Таблица сроков сдачи кадровой отчетности на 2023 год в 2022 году

Структура отчетности

Все кадровые отчеты группируют в отдельные категории по срокам и периодичности предоставления. Выделим группы:

ВАЖНО! Пенсионный фонд объединили с Соцстрахом — с 1 января 2023 года начнет работу новый Социальный фонд России (236-ФЗ от 14.07.2022). И всю отчетность, которую раньше по отдельности сдавали в ПФР и ФСС, теперь надо предоставлять в новый СФР в составе единой формы сведений ЕФС-1 (постановление Правления № 245п от 31.10.2022). Старые отчетные формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС отменяют: их и заменит новый ЕФС-1.

Кадровики заполняют только одну часть ЕФС-1 — подраздел 1.1, сведения о трудовой деятельности. Это аналог СЗВ-ТД. Подраздел надо сдавать в новый СФР только при наступлении кадровых событий. Сроки сдачи сведений:

при приеме, увольнении, заключении или расторжении ГПХ — не позднее 25-го числа следующего дня;
при переводе на другую постоянную работу, оформлении электронной трудовой — не позднее 25-го числа следующего месяца.

Единая таблица сроков сдачи отчетов кадровика в 2023 году выглядит так:

Отчетный месяц	Когда сдавать	Куда сдавать	Какие отчеты сдает отдел кадров в 2023 году
Январь	С 1-го рабочего дня января по 10 января	Росстат	П-4 (НЗ) за 4-й квартал 2022 года
	С 1-го рабочего дня января по 16 января (15.01.2023 выпадает на воскресенье)	Росстат	Статотчет П-4 сдают: за декабрь прошлого года — организации, где более 15 работников; за весь прошлый год — организации, где менее 15 работников. Инструкция по заполнению
	16 января	СФР	СЗВ-М за декабрь 2022 года. Этот отчет кадровики отправляют в последний раз. Инструкция по заполнению
	С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 23 января (21.01.2023 выпадает на субботу)	Росстат	Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год. Инструкция по заполнению
	25 января	Служба занятости	Сведения о наличии вакантных, свободных мест.
	С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января	Росстат	Статотчет 1-Т — подготовьте сведения о численности и заработке персонала за 2022 г.
Февраль	15 февраля	Росстат	П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.
	27 февраля (25.02.2023 выпадает на субботу)	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	25 февраля	Служба занятости	Данные о наличии свободных мест.
Март	С 20-го рабочего дня после отчетного периода по 1 марта	Росстат	Отчеты 1-Т (ГС) и 1-Т (МС) о численности, ЗП и дополнительном профессиональном образовании государственных и муниципальных служащих за 2022 год.
	С 20 февраля по 1 марта		Формуляр № 7-травматизм за прошлый год. Инструкция по заполнению
	С 20 февраля по 1 марта		Сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев (приложение к 7-травматизм) за 2022 год. Сдаем 1 раз в три года. Инструкция по заполнению
	1 марта	СФР	Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам 2022 года. Сдаем отчет СЗВ-СТАЖ в последний раз. Инструкция по заполнению
	15 марта	Росстат	П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.
	27 марта (27.03.2023 выпадает на субботу)	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	25 марта	Служба занятости	Сведения о наличии свободных мест.
Апрель	С 3 по 10 апреля (08.04.2023 выпадает на субботу)	Росстат	Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — за первый квартал.
	15 апреля	Росстат	Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Отчет сдают: за март — организации, где более 15 работников; за первый квартал года — организации, где менее 15 работников.
	25 апреля	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	25 апреля	Служба занятости	Сведения о наличии свободных мест.
Май	15 мая	Росстат	П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.
	25 мая	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	25 мая	Служба занятости	Данные о наличии свободных мест.
Июнь	15 июня	Росстат	П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.
	26 июня (25.06.2023 выпадает на воскресенье)	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	26 июня (25.06.2023 выпадает на воскресенье)	Служба занятости	Сведения о наличии свободных мест.
Июль	С 3 по 10 июля (08.07.2023 выпадает на субботу)	Росстат	Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — за второй квартал.
	17 июля (15.07.2023 выпадает на субботу)	Росстат	Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Отчет сдают: за июнь — организации, где более 15 работников; за полугодие — организации, где менее 15 работников.
	25 июля	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	25 июля	Служба занятости	Данные о наличии свободных мест.
Август	15 августа	Росстат	Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — за прошлый месяц.
	25 августа	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	25 августа	Служба занятости	Сведения о наличии свободных мест.
Сентябрь	В течение месяца	Военный комиссариат	Направить списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста.
	15 сентября	Росстат	П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.
	25 сентября	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	25 сентября	Служба занятости	Данные о наличии свободных мест.
Октябрь	Со 2 по 9 октября (08.10.2023 выпадает на воскресенье)	Росстат	Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — за третий квартал.
	16 октября	Росстат	Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Отчет сдают: за сентябрь — организации, где более 15 работников; за 9 месяцев — организации, где менее 15 работников.
	25 октября	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	25 октября	Служба занятости	Данные о наличии свободных мест.
Ноябрь	2 ноября	Военный комиссариат	Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.
	15 ноября	Росстат	П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.
	27 ноября (25.11.2023 выпадает на субботу)	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	27 ноября (25.11.2023 выпадает на субботу)	Служба занятости	Данные о наличии свободных мест.
	С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 30 ноября	Росстат	Форма № 1-Т (проф) — отчет о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам. Сдаем 1 раз в два года — за октябрь текущего года.
	С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 30 ноября	Росстат	Форма № 57-Т — сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям. Сдаем 1 раз в два года — за октябрь текущего года.
Декабрь	1 декабря	Военный комиссариат	Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе.
	1 декабря	Военный комиссариат	Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата.
	15 декабря	Росстат	Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — за прошлый месяц.
	25 декабря	СФР	Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события).
	25 декабря	Служба занятости	Сведения о наличии свободных мест.

