Обязательна ли печать для кадровых документов

Где использовать штамп для кадровых документов

Законодательством применение оттиска на документации отдела кадров регулируется мало. Упоминание, где можно использовать печать для кадровых документов и других бумаг в ООО и АО, есть в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ, Федеральном законе от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Там сказано, что компания вправе иметь оттиски, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Сведения о наличии оттиска должны содержаться в уставе организации, или реквизит не будет иметь юридической силы. Если организация крупная, то она вправе иметь несколько штампов, например для разных отделов и структурных подразделений, но тогда рекомендуется составить приказ о введении печати отдела кадров, и некоторую его документацию заверять этим реквизитом.

Какие бумаги разрешено заверить штампом кадровой службы, понятно из Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Из него следует, что поставить реквизит допускается:

В трудовой книжке и вкладыше к ней:

• при изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения;
• при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, в ТК работника вносится соответствующая запись, заверяемая подписью работодателя или лица, ответственного за ведение ТК, печатью работодателя (кадровой службы);
• при увольнении сотрудника.

Также реквизит проставляется на следующих кадровых бумагах:

• справках с места работы;
• заверенных копиях документов, связанных с работой сотрудника (копиях приказов, ТК, трудового договора, распоряжения и др.);
• печать отдела кадров в трудовом договоре работника проставляется по общепринятым нормам, хотя на законодательном уровне требований к этому нет.

Если работник компании является автором отзыва на автореферат/диссертацию, то реквизит для его документов нужен: необходимо заверение отзыва официального оппонента печатью отдела кадров (постановление Правительства Российской Федерации от 20.06.2011 № 475).

Обязательна ли печать на кадровых приказах

Большинство компаний оформляют приказы о приеме на работу, отпусках, переводах, увольнениях на унифицированных бланках, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, там нет места для проставления реквизита. Поэтому некоторые работодатели сомневаются, нужна ли печать на кадровых приказах компании, оформленных на унифицированных бланках. Отвечаем: в этой ситуации от нее допустимо отказаться.

Также некоторые работодатели сомневаются, ставится ли печать на кадровых приказах организации, если они оформляются не на унифицированных бланках. Здесь два пути:

• форма документа разрабатывается с учетом применения штампа (тогда его проставляют всегда);
• бумага не предусматривает применение реквизита (его не используют).

Как выглядит оттиск на кадровых приказах

Законодательством не предусмотрена определенная форма оттиска, но большинство компаний использует штампы, в которых указаны:

• наименование фирмы;
• логотип;
• ИНН/КПП;
• ОГРН;
• название структурного подразделения, в котором используется (бухгалтерия, отдел кадров, отдел охраны труда и др.).

Примерный образец печати для кадровых документов выглядит следующим образом:

Как внедрить штамп для отдела кадров

Чтобы ввести в действие оттиск на документации, фирме необходимо внести изменения в устав, а затем установить в ЛНА применение штампа кадровой службы. В бумаге указать, на какой документации разрешено применять оттиск, как его хранить и уничтожать, назначить ответственных лиц за его использование.