Структура кадровой отчетности 2024 года
Все кадровые отчеты группируют в отдельные категории по срокам и периодичности предоставления. Выделим группы:
Напоминаем, что Социальный фонд России ввел единый отчет ЕФС-1 (постановление Правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022). В 2024 году форму ЕФС-1 планируют изменить. Кадровики заполняют только одну часть ЕФС-1 — подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности». Подраздел надо сдавать в СФР только при наступлении кадровых событий. Сроки сдачи сведений:
- при приеме, увольнении, заключении или расторжении ГПХ — не позднее следующего дня;
- при переводе на другую постоянную работу, оформлении электронной трудовой — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Подробнее: срок подачи формы ЕФС-1 при увольнении
Единая таблица сроков сдачи отчетов кадровика в 2024 году выглядит так:
Отчетный месяц | Когда сдавать | Куда сдавать | Какие отчеты сдает отдел кадров в 2024 году |
---|---|---|---|
Январь | С 1-го рабочего дня января по 10 января | Росстат | П-4 (НЗ) за 4-й квартал 2023 года |
С 1-го рабочего дня января по 15 января | Росстат |
Статотчет П-4 сдают:
|
|
С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 22 января (21.01.2024 выпадает на воскресенье) | Росстат |
Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год |
|
25 января | Служба занятости | Сведения о наличии вакантных, свободных мест | |
25 января | СФР | Сведения о трудовой деятельности за декабрь 2023 года, если произошли кадровые события (подраздел 1.1 ЕФС-1) | |
Сведения о страховом стаже за 2023 год (подраздел 1.2 ЕФС-1) | |||
С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января | Росстат |
Статотчет 1-Т — подготовьте сведения о численности и заработке персонала за 2023 год |
|
Февраль | 15 февраля | Росстат | П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц |
26 февраля (25.02.2024 выпадает на воскресенье) | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
26 февраля | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
Март | С 20-го рабочего дня после отчетного периода по 1 марта | Росстат | Отчеты 1-Т (ГС) и 1-Т (МС) о численности, ЗП и дополнительном профессиональном образовании государственных и муниципальных служащих за 2023 год |
С 20 февраля по 1 марта |
Формуляр № 7-травматизм за прошлый год |
||
Сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев (приложение к 7-травматизм) за 2023 год. Сдаем 1 раз в три года |
|||
15 марта | Росстат | П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц | |
25 марта | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
25 марта | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
Апрель | С 3 по 8 апреля | Росстат | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — за первый квартал |
15 апреля | Росстат |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Отчет сдают:
|
|
25 апреля | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
25 апреля | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
Май | 15 мая | Росстат | П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц |
25 мая | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | ||
Июнь | 17 июня (15.06.2024 выпадает на субботу) | Росстат | П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц |
25 июня | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | ||
Июль | С 3 по 8 июля | Росстат | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — за второй квартал |
15 июля | Росстат |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Отчет сдают:
|
|
25 июля | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | ||
Август | 15 августа | Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — за прошлый месяц |
26 августа (25.08.2024 выпадает на воскресенье) | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | ||
Сентябрь | 16 сентября (15.09.2024 выпадает на воскресенье) | Военный комиссариат | Направить списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста |
16 сентября | Росстат | П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц | |
25 сентября | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | ||
Октябрь | Со 2 по 8 октября | Росстат | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — за третий квартал |
15 октября | Росстат |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Отчет сдают:
|
|
25 октября | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | ||
Ноябрь | 1 ноября | Военный комиссариат | Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, если поступил запрос военкомата |
15 ноября | Росстат | П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц | |
25 ноября | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | ||
С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 30 ноября — сдаем до 2 декабря, поскольку 30.11.2024 выпадает на субботу | Росстат |
Форма № 1-Т (проф) — отчет о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам. Сдаем 1 раз в два года — за октябрь текущего года |
|
Форма № 57-Т — сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям. Сдаем 1 раз в два года — за октябрь текущего года |
|||
Декабрь | 1 декабря | Военный комиссариат | Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе |
Военный комиссариат | Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата | ||
16 декабря | Росстат | Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — за прошлый месяц | |
25 декабря | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события) | |
Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест |
Кадровая отчетность в МВД
Это особый тип сведений, которые касаются трудоустройства иностранных граждан. Кадровик компании, в которой приняли на работу иностранца, обязан в течение 3 рабочих дней оповестить МВД по вопросам миграции. Аналогичное уведомление придется направить в МВД, если трудовой договор или договор ГПХ с иностранным гражданином расторгнут.
Причем уведомление составляется по унифицированной форме. Бланк утвержден Приказом МВД России от 30.07.2020 № 536.
Подробнее: как уведомить о приеме на работу иностранного гражданина
Кадровая отчетность в военкомат
Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (абз. 4, 5 п. 1 ст. 4, п. 11 ст. 8.1 53-ФЗ от 28.03.1998, постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.
Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:
Наименование формы | Примечание | Сроки сдачи |
---|---|---|
Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету | Предоставляются при принятии гражданина на работу или его увольнении с работы | В течение 5 дней со дня принятия/увольнения работника |
Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете | Предоставляются только при изменении таких сведений | В течение 5 дней со дня изменения сведений |
Сведения о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учете, но обязанных состоять | Предоставляются при выявлении таких граждан | В течение 3 рабочих дней после выявления таких граждан |
Списки работников, состоящих на ВУ и не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете | Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата | В течение 14 дней с момента получения запроса |
По постановлению № 719 руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности передают по официальному распоряжению (приказу), которое, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.
В новой таблице представлены обязательные отчеты кадровиков в военкомат:
Наименование формы | Примечание | Сроки сдачи |
---|---|---|
Форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных военнообязанных» | Информация о военнообязанных сотрудниках в разрезе категорий должностей (руководство, служащие, специалисты или рабочие) | Один раз в год, до 31 декабря отчетного года по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным |
Форма № 18 «Карточка учета организации» | Общая информация об организации, обобщенные показатели о количестве военнообязанных граждан, работающих в организации | |
Списки граждан в возрасте 15–16 лет | Запрашиваемая информация указывается по формулярам кадровой отчетности | Один раз в год, до 15 сентября |
Списки граждан мужского пола для постановки на ВУ впервые в следующем году | Один раз в год, до 1 ноября |
Подробнее: как подготовить отчеты о военнообязанных в военкомат
Кадровая отчетность для Службы занятости населения
Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.
Актуальная таблица кадровых отчетов в 2024 году, предоставляемых в Центр занятости (ежемесячные формы):
Наименование предоставляемой информации | Срок сдачи, периодичность |
---|---|
Обязательная | |
Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения | За два месяца до начала соответствующих мероприятий |
Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан | За три месяца до начала соответствующих мероприятий |
Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю | В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы |
Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации | Ежемесячно |
По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН | |
Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина |
Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве |
По вновь созданным организациям с численностью работников более 25 человек органы госвласти и самоуправления обязаны размещать сведения об их вакансиях на платформе «Работа в России» (Федеральный закон от 28.06.2021 № 219-ФЗ). Формы сведений закреплены в Приказе Минтруда № 24 от 26.01.2022.
Ежемесячная отчетность кадровика
Вот какие отчеты сдает кадровик и куда в 2024 году ежемесячно:
- сведения о трудовой деятельности — в СФР;
- статистику — в центр занятости;
- форму П-4 — в Росстат.
Сведения о трудовой деятельности
Сведения о трудовой деятельности сдают в составе отчета ЕФС-1 — в подразделе 1.1. Подавайте сведения, если в отчетном периоде произошли кадровые изменения или перемещения:
- наняли нового работника (заключили трудовой договор);
- перевели сотрудника на другую должность;
- уволили работника (расторгли трудовой договор);
- заключили или расторгли договор ГПХ;
- приостановили или возобновили трудовой договор с мобилизованным работником;
- иные ситуации, которые требуется отразить в бумажной трудовой книжке;
- работник подал заявление об определении порядка ведения бумажной трудовой книжки.
Если одно или несколько перечисленных событий произошли в отчетном месяце 2024 года, то придется отчитаться в СФР. Предельные сроки сдачи отчетности по календарю кадровика на 2024 год таковы:
- При приеме или увольнении сотрудника, заключении или расторжении договора гражданско-правового характера — не позднее следующего рабочего дня.
- При приостановлении или возобновлении трудового договора с мобилизованным — не позднее следующего рабочего дня.
