Инструкция: как получить денежную компенсацию вместо отпуска

Когда отпуск заменяют деньгами

Минимальный отпуск за год длится 28 дней, отдохнуть меньше запрещается законом. Компенсируют только те дни, которые превышают эти обязательные 28 рабочих дней, — это и называется компенсация за неотгулянный отпуск. Откуда берутся у работника эти дополнительные дни:

• есть право на дополнительный отдых;
• положены дополнительные дни, например, за переработку или ненормированный рабочий день;
• остались с прошлого года (речь идет только о дополнительных днях, превышающих 28 календарных дней).

Во всех этих случаях сотрудник не обязан отдыхать дополнительные дни, а вправе попросить работодателя компенсировать их деньгами. Но отгулять 28 рабочих дней в течение года придется в обязательном порядке.

Получают деньги по личному заявлению сотрудника. Как и любое другое, оно оформляется на имя руководителя в письменной форме. Унифицированная форма отсутствует, поэтому пишите произвольно.

Кому нельзя взять деньги вместо отпуска

Компенсация за неиспользованный отпуск в 2020 году не осуществляется определенным категориям лиц из соображений повышенного заботливого отношения к их здоровью, речь о:

• беременных женщинах;
• сотрудниках младше 18 лет;
• сотрудниках вредного производства;
• усыновивших ребенка до 3 мес.;
• персоналу вредного производства.

Эти ограничения закреплены в ст. 122 и 126 ТК РФ.

Отметим, что есть случаи, при которых работодатель не обязан компенсировать отпуска. Например, нет возмещения при переводе в обособленное подразделение и при реорганизации, потому что в обоих случаях фактически трудовые отношения не прекращаются.

Компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении

Другой случай касается расторжения трудовых отношений. Компенсация за неиспользованные дни производится и при увольнении (ст. 127 Трудового кодекса Российской Федерации). В этом случае сотрудник получит деньги вместо всех накопленных дней, а не только за те, что превышают минимальный порог в 28 дней.

При этом денежная выплата за неиспользованный отдых производится за все накопившиеся периоды, а не только за текущий год. Основание увольнения роли не играет. Даже если сотрудник провинился, допустим, не вышел на работу или разгласил коммерческую тайну, то возмещение ему все равно гарантировано.

Когда выплачивается при увольнении

Дата выдачи: последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ), так как и эти выплаты являются частью полного расчета, который производится в указанный день. Помните, что в этот день работнику необходимо не только выплатить положенные зарплату, премию и все возможные компенсации (те, что предусмотрены законом, трудовым или коллективным договором либо локальным нормативным актом), но и выдать справки и трудовую книжку.

Некоторые предпочитают уйти отдыхать с последующим увольнением, в этом случае дни будут фактически использованы и возмещение не применяется.

Как составлять заявление на компенсацию отпуска

Составляется такое заявление только в том случае, если работник хочет заменить отдых денежной выплатой. В случае увольнения или выхода на пенсию писать его не нужно. В этих случаях возмещение за оставшиеся дни рассчитают и выплатят автоматически.

Заявление на компенсацию составляется в свободной форме, желательно, чтобы оно было написано от руки. Обязательно укажите такую информацию:

1. Кому адресовано: руководителю организации, например, директору.
2. Наименование организации.
3. Кто подает заявление: должность и Ф.И.О. сотрудника.
4. Название документа — заявление.
5. Сама просьба заменить часть неиспользованного отпуска компенсационной выплатой. Здесь необходимо указать точное число дней, за которые хотите получить оплату. В качестве основания сошлитесь на ст. 126 ТК РФ. Сформулируйте эту часть, например, так: «В соответствии со ст. 126 Трудового кодекса, прошу заменить деньгами часть ежегодного оплачиваемого отпуска в количестве трех календарных дней за рабочий год с 06.11.2017 по 06.11.2018».
6. Дата и подпись.

