Когда сдавать отчет по среднесписочной численности работников

На любом предприятии происходит движение персонала: сотрудники приходят, уходят, перемещаются. Это нормальная ситуация. Но для контроля процессов наниматели должны ежегодно предоставлять сведения о среднесписочной численности работников, срок сдачи которых установлен на законодательном уровне. Работодатель делает такой отчет по специальной форме. Отсутствие информации повлечет наложение санкций на нарушителя.

Кто сдает

Сведения о средней численности работников подают все организации и индивидуальные предприниматели вне зависимости от варианта экономической деятельности или формы собственности. Это значит, что сведения по предыдущему году обязаны дать все учреждения:

• действующие;
• новые;
• реорганизованные.

Единственное исключение составляют ИП (п. 3 ст. 80 НК РФ), не привлекавшие в отчетном периоде персонал, — такие предприниматели информацию не сдают.

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности работников

Отдельный отчет по среднесписочной численности работников больше подавать не надо. Он отменен приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/752@. Начиная с отчетности за 2020 год эти сведения подаются в составе расчета по страховым взносам по форме, утвержденной приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/751@. Но, начиная с отчетности за первый квартал 2022 года, информация подается по форме РСВ, утвержденной приказом ФНС России от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875@.

Сведения о среднем списочном количестве работников ежеквартально подаются в составе РСВ 30-го числа месяца, наступающего сразу за отчетным периодом. Среднесписочная численность работников за 2021 год предоставляется в налоговую по установленным правилам до 30.01.2022. Поскольку этот день приходится на выходной, сроки сдачи справки о среднесписочной численности работников — до 31.01.2022. За остальные периоды РСВ подается:

• первый квартал — до 04.05.2022;
• полугодие — до 01.08.2022;
• 9 месяцев — до 31.10.2022;
• год — 30.01.2023.

Как сдавать

Среднесписочная численность работников за 2021 год подается по форме, утвержденной приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/751@, эти данные указываются на титульном листе бланка.

Начиная с данных за первый квартал 2022 года, отчетность готовится по форме, утвержденной приказом ФНС России от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875@. Титульный лист, на котором указывается среднесписочное количество работников, одинаковый для обеих форм.

Сведения сдаются в ту налоговую, в которой организация состоит на учете. Обособленные структуры в учреждении отдельно не учитываются, так как данные представляет головной офис по всем работникам.

Информация представляется в бумажном или электронном варианте. При подаче на бумажном носителе нужно лично явиться в налоговый орган или направить по почте письмом. Такой способ приемлем для учреждений, в которых трудятся не больше 10 человек. Предприятия с большим количеством работников направляют информацию электронно.

Ответственность за несвоевременное предоставление

За нарушения в порядке предоставления информации или ее отсутствие оштрафуют как минимум на 1000 рублей. Если вдобавок к этому не уплачены взносы, указанные в декларации, то налогоплательщику грозит штраф в размере 5 % от суммы недоимки, но не менее 1000 рублей и не более 30 %. Если не подать РСВ в течение 20 дней с момента истечения установленного законом срока, то налоговики заблокируют счет компании.

Формула расчета

Необходимые для отчета сведения будут рассчитываться с учетом требований, уточненных Росстатом в приказе № 846 от 20.12.2017.

Для подсчета используется формула:

СЧ = СЧм / М,

где:

• СЧ — среднесписочная численность за период;
• СЧм — среднесписочное число по каждому месяцу периода;
• М — количество месяцев в периоде.

Данные за конкретный месяц исчисляются по формуле:

СЧм = СПп + СПн,

где:

• СПп — среднесписочная численность с полным рабочим днем;
• СПн — среднесписочная численность с неполным рабочим днем.

Среднесписочная численность по году рассчитывается с использованием информации о среднем количестве в каждом месяце периода.

К примеру, ССЧ за январь — май составляет 15 человек, июнь — декабрь: 20. Годовая цифра составит 18 человек ((15 чел. × 5 мес. + 20 чел. × 7 мес.) / 12 мес.). Итоговую цифру округляем, итого — 18 человек. ССЧ по кварталу рассчитывается с использованием аналогичного алгоритма.

Таким образом, для предоставления информации установлены определенные правила и точные сроки сдачи. Определены виды организаций, которым необходимо направлять сведения. Помимо этого, утверждена форма отчета.

Во избежание штрафных санкций следует строго придерживаться установленных норм.