Отчетность в МВД

Это особый тип сведений, которые касаются трудоустройства иностранных граждан. Кадровик компании, в которой приняли на работу иностранца, обязан в течение 3 рабочих дней оповестить МВД по вопросам миграции. Аналогичное уведомление придется направить в МВД, если трудовой договор или договор ГПХ с иностранным гражданином расторгнут.

Причем уведомление составляется по унифицированной форме. Новый бланк утвержден Приказом МВД России от 30.07.2020 № 536.

Подробности — в статье «Инструкция: как уведомить о приеме на работу иностранного гражданина»

Отчетность в военкомат

Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.

Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:

Наименование формы	Примечание	Сроки сдачи
Извещение в военный комиссариат о списках принятых и уволенных сотрудников	Сведения о движении военнообязанных сотрудников в бюджетном учреждении	В течение 14 дней с момента наступления даты увольнения или принятия на работу
Списки работников, состоящих на ВУ и не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете	Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата	В течение 14 дней с момента получения запроса

Если данные о семейном положении, должности, образовании, структурном подразделении, состоянии здоровья или месте пребывания работника, подлежащего воинскому учету, изменились, то кадровый работник обязан уведомить военный комиссариат. В военкомат направляется приложение № 13 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017.

Информация для Службы занятости населения

Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.

Актуальная таблица кадровых отчетов в 2023 году в Центр занятости (ежемесячные формы):

Наименование предоставляемой информации	Срок сдачи, периодичность
Обязательная
Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения	За два месяца до начала соответствующих мероприятий
Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан	За три месяца до начала соответствующих мероприятий
Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю	В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы
Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации	Ежемесячно
По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН
Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости	В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина
Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости	В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве

Индивидуальные сроки и действующие формы отчета получите в территориальном представительстве службы занятости. Бланки и последняя дата сдачи существенно отличаются в зависимости от региона.

Если есть с 2022 года вновь созданные организации с численностью работников более 25 человек, то органы госвласти и самоуправления обязаны размещать сведения об их вакансиях на платформе «Работа в России» (Федеральный закон от 28.06.2021 № 219-ФЗ). Формы сведений закреплены в Приказе Минтруда № 24 от 26.01.2022.

Ежемесячные формы кадровика

Вот какие отчеты сдает кадровик и куда в 2023 году ежемесячно:

сведения о трудовой деятельности — в ПФР;
статистика — в центр занятости;
форма П-4 — в Росстат.

В 2023 году вводят новый ежемесячный отчет вместо упраздненного СЗВ-М — персонифицированные сведения о физлицах (Приказ ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022). Но фактически этот отчет входит в состав расчета по страховым взносам и подается в налоговую службу: им занимается бухгалтерия, а кадровики помогают бухгалтеру в части заполнения персональных сведений по сотрудникам. Срок сдачи нового ежемесячного отчета в ИФНС — до 25-го числа следующего месяца.