Если вы рассчитываете получить деньги за неиспользованный отдых за несколько лет, то в заявлении перечислите все дни и укажите все прошлые годы, на которые они выпали.

Скачать

Как составить приказ на выплату компенсации

После того как работодатель рассмотрит заявление и примет положительное решение, необходимо составить приказ. Он станет основанием для выплаты денег.

Как и в случае с заявлением, утвержденной формы для такого приказа нет. Его составляют в произвольной форме, следуя обычным требованиям к распорядительным документам. Обязательно укажите:

1. Реквизиты организации: полное наименование, адрес. Разрешено использовать стандартный бланк, где эта информация уже содержится в шапке.
2. Дату и место составления.
3. Наименование (Приказ) и тему документа (О замене части отпуска денежной выплатой).
4. Основание предоставления. Сошлитесь на статью 126 ТК РФ.
5. Основную часть. Пример формулировки: «Помощнику тренера Семенову С.С. заменить деньгами часть ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленного за период работы с с 06 ноября 2018 года по 06 ноября 2019 года в количестве 3 (трех) календарных дней». Здесь же следует упомянуть, что приказ составлен на основании личного заявления работника (обязательно приведите реквизиты).
6. Должность, Ф.И.О. и подпись директора организации и дату составления.
7. Блок для подписей работников, которые должны ознакомиться с приказом.

Скачать

Как считать сумму компенсации

Самый простой и надежный способ — использовать наш калькулятор расчета компенсации за неиспользованный отпуск в 2020 году. Это бесплатно. Для тех, кто любит постигать суть вещей, приводим алгоритм расчета. Он состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Определить отпускной стаж.

За каждый год, который отработан полностью, работнику полагаются 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Это общее правило, устанавливающее минимальный период отдыха. В некоторых случаях период больше, так как полагаются дополнительные дни отдыха. Подробнее об этом читайте в статье о дополнительном отпуске.

Например, чернобыльцам полагается от 7 до 30 дополнительных дней. А тем, кто совмещает работу с обучением, — до 40 дней. Учитывайте это в расчетах. Если год отработан не полностью, то следует пропорционально отработанному времени определить накопившийся период для отдыха. Считаем в календарных днях. Формула для подсчета отпускного периода следующая:

Количество неиспользованных отпускных дней = (число отпускных дней, которые положены в год / 12) × все время работы в месяцах.

Если работник уже отдыхал в расчетном периоде, то из полученного результата вычитают отгулянные дни. Онлайн-расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в 2020 г. учитывает эти особенности.

Когда считаете общее время работы у работодателя, то помните о правиле округления из п. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Половина месяца и более округляется в большую сторону и учитывается в расчете как полный месяц. Если отработано менее половины месяца, то эти дни не учитываются вовсе.

Например, если результат подсчета равен 6,3, и во внутренних положениях компании определено, что округление проводится в пользу работника, то компенсируйте 7 дней.

Шаг 2. Узнать сумму.

Теперь рассчитайте, сколько выплатить работнику за неотгулянные дни. Здесь формула еще проще:

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск = количество неиспользованных отпускных дней × средний дневной заработок.

Среднедневной заработок работника считается точно так же, как при стандартном расчете отпускных. Подробно правила изложены в п. 4 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Как считать, если отпуск в рабочих днях

Если трудовой договор заключен на срок до двух месяцев, то таким работникам положено считать отдых не в календарных, а в рабочих днях. Это требование ТК РФ — статья 291. Это же правило действует для сезонных работников. В этом случае есть особенности, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении:

Шаг 1. Количество неиспользованных дней считайте по формуле:

Количество неиспользованных отпускных дней = время работы у работодателя в месяцах × 2 рабочих дня — число уже использованных отпускных дней.

Шаг 2. Сумму компенсации считайте по формуле из первого алгоритма:

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск = количество неиспользованных отпускных дней × средний дневной заработок.

