КЭДО: что это такое в 2022 году. КЭДО по ТК РФ
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

КЭДО: что это и обязательно ли внедрять

КЭДО документирует рабочую информацию в удобном электронном формате. При ведении дел в КЭДО увеличивается эффективность работы, растет производительность процессов и исключается риск механических ошибок и человеческого фактора. Но для внедрения электронного документооборота в кадрах нужно соблюдать особый порядок.

КЭДО: что это такое

В Трудовом кодексе разъясняется, что такое КЭДО — кадровый электронный документооборот. Это создание, подписание, хранение и использование в работе трудовых документов. Кадровую документацию используют не только работодатели, но и работники. КЭДО или ЭКДО подразумевает формирование кадровых регистров исключительно в электронном формате. Дублировать информацию на бумаге не требуется.

Другие инструкции про кадровый документооборот:

Переход на КЭДО: пошаговая инструкция

Как составить положение о КЭДО: инструкции и образец

Чтобы вести кадровый электронный документооборот, понадобится специальная информационная система. Регулируется КЭДО в ТК РФ — в статьях 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса. Касается он документов, с которыми, по закону, необходимо ознакомить сотрудников в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ). Но есть регистры, на которые кадровый электродокументооборот не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК):

  • бумажные и электронные трудовые книжки;
  • акты о несчастном случае на производстве;
  • документацию о прохождении инструктажа по охране труда;
  • приказы об увольнении.

Остальные документы кадрового учета разрешают ввести в ЭКДО. Более того, работодатель сможет распространить правила кадрового ЭДО и на дистанционных работников (ч. 5 ст. 312.1 Трудового кодекса).

ВАЖНО!
С 01.03.2023 начнут действовать единые требования к составу и форматам электродокументов (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).

Обязательно ли работать с КЭДО

Работодатели не обязаны внедрять КЭДО, это одно из их прав (ч. 1 ст. 22.2 ТК). Но электронный кадровый документооборот значительно упрощает работу, увеличивает скорость обработки и регистрации трудовой документации.

Для перехода на ЭКДО необходимо издать отдельный приказ — локальное распоряжение о порядке работы с кадровыми документами в электроформате (ч. 2 ст. 22.2 Трудового кодекса).

Кроме того, надо утвердить порядок работы системы и уведомить работников о новом формате взаимодействия. Каждый сотрудник вправе согласиться или отказаться от такого взаимодействия. Если согласны, работники предоставляют письменное согласие в любое время.

ВАЖНО!
Письменное согласие работника, участника КЭДО, не понадобится только в одном случае — если впервые принимаете на работу сотрудника после 31.12.2021. И у этого сотрудника отсутствует трудовой стаж (ч. 5, 7 ст. 22.2 Трудового кодекса). А уволить действующего работника за несогласие перехода на ЭКДО нельзя (ч. 8 ст. 22.2 Кодекса).

Запрещено увольнять сотрудников и за отсутствие электронной подписи. Все расходы на получение усиленной квалифицированной ЭП (если у работника нет подписи, и она нужна для работы) ложатся на работодателя (ч. 13 ст. 22.2).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как выглядит система КЭДО

ВАЖНО!
Если компания принимала участие в эксперименте по ЭКДО, и руководитель решил продолжить электрооборот кадровой документации после окончания эксперимента, все организационные мероприятия по требованию ТК РФ надо закончить до 01.07.2022 (ч. 4 ст. 2 377-ФЗ от 22.11.2021).

Для организации кадрового документооборота в электроформате понадобится информационная система. Работодатель вправе заказать разработку собственной или использовать любую коммерческую систему — Диадок, СБИС, Сбер Корус и другие. Но для всех организаций доступна и бесплатная система — цифровая платформа «Работа в России». Правила работы этой системы описаны в Постановлении Правительства № 867 от 13.05.2022, а вход в систему КЭДО осуществляется через личный кабинет работодателя на сайте «Работа в России».

Используйте цифровую платформу ЭКДО после авторизации через ЕСИА — портал государственных услуг. Эти два портала взаимодействуют по правилам правительства РФ. Нормативы Трудового кодекса, которые регулируют взаимодействие работодателя и платформ Госуслуги и «Работа в России», вступят в силу 01.09.2022.

По результатам эксперимента отзывы о КЭДО «Работа в России» носят положительный характер. Работники используют ту же систему ЭКДО, что и работодатели. Если используете собственную систему, проверьте, обеспечивает ли она подписание и хранение документации по требованию ТК. Необходимо, чтобы система ЭДО фиксировала получение документов всеми сторонами рабочих отношений.

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Работодатели вводят электронный кадровый документооборот по собственной инициативе. КЭДО ускоряет работу и увеличивает производительность. Но переходить в новый формат нужно по особым правилам.

16 июня 2022

Работодатели не обязаны переходить на кадровый электронный документооборот. Но если решили внедрить КЭДО, сделайте это поэтапно и строго по правилам.

16 июня 2022

10 марта Постановлением Правительства № 336 введен мораторий на пожарные проверки в 2022 году. Правда, этот запрет коснулся не всех организаций. Поэтому если ваша организация под действие запрета не подпадает, нужно быть готовыми к проверке.

28 июня 2022