплена документально (трудовой или коллективный договор) и подтверждена результатами специальной оценки труда.
  3. Размер компенсации за неиспользованный отпуск, порядок ее исчисления и перечисления также закреплены в локальных нормативных актах организации. Например, условия и размер предоставления выплат закреплен в коллективном договоре.
  4. Работодатель получил письменное согласие работника на замену дополнительных дней «вредного» отпуска денежной компенсацией.
  5. Выплата компенсационного характера произведена в установленных размерах, закрепленных в отраслевых, межотраслевых соглашениях и коллективных договорах.

Если все эти условия соблюдены, то сумма возмещения неиспользованного дополнительного отпуска за вредные условия труда, превышающие продолжительность в 7 дней, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Отметим, что представители ФНС официально не обозначили своей позиции в отношении данного вопроса. А это значит, что налоговики могут оспорить такой подход к налогообложению компенсационных выплат. Обоснование: в НК РФ данный вопрос не урегулирован.

В части страхового обеспечения аналогичных исключений не предусмотрено. То есть на компенсации «вредного» отпуска страховые взносы начисляйте в полном объеме.

Как отразить в бухучете

Какими проводками отразить начисление денежной компенсации за неиспользованный отпуск в бухгалтерском учете НКО. Составьте следующие бухгалтерские записи:

Операция

Дебет

Кредит

Начислена компенсация

20

70

Из суммы компенсации удержан НДФЛ

70

68

Начислены страховые взносы

70

69 (по соответствующим субсчетам)

Выплата перечислена работнику на банковскую карту

70

51

Налоги и взносы перечислены в бюджет

68, 69

51

В бухучете бюджетного учреждения составьте следующие проводки:

Операция

Дебет

Кредит

Начислена денежная компенсация взамен неиспользованного дополнительного отпуска

0 401 20 211

0 109 ХХ 211

0 302 11 730

Удержан НДФЛ из компенсационной выплаты

0 302 11 830

0 303 01 730

Начислены страховые взносы на компенсацию отпуска

0 401 20 213

0 109 ХХ 213

0 303 02 730 — ВНиМ

0 303 10 730 — ОПС

0 303 07 730 — ОМС

0 303 06 730 — НС и ПЗ

Компенсационная выплата перечислена на расчетный счет работника

0 302 11 830

0 201 11 610

Страховые взносы перечислены в бюджет

0 303 02 830 — ВНиМ

0 303 10 830 — ОПС

0 303 07 830 — ОМС

0 303 06 830 — НС и ПЗ

0 201 11 610

Уплачен НДФЛ в бюджет

0 303 01 830

0 201 11 610

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Отпуск за свой счет — это отпуск без сохранения заработной платы. По общему правилу, отдых положен согласно графику, но иногда обстоятельства складываются так, что работать невозможно. Рассказываем, можно ли взять отпуск за свой счет и как правильно его оформить.
22 ноября 2018
Рассказываем, как работаем в праздничные дни 8 марта и сколько суббот придется отработать за длинные выходные.
5 марта 2018
Потеря работы — это всегда стресс, особенно когда это происходит по независящим от работника обстоятельствам. Поэтому трудовое законодательство в таких случаях предусматривает компенсационные выплаты. Разбираем компенсации при увольнении по сокращению штата.
17 апреля 2018
Медицинская книжка — документ, который подтверждает, что человек не заразен для окружающих, здоров и может работать в определенной сфере производства или по определенной профессии. Расскажем в статье о медицинской книжке, сроках ее действия, а также о том, каких врачей необходимо пройти и какие анализы сдать для ее получения.
10 октября 2018