КЭДО: что это такое в 2023 году. КЭДО по ТК РФ
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

КЭДО: что это и обязательно ли внедрять

КЭДО документирует рабочую информацию в удобном электронном формате. При ведении дел в электронной системе увеличивается эффективность работы, растет производительность процессов и исключается риск механических ошибок и человеческого фактора. Разбираемся, что такое КЭДО (кратко) и как его внедрить.

Содержание

КЭДО: что это такое

В Трудовом кодексе разъясняется, что такое КЭДО, привязан ли он к Госуслугам — это кадровый электронный документооборот. Выражается в создании, подписании, хранении и использовании в работе трудовых документов. Кадровую документацию используют не только работодатели, но и работники. КЭДО, или ЭКДО, подразумевает формирование кадровых регистров исключительно в электронном формате. Дублировать информацию на бумаге не требуется. Пользователь сможет привязать вход в систему ЭДО через портал Госуслуги.

Для сведения: как перейти на КЭДО

Чтобы вести кадровый электронный документооборот, понадобится специальная информационная система. Регулируется КЭДО в статьях 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса. Касается он документов, с которыми, по закону, необходимо ознакомить сотрудников в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ). При необходимости работодатель сможет связать СОУТ и КЭДО — отправить организации, которая проводит спецоценку условий труда, все нужные документы в электронном виде.

Но есть регистры, на которые кадровый электродокументооборот не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК):

  • бумажные и электронные трудовые книжки;
  • акты о несчастном случае на производстве;
  • документацию о прохождении инструктажа по охране труда;
  • приказы об увольнении.

Остальные документы кадрового учета разрешают вести в ЭКДО. Более того, работодатель сможет распространить правила кадрового ЭДО и на дистанционных работников (ч. 5 ст. 312.1 Трудового кодекса).

ВАЖНО!
С 01.03.2023 действуют единые требования к ведению КЭДО — к составу и форматам электродокументов (Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022). Еще для работодателей утвердили руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства (Приказ Роструда № 253 от 11.11.2022).

Обязательно ли работать с КЭДО

В Трудовом кодексе разъясняется, обязательный ли КЭДО — нет, работодатели не обязаны внедрять ЭКДО, это одно из их прав (ч. 1 ст. 22.2 ТК). Но электродокументооборот значительно упрощает работу, увеличивает скорость обработки и регистрации трудовой документации.

Для перехода на ЭКДО необходимо издать отдельный приказ — локальное распоряжение о порядке работы с кадровыми документами в электроформате (ч. 2 ст. 22.2 Трудового кодекса).

Может пригодиться: как составить положение о КЭДО

Кроме того, надо утвердить порядок работы системы и уведомить работников о новом формате взаимодействия. Еще необходимо получить согласие сотрудника на КЭДО — каждый сотрудник вправе согласиться или отказаться от такого взаимодействия. Если они не против, работники предоставляют письменное согласие в любое время.

ВАЖНО!
Письменное согласие работника — участника КЭДО не понадобится только в одном случае: если впервые принимаете на работу сотрудника после 31.12.2021. И у этого сотрудника отсутствует трудовой стаж (ч. 5, 7 ст. 22.2 Трудового кодекса). А уволить действующего работника за несогласие перехода на ЭКДО нельзя (ч. 8 ст. 22.2 ТК).

Запрещено увольнять сотрудников и за отсутствие электронной подписи. Все расходы на получение усиленной квалифицированной ЭП (если у работника нет подписи, и она нужна для работы) ложатся на работодателя (ч. 13 ст. 22.2).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как выглядит система КЭДО

Для организации электронного документооборота в кадрах понадобится информационная система. Работодатель вправе заказать разработку собственной или использовать любую коммерческую систему — Диадок, СБИС, Сбер Корус и другие. Но для всех организаций доступна и бесплатная система — цифровая платформа «Работа в России». Правила работы этой системы описаны в Постановлении Правительства № 867 от 13.05.2022, а авторизация осуществляется через вход в личный кабинет КЭДО на сайте «Работа в России».

Используйте цифровую платформу ЭКДО после авторизации через ЕСИА — портал государственных услуг. Эти два портала взаимодействуют по правилам правительства РФ. Нормативы Трудового кодекса, которые регулируют взаимодействие работодателя и платформ Госуслуги и «Работа в России», вступили в силу 01.09.2022 (ПП РФ № 867 от 13.05.2022).

По результатам эксперимента отзывы о ЭДО через портал «Работа в России» носят положительный характер. Работники используют ту же систему ЭКДО, что и работодатели. Если внедрили собственную систему, проверьте, обеспечивает ли она подписание и хранение документации по требованию ТК. Необходимо, чтобы программа ЭДО фиксировала получение документов всеми сторонами рабочих отношений.

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Работодатели вводят электронный кадровый документооборот по собственной инициативе. ЭКДО ускоряет работу и увеличивает производительность. Но схема процесса перевода персонала в КЭДО довольно сложная: работодателю надо внимательно выполнять все необходимые действия.

24 мая 2023

Работодатели не обязаны переходить на кадровый электронный документооборот. Но если решили внедрить КЭДО, сделайте это поэтапно и строго по правилам.

16 июня 2022

Процедура получения временного убежища для граждан Украины закреплена законодательно. Для лиц, приехавших в Россию из Украины, ДНР или ЛНР, она проходит в упрощенном порядке.

22 августа 2022

Одинокие родители имеют право на получение ряда выплат на детей. А какие документы на пособие одинокой матери в 2023 году потребуются, зависит от того, какая именно выплата оформляется.

31 августа 2022