КЭДО: что это такое
В Трудовом кодексе разъясняется, что такое КЭДО — кадровый электронный документооборот. Это создание, подписание, хранение и использование в работе трудовых документов. Кадровую документацию используют не только работодатели, но и работники. КЭДО или ЭКДО подразумевает формирование кадровых регистров исключительно в электронном формате. Дублировать информацию на бумаге не требуется.
Другие инструкции про кадровый документооборот:
Чтобы вести кадровый электронный документооборот, понадобится специальная информационная система. Регулируется КЭДО в ТК РФ — в статьях 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса. Касается он документов, с которыми, по закону, необходимо ознакомить сотрудников в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ). Но есть регистры, на которые кадровый электродокументооборот не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК):
- бумажные и электронные трудовые книжки;
- акты о несчастном случае на производстве;
- документацию о прохождении инструктажа по охране труда;
- приказы об увольнении.
Остальные документы кадрового учета разрешают ввести в ЭКДО. Более того, работодатель сможет распространить правила кадрового ЭДО и на дистанционных работников (ч. 5 ст. 312.1 Трудового кодекса).
Обязательно ли работать с КЭДО
Работодатели не обязаны внедрять КЭДО, это одно из их прав (ч. 1 ст. 22.2 ТК). Но электронный кадровый документооборот значительно упрощает работу, увеличивает скорость обработки и регистрации трудовой документации.
Для перехода на ЭКДО необходимо издать отдельный приказ — локальное распоряжение о порядке работы с кадровыми документами в электроформате (ч. 2 ст. 22.2 Трудового кодекса).
Кроме того, надо утвердить порядок работы системы и уведомить работников о новом формате взаимодействия. Каждый сотрудник вправе согласиться или отказаться от такого взаимодействия. Если согласны, работники предоставляют письменное согласие в любое время.
Запрещено увольнять сотрудников и за отсутствие электронной подписи. Все расходы на получение усиленной квалифицированной ЭП (если у работника нет подписи, и она нужна для работы) ложатся на работодателя (ч. 13 ст. 22.2).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как выглядит система КЭДО
Для организации кадрового документооборота в электроформате понадобится информационная система. Работодатель вправе заказать разработку собственной или использовать любую коммерческую систему — Диадок, СБИС, Сбер Корус и другие. Но для всех организаций доступна и бесплатная система — цифровая платформа «Работа в России». Правила работы этой системы описаны в Постановлении Правительства № 867 от 13.05.2022, а вход в систему КЭДО осуществляется через личный кабинет работодателя на сайте «Работа в России».
Используйте цифровую платформу ЭКДО после авторизации через ЕСИА — портал государственных услуг. Эти два портала взаимодействуют по правилам правительства РФ. Нормативы Трудового кодекса, которые регулируют взаимодействие работодателя и платформ Госуслуги и «Работа в России», вступят в силу 01.09.2022.
По результатам эксперимента отзывы о КЭДО «Работа в России» носят положительный характер. Работники используют ту же систему ЭКДО, что и работодатели. Если используете собственную систему, проверьте, обеспечивает ли она подписание и хранение документации по требованию ТК. Необходимо, чтобы система ЭДО фиксировала получение документов всеми сторонами рабочих отношений.
