Информация для Службы занятости населения
Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан.
Итак, какую отчетность сдает кадровик в службу занятости:
|
№ п/п |
Наименование предоставляемой информации |
Срок сдачи / периодичность |
|---|---|---|
|
Обязательная |
||
|
1 |
Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя |
Ежемесячно |
|
2 |
Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации |
Ежемесячно |
|
3 |
Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения |
За два месяца до начала соответствующих мероприятий |
|
4 |
Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан |
За три месяца до начала соответствующих мероприятий |
|
5 |
Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю |
В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы |
|
6 |
Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации |
Ежемесячно |
|
По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН |
||
|
7 |
Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости |
В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина |
|
8 |
Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости |
В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причиной отказа в трудоустройстве |
Индивидуальные сроки и действующие формы отчета можно получить в территориальном представительстве службы занятости. Отметим, что бланки и крайняя дата сдачи может существенно отличаться в зависимости от региона.
Отчитываемся в военкоматы
Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.
В соответствии с постановлением № 719, руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности должны быть переданы по официальному распоряжению (приказу), который, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.
Кадровик отчитывается в военкомат по формам:
|
Наименование формы |
Примечание |
Сроки сдачи |
|---|---|---|
|
Форма № 6 «ОТЧЕТ о численности работающих и забронированных военнообязанных» |
Информация о военнообязанных сотрудниках в разрезе категорий должностей (руководство, служащие, специалисты или рабочие) |
Один раз в год, до 31 декабря отчетного года, по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным |
|
Форма № 18 «Карточка учета организации» |
Общая информация об организации, обобщенные показатели о количестве военнообязанных граждан, работающих в организации |
|
|
Извещение в военный комиссариат о списках принятых / уволенных сотрудниках |
Сведения о движении военнообязанных сотрудников в бюджетном учреждении |
В течение 14 дней с момента наступления даты увольнения или принятия на работу |
|
Списки граждан в возрасте 15-16 лет |
Формы и правила заполнения кадровых отчетов в военкомат представлены в приложениях к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ |
Один раз в год, в сентябре |
|
Списки граждан мужского пола для постановки на ВУ впервые в следующем году |
Один раз в год, до 01 ноября |
|
|
Списки работников, состоящих на ВУ, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете |
Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата |
В течение 14 дней с момента получения запроса |
Кадровые отчеты в Пенсионный фонд
Госучреждения обязаны направлять сведения о персонифицированном учете работников в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. Какую кадровую отчетность сдают в ПФР:
- Ежемесячная форма СЗВ-М. обязанность по предоставлению данной формы могут переложить на бухгалтера предприятия, но сотрудники ПФР относят СЗВ-М к кадровой отчетности. Сдаем до 15 числа следующего месяца.
- Ежегодный отчет СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Информация из формы необходима для сверки и контроля поступившей информации из ФНС по единым расчетам по страховым взносам. Представители ПФР могут потребовать заполнить форму при оформлении работника на пенсию, не дожидаясь срока отчетности, предоставить ее придется в течение 3 рабочих дней. Ежегодный срок сдачи — до 01 марта следующего года.
Дополнительно представители Пенсионного фонда могут затребовать справки, выписки из приказов, копии подтверждающих документов для назначения страховых выплат пенсионеру. Например, отчеты по формам СЗВ-К или СПВ-2. Конкретных сроков для сдачи такой документации не предусмотрено, обычно сроки указываются в индивидуальных запросах сотрудников ПФР.
Налоговые и статистические отчеты кадровика
В территориальное отделение Налоговой службы кадровый работник обязан предоставить отчет о среднесписочной численности работников за отчетный год. Сдать его следует не позднее 20 января (практически сразу после новогодних праздников). Если в учреждении менее 25 человек, то отправить бланк отчета в ФНС можно на бумаге. Если среднесписочная численность равна или более 25 человек, то отчитаться можно только в электронном виде.
В органы статистики готовят отчеты по формам П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают его все организации независимо от типа, форм и видов деятельности. Для П-4 предусмотрены особые сроки предоставления: ежемесячно для учреждений с численность более 15 человек, ежеквартально — для организаций с численностью менее 15 человек.
Форма П-4 НЗ «Сведения о неполной занятости и движении работников» — еще один статистический отчет, который нужно заполнять один раз в квартал и отправлять в органы статистики до 8 числа после отчетного периода. Причем обязаны сдавать П-4 НЗ не все бюджетные учреждения, а только те, у которых среднесписочная численность более 15 человек, включая совместителей и работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам.
Некоторые сведения придется подготовить по индивидуальному запросу налоговиков или органов статистики. Сроки и формы указаны в индивидуальном запросе-требовании.
Ведомственная отчетность
Виды отчетов, предусмотренные учредителями, отраслевыми министерствами и ведомствами. Состав, формы, периодичность и особенности заполнения утверждаются соответствующими распоряжениями отраслевых органов управления. Одной из форм ведомственной отчетности кадровика является «Отчет по сети, штатам и контингентам», в которой представлена прогнозная количественная информация о штатной численности работников, обслуживаемому контингенту, наличию подразделений и прочей информации о получателях бюджетных средств. Сдается форма в сентябре текущего года.
Какая ответственность предусмотрена
За нарушение обязательств по предоставлению СЗВ-М в Пенсионный фонд грозят крупные штрафы: 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредставленный документ.
За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1-21.5 КоАП).
Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 до 70 тысяч рублей на организацию и от 20 до 30 тысяч рублей на руководителя.
Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:
- дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
- штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.
Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.