Когда сдавать отчет по среднесписочной численности работников

На любом предприятии происходит движение персонала: сотрудники приходят, уходят, перемещаются. Это нормальная ситуация. Но для контроля процессов наниматели должны ежегодно предоставлять сведения о среднесписочной численности работников, срок сдачи которых установлен на законодательном уровне. Работодатель делает такой отчет по специальной форме. Отсутствие информации повлечет наложение санкций на нарушителя.

Что изменится в 2023 году

С 01.01.2023 ФСС и ПФР объединяются в единый Социальный фонд. Схема и состав расчета изменятся. Часть расчета необходимо будет сдавать каждый месяц — он включит в себя сведения из СЗВ-М, а полный расчет с приложениями — ежеквартально.

Действующий срок сдачи ССЧ за 2022 год оставили без изменений, а для формы за первый квартал 2023 г. сроки изменили: до 25-го числа отчетного месяца сдают ежемесячные данные, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным, — ежеквартальные.

Из ежеквартального расчета исключат раздел 3. Форма нового отчета содержится в приложении № 1 к Приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Может пригодиться: как заполнить нулевой расчет по страховым взносам.

Кто сдает

Сведения о средней численности работников подают все организации и индивидуальные предприниматели вне зависимости от варианта экономической деятельности или формы собственности. Это значит, что сведения по предыдущему периоду обязаны сдать все учреждения:

• действующие;
• новые;
• реорганизованные.

Единственное исключение составляют ИП (п. 3 ст. 80 НК РФ), не привлекавшие в отчетном периоде персонал, — такие предприниматели информацию не сдают.

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности работников

Сведения о ССЧ включают в состав формы РСВ. Отдельного бланка для ССЧ не утверждено.

Отдельный отчет о среднесписочной численности работников в налоговую больше подавать не надо. Он отменен Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/752@. Начиная с отчетности за 2020 год эти сведения подаются в составе расчета по страховым взносам по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/751@. Но, начиная с отчетности за первый квартал 2022 года, информация подается по форме РСВ, утвержденной Приказом ФНС России от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875@.

Сведения о среднем списочном количестве работников ежеквартально подаются в составе РСВ 30-го числа месяца, наступающего сразу за отчетным периодом. Средняя численность работников за 2022 год предоставляется в налоговую по новым правилам до 25.01.2023. Поскольку этот день не приходится на выходной, сроки сдачи справки о среднесписочной численности работников не переносятся. Сроки одинаковы для предприятий всех организационно-правовых форм и для индивидуальных предпринимателей.

Установленный срок сдачи среднесписочной для ИП за 2022 год применяют, если у ИП были работники.

Как сдавать

Средняя численность работников за 2022 год подается по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875@, эти данные указываются на титульном листе бланка.

Начиная с данных за первый квартал 2023 года, отчетность готовится по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Титульный лист, на котором указывается среднесписочное количество работников, одинаковый для обеих форм.

Утвержденная отчетность о среднесписочной численности работников в 2023 году подается аналогично — в электронной форме.

Сведения сдаются в ту налоговую, в которой организация состоит на учете. Обособленные структуры в учреждении отдельно не учитываются, так как данные предоставляет головной офис по всем работникам.

Информация предоставляется в электронном варианте. Для направления потребуется ЭЦП и программное обеспечение для взаимодействия с налоговым органом: 1С, СБИС, «Контур» и пр.

Ответственность за несвоевременное предоставление

За нарушения в порядке предоставления информации или ее отсутствие оштрафуют как минимум на 1000 рублей. Среди таких нарушений — срок предоставления сведений о среднесписочной численности за 2022 год, непредоставление данных или предоставление недостоверных данных.

Если вдобавок к этому не уплачены взносы, указанные в декларации, то налогоплательщику грозит штраф в размере 5 % от суммы недоимки, но не менее 1000 рублей и не более 30 %. Если не подать РСВ в течение 20 дней с момента истечения установленного законом срока, то налоговики заблокируют счет компании.

Формула расчета

Необходимые для отчета сведения будут рассчитываться с учетом требований, уточненных Росстатом в Приказе № 846 от 20.12.2017. В 2023 году требования не изменят.

Для подсчета используется формула:

СЧ = СЧм / М,

где:

• СЧ — среднесписочная численность за период;
• СЧм — среднесписочное число по каждому месяцу периода;
• М — количество месяцев в периоде.

Данные за конкретный месяц исчисляются по формуле:

СЧм = СПп + СПн,

где:

• СПп — среднесписочная численность с полным рабочим днем;
• СПн — среднесписочная численность с неполным рабочим днем.

Среднесписочная численность по году рассчитывается с использованием информации о среднем количестве в каждом месяце периода.

К примеру, ССЧ за январь — май составляет 15 человек, июнь — декабрь: 20. Годовая цифра составит 18 человек ((15 чел. × 5 мес. + 20 чел. × 7 мес.) / 12 мес.). Итоговую цифру округляем, итого — 18 человек. ССЧ по кварталу рассчитывается с использованием аналогичного алгоритма.

Таким образом, для предоставления информации установлены определенные правила и точные сроки сдачи. Определены виды организаций, которым необходимо направлять сведения. Помимо этого, утверждена форма отчета.

Во избежание штрафных санкций следует строго придерживаться установленных норм.

Может пригодиться: как сделать корректирующий отчет по страховым взносам.