Аудит кадровых документов: кто и зачем его проводит
Аудит — это независимая проверка документов, которые создаются или регулируют определенную сферу деятельности компании. При проведении ревизии кадрового делопроизводства она крайне желательна, и лучше делать ее своевременно.
Это позволит выявить несоответствия и нарушения норм законодательства, допущенные в различных документах, исправить их и избежать неприятных последствий: штрафов и предписаний от контролирующих органов, конфликтов или претензий от работников, и даже судебных разбирательств.
Аудит позволяет увидеть не только слабые стороны, но и выявить кадровый потенциал, определить способы его эффективного использования, перераспределить финансовые вложения.
Перед проведением такой проверки необходимо решить: кто может делать аудит договоров и кадровой работы — приглашенный внешний специалист (специализированная компания) или внутреннее подразделение (специалист) предприятия, например юридическая служба или юрист.
Основной недостаток проведения внутренней проверки — возможная необъективность или заинтересованность специалистов. Но такой способ позволяет сэкономить средства на проверку и провести ее более мягко.
Если же нужен непредвзятый взгляд на деятельность кадровой службы — закажите внешний аудит.
Второй важный вопрос, который решается до проведения аудита: что проверить в кадрах и какие документы проверять, а какие — необязательно.
Вся документация в организации делится на 2 группы:
- обязательная по закону — наличие таких документов прописано в Трудовом кодексе, специальных законах или подзаконных актах (например, трудовой договор, ПВТР, график сменной работы, расчетный листок и пр.);
- необязательная по закону — если такие документы отсутствуют, это не является нарушением, и штрафы за это не предусмотрены.
Аудитор проверяет соблюдение обязательных требований закона (ТК, ГК и др. спец. законов) к форме и содержанию таких документов, их достаточности, своевременности заполнения и исполнения в зависимости от целей, которые ставятся перед аудитором.
Целей существует несколько:
- установить степень соблюдения законов при ведении кадровой документации;
- выяснить эффективность системы управления сотрудниками и уровень квалификации работников кадровой службы;
- проанализировать порядок набора персонала и меры по его удержанию, причины «текучки» или нехватки специалистов;
- выявить имеющиеся недостатки в работе кадровиков, в создаваемых ими документах и определить способы устранения недочетов.
Для сведения: как проходит аудиторская проверка бухгалтерской отчетности
Что проверяют при кадровом аудите
Основной акцент при проверке отдела кадров делается на обязательных документах.
Как правило, проверке подвергаются:
- все обязательные локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение об оплате, положения по персональным данным и пр.;
- документы, создаваемые на их основе, в том числе исходя из структуры предприятия: приказы, инструкции, распоряжения, журналы учета и др.;
- документы, обязательные для заключения с работниками: приказы, трудовые договоры, договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности, личные карточки и пр.
При осуществлении проверки отдела персонала аудитор вправе предложить квалификационные тесты, проанализировать работу самих кадровиков, проверить обоснованность финансовых расходов на поиск новых сотрудников или проведение мероприятий с уже работающим персоналом (обучение, переквалификация, стимулирующие мероприятия и пр.); собрать сведения у других работников, чтобы получить объективное представление об эффективности работы кадровой службы, о внутреннем трудовом аудите и его результатах.
Правила и алгоритм аудита кадровых документов
Чтобы проверка службы кадров прошла быстро и эффективно, соблюдается определенный алгоритм, который состоит из следующих этапов:
- Подготовительный: действия, которые принимаются до начала проверки.
- Основной: непосредственно процесс проверки.
- Заключительный: подведение итогов.
На первом этапе осуществляются действия:
- определить, для каких целей требуется проверка, какой результат нужен в итоге;
- принять решение о форме аудита: внешнем или внутреннем;
- выбрать внешнюю проверяющую компанию или внутреннего специалиста, отдел;
- издать приказ о проведении кадрового аудита, в котором указываются сроки его проведения, состав комиссии или проверяющее лицо, ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц;
- аудитор составляет план проверки и выбирает методы для ее проведения.
Если в компании разработана программа кадрового аудита, то на втором этапе аудитор действует в соответствии с ней. Если же такой программы нет, то он выполняет минимально необходимые действия:
- запрашивает необходимые документы;
- проверяет их на соответствие обязательным требованиям законов или НПА;
- запрашивает недостающие сведения или пояснения у работников отдела кадров;
- если предусмотрено программой или целями аудита — проводит опросы и анкетирование не только кадровых, но и остальных работников.
На заключительном этапе аудитор обрабатывает все полученные сведения, подводит итоги своей работы и составляет финальный документ: заключение, отчет, анализ, акт — форма и название могут быть разными в зависимости от целей проверки.
В своем заключении аудитор указывает на недостатки, которые он выявил, описывает возможные негативные последствия или риски, предлагает способы их устранения или сведения к минимуму.
На основании заключения аудитора руководитель предприятия принимает соответствующие распоряжения, приказы, в которых даются организационные указания работникам, а при необходимости — вправе привлечь ответственных лиц к ответственности.
Может пригодиться:
В законах не установлен закрытый перечень, какие организации имеют право проверить ведение кадрового делопроизводства в организации.
Фактически это вправе сделать любой проверяющий или контролирующий орган (прокуратура, ГИТ, налоговая, лицензирующие органы и пр.), потому что документация, составляемая в службе кадров, затрагивает практически все стороны деятельности предприятия.
Читайте также: в чем суть моратория на проверки IT-компаний
