На любом предприятии происходит движение персонала: сотрудники приходят, уходят, перемещаются. Это нормальная ситуация. Однако для контроля процессов наниматели должны ежегодно предоставлять сведения о среднесписочной численности работников, срок сдачи которой установлен на законодательном уровне. Работодатель делает такой отчет по специальной форме. Отсутствие информации повлечет наложение санкций на нарушителя.
Кто сдает
Сведения о средней численности работников, сроки сдачи информации определены законодателем, в том числе НК РФ и Госкомстатом СССР в инструкции от 17.09.1987 № 17-10-0370. Этот документ устанавливает обязанность руководителей организаций разных видов, вне зависимости от варианта экономической деятельности или формы собственности, подавать соответствующие данные.
Это значит, что сведения по предыдущему году обязаны дать все учреждения:
- действующие;
- новые;
- реорганизованные.
Исключение составляют ИП (п. 3 ст. 80 НК РФ) при условии отсутствия привлекаемого в отчетном периоде состава работников — такие организации информацию не сдают.
Срок сдачи
Средняя списочная численность работников (сроки сдачи определены далее) приводится как по состоянию на установленную дату, так и в среднем за период отчета (месяц, квартал, с начала года, год). Среднесписочная численность работников за 2017 год (сроки сдачи годового отчета истекли 22.01.2018) должна была быть предоставлена в налоговую по установленным правилам до 20 01.2018. Так как этот день пришелся на выходной, окончание срока пришлось на 22.01.2018.
Учреждениям, зарегистрированным в текущем периоде, предстоит отчитаться дважды:
- впервые — до 20-го числа того месяца, который следует за месяцем регистрации;
- вторично — по результатам года, то есть до 20 января.
Нужно обратить внимание, что среднесписочная численность работников за 2019 год (сроки для сдачи сдвинутся из-за попадания даты отчета на выходной) должна будет сдаваться не позднее 21.01.2019.
Как сдавать
Форма для предоставления информации определяется налоговыми органами.
Среднесписочная численность работников 2017 (сроки сдачи указаны выше) подавалась по форме № ММ-3 25/174@, утвержденной Приказом ФНС РФ от 29.03.2007. Информация по текущему году предоставляется по аналогичной форме. Разъяснения о том, как заполнять, содержатся в Письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.
Сведения нужно сдать в ту налоговую, в которой организация состоит на учете. Обособленные структуры в учреждении отдельно не учитываются, так как данные представляет головной офис по всем работникам.
Информацию можно представить в бумажном или электронном варианте. При подаче на бумажном носителе нужно лично явиться в налоговый орган или направить по почте письмом. Такой способ приемлем для учреждений, в которых трудятся не больше 200 человек. Предприятия с большим количеством работников направляют информацию электронно.
Ответственность за несвоевременное предоставление
За нарушения в порядке предоставления информации или ее отсутствие предусмотрены штрафы в сумме:
- 200 рублей — на юрлицо (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- 300–500 рублей — на руководителя (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Выплата штрафа не является освобождением от необходимости сдать сведения. Учреждение должно направить данные в любом случае.
Формула расчета
Необходимые для отчета сведения будут рассчитываться с учетом требований, уточненных Росстатом в Приказе № 846 от 20.12.2017.
Для подсчета используется формула:
СЧ = СЧм / М,
где:
- СЧ — среднесписочная численность за период;
- СЧм — среднесписочное число по каждому месяцу периода;
- М — количество месяцев в периоде.
Данные за конкретный месяц исчисляются по формуле:
СЧм = СПп + СПн,
где:
- СПп — среднесписочная численность с полным рабочим днем;
- СПн — среднесписочная численность с неполным рабочим днем.
Среднесписочная численность по году считается с использованием информации о среднем количестве в каждом месяце периода. К примеру, ССЧ за январь–май составляет 15 человек, июнь–декабрь — 20. Годовая цифра составит 18 человек ((15 чел. × 5 мес. + 20 чел. × 7 мес.) / 12 мес). Итоговую цифру округляем, итого — 18 человек. ССЧ по кварталу считается с использованием аналогичного алгоритма.
Таким образом, для предоставления информации установлены определенные правила и точные сроки сдачи. Определены виды организаций, которым нужно направлять сведения. Помимо этого, утверждена форма отчета.
Во избежание штрафных санкций следует строго придерживаться установленных норм.