- При переводе на другую постоянную работу, подаче заявления о переходе на ЭТК — до 25-го числа следующего месяца.
Отчет подают на бумаге, если в штате трудится не более 10 человек. Остальные работодатели обязаны отчитываться электронно.
Информация для службы занятости
Один раз в месяц предоставляется кадровая отчетность в государственные органы службы занятости населения.
Наименование | Примечание |
---|---|
Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя | Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации |
Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации |
Отчетность в Росстат
Каждый месяц кадровик совместно с бухгалтерией заполняет статистическую информацию по форме П-4. Этот отчет содержит информацию о количестве работников, фактически отработанном времени и о начисленной заработной плате и иных вознаграждениях за труд. Отчетность подают ежемесячно, с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода.
Ежеквартальная отчетность кадровика
В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числится менее 15 работников — с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода. Независимо от периодичности отчетности направьте сведения по форме П-4 из Приказа № 532 от 29.07.2022.
Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих и о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Бланк на 2023 г. утвержден Приказом № 532 от 29.07.2022, на 2024 год — Приказом № 360 от 31.07.2023.
Подавайте П-4 (НЗ) в такие сроки:
- за 1–3-й кварталы — с 1-го рабочего дня по 8-е число после отчетного квартала;
- за 4-й квартал — с 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного квартала.
Отчетность кадровика в СФР
Госучреждения обязаны ежегодно направлять сведения о стаже и назначении досрочной пенсии. Сведения о стаже показывают в подразделе 1.2 ЕФС-1. Этот подраздел сдают вместе с подразделом 2. Предельный срок сдачи — 25 января следующего года. В 2024 году отчитаемся по этой форме в первый раз: за 2023 год подаем сведения до 25.01.2024.
Отчетность кадровика в ФНС и Росстат
Кадровики совместно с бухгалтерами представляют кадровые отчеты и документы на конец года в органы статистики и ФНС.
В территориальную ИФНС кадровый работник отчитывается о среднесписочной численности работников за отчетный год. До 2021 г. сдавали отдельно, а с 2021 года сведения о среднесписочной численности включены в состав расчета по страховым взносам и представляются один раз в год. Годовой РСВ надо отправить до 25.01.2024.
Подробнее: как отчитаться о среднесписочной численности работников
Годовая отчетность в Росстат представляет собой форму № 1-Т (условия труда). От заполнения отчета освобождены только СМП. Бюджетники заполняют 1-Т, 1-Т (ГС) и 1-Т (МС) в обязательном порядке. Бланки и правила их заполнения представлены в Приказе Росстата № 360 от 31.07.2023. Сведения по форме 1-Т (условия труда) подают в период с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января, 1-Т — с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января, 1-Т (условия труда). А по формам 1-Т (ГС), (МС) отчитываются в период с 20-го рабочего дня после отчетного периода по 1 марта.
Еще один статистический формуляр — № 7-травматизм. Подайте сведения на бланке из приказа № 485 от 01.07.2022 в период с 20 февраля по 1 марта следующего года.
Некоторые сведения придется подготовить по индивидуальному запросу налоговиков или органов статистики. Сроки и формы указаны в индивидуальном запросе-требовании.
Ведомственная отчетность кадровика
Это виды отчетов, предусмотренные учредителями, отраслевыми министерствами и ведомствами. Состав, формы, периодичность и особенности заполнения утверждаются соответствующими распоряжениями отраслевых органов управления. Одной из форм ведомственной отчетности кадровика является «Отчет по сети, штатам и контингентам», в которой представлена прогнозная количественная информация о штатной численности работников, обслуживаемом контингенте, наличии подразделений и прочая информация о получателях бюджетных средств. Сдается форма в сентябре текущего года.
Периодические формы кадровой отчетности
Сведения, которые необходимо предоставлять реже, чем один раз в год, обычно запрашивает Росстат. Среди таких формуляров выделим:
- форма № 1-Т (проф) — ее запрашивают один раз в два года;
- форма № 57-Т — тоже предоставляют один раз в два года;
- приложение к форме № 7-травматизм — отчитываются один раз в три года.
Какая ответственность грозит за нарушения в кадровой отчетности
За нарушение обязательств по предоставлению отчетности в СФР грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредставленный документ.
За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1–21.5 КоАП).
Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.
Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:
- дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
- штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.
Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.