Примеры расчета

Первоначально узнаем среднедневной доход, а затем умножаем полученную цифру на количество компенсируемых дней. Возьмем доход за двенадцать месяцев и разделим сумму на 12, а затем на 29,3. Где 12 — это количество месяцев в году, а 29,3 — среднее количество дней в месяце.

Для примера возьмем ситуацию, когда работник основные 28 дней отдыха использовал, а три дня за ненормированный рабочий день остались. Среднедневной заработок составляет 1100 рублей. Умножим эти суммы, чтобы получить сумму возмещения. Получится 3300 рублей.

Бывает, что работник проработал недолго. Положено ли компенсировать отпуск в таком случае? Да, приведем пример расчета. Иванов Р.Д. проработал в компании с 01.02.1018 по 22.02.2018, период больше половины месяца, что позволяет получить деньги.

28 (дней отдыха) / 12 (месяцев в году) = 2,33 дня.

Как отразить в кадровом учете

Прежде всего, если вместо отдыха работнику выплачивается денежная компенсация, то это необходимо зафиксировать в личной карточке работника. Бюджетники используют форму № Т-2, она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Перейдите в раздел VIII «Отпуск» и сделайте следующее:

• в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» укажите, сколько дней заменили деньгами;
• в графах 5-6 «Дата начала» и «Дата окончания» сделайте запись «Дни отпуска заменены компенсацией»;
• в графе 7 «Основание» впишите реквизиты приказа, которым утвердили замену отдыха компенсацией.

Необходимо сделать пометку и в графике. В графе 10 «Примечание» укажите, что отдых частично заменен денежной компенсацией, и обязательно — количество дней. Необходимо вписать реквизиты приказа о замене компенсацией.

Налогообложение компенсации за отпуск

Чиновники определили, что замена отдыха денежным возмещением, как и сумма отпускных, подлежит налогообложению в общем порядке. То есть на исчисленную сумму компенсационной выплаты следует начислить страховые взносы, затем удержать НДФЛ.

Затраты компании на выплату следует относить в состав расходов на оплату труда при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организации. То есть на сумму выплаченной компенсационной суммы за неиспользованный отпуск разрешено уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

Однако есть важные исключения. Представители Минфина выразили определенную позицию, что денежная выплата дополнительного отпуска за вредные условия труда не облагается НДФЛ. Выплата освобождается от налогообложения при соблюдении следующих условий:

1. Речь идет только о дополнительном отдыхе за вредные условия труда 2, 3 или 4 степени.
2. Продолжительность дополнительного отдыха за вредность превышает 7 календарных дней. Эту норму закрепляют документально (трудовой или коллективный договор) и подтверждают результатами специальной оценки труда.
3. Размер компенсации за неиспользованный отпуск, порядок ее исчисления и перечисления закреплены в локальных нормативных актах организации. Например, условия и размер предоставления выплат закреплен в коллективном договоре.
4. Работодатель получил письменное согласие работника на замену дополнительных дней «вредного» отпуска денежной компенсацией.
5. Выплата компенсационного характера произведена в установленных размерах, закрепленных в отраслевых, межотраслевых соглашениях и коллективных договорах.

Если все эти условия соблюдены, то сумма возмещения неиспользованного дополнительного отдыха за вредные условия труда, превышающие продолжительность в 7 дней, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Представители ФНС официально не обозначили своей позиции в отношении этого вопроса. А это значит, что налоговики вправе оспорить такой подход к налогообложению компенсационных выплат. Обоснование: в НК РФ этот вопрос не урегулирован.

В части страхового обеспечения аналогичных исключений не предусмотрено. То есть на компенсации «вредного» отдыха страховые взносы начисляйте в полном объеме.

Как отразить в бухучете

Какими проводками отразить начисление денежной компенсации за неиспользованный отпуск в бухгалтерском учете НКО. Составьте бухгалтерские записи:

В бухучете бюджетного учреждения составьте такие проводки: