Отчетность кадровика бюджетной организации в 2021 году

Структура отчетности

Всю отчетность по кадрам в 2021 году группируют в отдельные категории по срокам и периодичности предоставления. Выделим группы:

Единая таблица сроков сдачи отчетности по календарю кадровика на 2021 год выглядит так:

Отчетность в МВД

Особый тип сведений, которые касаются трудоустройства иностранных граждан. Кадровик компании, в которой приняли на работу иностранца, обязан в течение 3 рабочих дней оповестить МВД по вопросам миграции. Аналогичное уведомление придется направить в МВД, если трудовой договор или договор ГПХ с иностранным гражданином расторгнут.

Причем уведомление составляется по унифицированной форме. Новый бланк утвержден приказом МВД России от 30.07.2020 № 536. В 2020 оформляют уведомление по правилам приказа МВД от 10.01.2018 № 11.

Подробности — в статье «Инструкция: как уведомить о приеме на работу иностранного гражданина».

Отчетность в военкомат

Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (постановление правительства от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.

Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:

Информация для Службы занятости населения

Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости, определим в таблице.

Актуальная таблица кадровых отчетов в 2021 году в Центр занятости (ежемесячные формы):

Ежемесячные формы кадровика

Вот какие отчеты сдает кадровик и куда в 2021 год ежемесячно:

1. СЗВ-М — в ПФР.
2. СЗВ-ТД — в ПФР.
3. Статистика — в центр занятости.
4. Форма П-4 — в Росстат.

СЗВ-М в Пенсионный фонд

Ежемесячная форма отчетности, которая содержит информацию о застрахованных лицах. СЗВ-М заполняется на всех работников организации, с которыми заключены трудовые договоры. Включить в отчетность придется и тех специалистов, которые трудятся в учреждении по договорам гражданско-правового характера, подряда, авторского заказа и прочее.

Бланк отчетного формуляра утвержден постановлением правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и постановлением правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Правила заполнения: «Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М».

Новая форма СЗВ-ТД в ПФР

С 2020 года в пенсионное ведомство придется подавать новый отчет по форме СЗВ-ТД. Это сведения, необходимые для формирования электронных трудовых книжек. Отчет сдают ежемесячно, но не все работодатели. Подать СЗВ-ТД придется, если в отчетном периоде произошли кадровые изменения или перемещения. К таковым основаниям следует относить:

• наняли нового работника (заключили трудовой договор);
• перевели сотрудника на другую должность;
• уволили работника (расторгли трудовой договор);
• иные ситуации, которые требуется отразить в бумажной трудовой книжке;
• работник подал заявление об определении порядка ведения бумажной трудовой книжки.

Если одно или несколько перечисленных событий произошли в отчетном месяце 2020 года, то придется отчитаться. Причем при приеме или увольнении сотрудника отчетность необходимо сдать не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа. В остальных случаях отчет предоставляется один раз в месяц.

Актуальная таблица сроков сдачи отчетов кадровика в 2021 году (СЗВ-ТД):

Отчет подают на бумаге, если в штате трудятся до 25 человек. Остальные работодатели обязаны отчитываться электронно.

Инструкции по заполнению и актуальный бланк — в статье «Инструкция: заполняем и сдаем новый отчет по работникам СЗВ-ТД».

Информация для центра занятости, предоставляемая ежемесячно

Один раз в месяц предоставляется кадровая отчетность в государственные органы службы занятости населения.

Статистические формуляры

Каждый месяц кадровик совместно с бухгалтерией заполняет статистическую информацию по форме П-4. Этот отчет содержит информацию о количестве работников, фактически отработанном времени и о начисленной заработной плате и иных вознаграждениях за труд. Отчетность подают ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Квартальная отчетность

В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числятся менее 15 работников. Бланк отчета един. Структура утверждена в приказе Росстата от 15.07.2019 № 404. Направьте П-4 в Росстат до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих и о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Подавайте отчет до 8 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Бланк утвержден приказом Росстата от 15.07.2019 № 404.

Ежегодные формы кадровой отчетности в военкоматы

По постановлению № 719, руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности передают по официальному распоряжению (приказу), которое, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.

Новая таблица — обязательные отчеты кадровиков в 2021 году в военкомат:

Кадровые отчеты в Пенсионный фонд

Госучреждения обязаны направлять сведения о персонифицированном учете работников в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. Ежегодные отчеты — СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Информация из формы необходима для сверки и контроля поступившей информации из ФНС по единым расчетам по страховым взносам. Представители ПФР уполномочены потребовать заполнить форму при оформлении работника на пенсию, не дожидаясь срока отчетности, предоставить ее придется в течение 3 рабочих дней. Ежегодный срок сдачи — до 1 марта следующего года.

Заполняем и сдаем форму СЗВ-СТАЖ в ПФР: пошаговая инструкция

Дополнительно представители Пенсионного фонда уполномочены затребовать справки, выписки из приказов, копии подтверждающих документов для назначения страховых выплат пенсионеру. Например, отчеты по формам СЗВ-К или СПВ-2. Конкретных сроков для сдачи такой документации не предусмотрено, обычно сроки указываются в индивидуальных запросах сотрудников ПФР.

Налоговые и статистические отчеты кадровика

Кадровики совместно с бухгалтерами предоставляют кадровые отчеты и документы на конец года в органы статистики и ФНС.

В территориальное отделение Налоговой службы кадровый работник обязан предоставить отчет о среднесписочной численности работников за отчетный год. До 2021 сдавали его не позднее 20 января (практически сразу после новогодних праздников). Если в учреждении менее 100 человек, то бланк отчета отправлялся в ФНС на бумаге. Если среднесписочная численность равна или более 100 человек, то отчитывались только в электронном виде. Формат и правила составления отчета предусмотрены в приказе ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@.

Подробности — в статье «Как составить отчет Сведения о среднесписочной численности работников».

С 2021 года сведения о среднесписочной численности включены в состав расчета по страховым взносам и предоставляются один раз в год до 1 февраля.

Годовая отчетность в Росстат представляет собой форму № 1-Т (условия труда). От заполнения отчета освобождены только СМП. Бюджетники заполняют бланки № 1-Т и 1-Т (ГМС) в обязательном порядке. Формуляры и правила их заполнения представлены в приказе Росстата от 15.07.2019 № 404. Направьте сведения в Росстат по форме 1-Т (ГМС) до 15 января, а по форме 1-Т — до 30 января года, следующего за отчетным.

Еще один статистический формуляр — № 7-травматизм. Подробности по оформлению отчета — в статье «Инструкция: заполняем форму № 7-травматизм». Подайте сведения не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Некоторые сведения придется подготовить по индивидуальному запросу налоговиков или органов статистики. Сроки и формы указаны в индивидуальном запросе-требовании.

Ведомственная отчетность

Виды отчетов, предусмотренные учредителями, отраслевыми министерствами и ведомствами. Состав, формы, периодичность и особенности заполнения утверждаются соответствующими распоряжениями отраслевых органов управления. Одной из форм ведомственной отчетности кадровика является «Отчет по сети, штатам и контингентам», в которой представлена прогнозная количественная информация о штатной численности работников, обслуживаемом контингенте, наличии подразделений и прочая информация о получателях бюджетных средств. Сдается форма в сентябре текущего года.

Периодические формы

Сведения, которые необходимо предоставлять реже, чем один раз в год, обычно запрашивает Росстат. Среди таких формуляров выделим:

• форма № 1-кадры — ее запрашивают раз в 3, а то и 4 года;
• форма № 57-Т — ее предоставляют один раз в два года;
• приложение к форме № 7-травматизм — отчитываются один раз в три года.

Какая ответственность предусмотрена

За нарушение обязательств по предоставлению СЗВ-М в Пенсионный фонд грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредоставленный документ.

За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1-21.5 КоАП).

Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.

Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:

• дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
• штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.

Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.