Новая форма сведений о трудовой деятельности

С 2023 года придется подавать сведения о трудовой и иной деятельности в составе отчета ЕФС-1 (ПП ПФ РФ № 245п, № 246п от 31.10.2022). Это сведения, необходимые для формирования электронных трудовых книжек. Отчет сдают в Социальный фонд России.

Отправьте подраздел 1.1, если в отчетном периоде произошли кадровые изменения или перемещения:

наняли нового работника (заключили трудовой договор);
перевели сотрудника на другую должность;
уволили работника (расторгли трудовой договор);
заключили или расторгли договор ГПХ;
приостановили или возобновили трудовой договор с мобилизованным работником;
иные ситуации, которые требуется отразить в бумажной трудовой книжке;
работник подал заявление об определении порядка ведения бумажной трудовой книжки.

Если одно или несколько перечисленных событий произошли в отчетном месяце 2023 года, то придется отчитаться в СФР. Новые сроки сдачи отчетности по календарю кадровика на 2023 год таковы:

При приеме или увольнении сотрудника, заключении или расторжении договора гражданско-правового характера — не позднее следующего рабочего дня.
При приостановлении или возобновлении трудового договора с мобилизованным — не позднее следующего рабочего дня.
При переводе на другую постоянную работу, подаче заявления о переходе на ЭТК — до 25-го числа следующего месяца.

Отчет подают на бумаге, если в штате трудится не более 10 человек. Остальные работодатели обязаны отчитываться электронно.

Информация для центра занятости, предоставляемая ежемесячно

Один раз в месяц предоставляется кадровая отчетность в государственные органы службы занятости населения.

Наименование	Примечание
Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя	Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации
Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации

Наименование

Примечание

Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя

Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации

Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации

Статистические формуляры

Каждый месяц кадровик совместно с бухгалтерией заполняет статистическую информацию по форме П-4. Этот отчет содержит информацию о количестве работников, фактически отработанном времени и о начисленной заработной плате и иных вознаграждениях за труд. Отчетность подают ежемесячно, с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода.

П-4 сдают ежемесячно, если в учреждении числится более 15 человек. Если меньше, то статотчетность подается 1 раз в квартал.

Подробнее: «Инструкция: готовим отчет в органы статистики по форме П-4»

Квартальная отчетность

В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числится менее 15 работников — с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода. Независимо от периодичности отчетности направьте сведения по форме П-4 из Приказа № 532 от 29.07.2022. За декабрь 2022 года, 4-й квартал 2022 г. отчитайтесь по форме из Приказа № 457 от 30.07.2021.

Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих и о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Бланк на 2023 г. утвержден Приказом № 532 от 29.07.2022, а за 4-й квартал 2022 г. отчитайтесь на бланке из Приказа № 457 от 30.07.2021.

Подавайте П-4 (НЗ) в такие сроки:

за 1–3-й кварталы — с 1-го рабочего дня по 8-е число после отчетного квартала;
за 4-й квартал — с 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного квартала.

Ежегодные формы кадровой отчетности в военкоматы

По постановлению № 719 руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности передают по официальному распоряжению (приказу), которое, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.

Новая таблица — обязательные отчеты кадровиков в военкомат:

Наименование формы	Примечание	Сроки сдачи
Форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных военнообязанных»	Информация о военнообязанных сотрудниках в разрезе категорий должностей (руководство, служащие, специалисты или рабочие)	Один раз в год, до 31 декабря отчетного года по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным
Форма № 18 «Карточка учета организации»	Общая информация об организации, обобщенные показатели о количестве военнообязанных граждан, работающих в организации
Списки граждан в возрасте 15–16 лет	Запрашиваемая информация указывается по формулярам кадровой отчетности	Один раз в год, в сентябре
Списки граждан мужского пола для постановки на ВУ впервые в следующем году		Один раз в год, до 1 ноября

Формы и правила заполнения кадровых отчетов в военкомат представлены в приложениях к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ.

Кадровые отчеты в СФР

Госучреждения обязаны ежегодно направлять сведения о стаже и о назначении досрочной пенсии. Сведения о стаже показывают в подразделе 1.2 ЕФС-1 (аналог СЗВ-СТАЖ). Этот подраздел сдают вместе с подразделом 2 (аналог ОДВ-1). Предельный срок сдачи — 25 февраля следующего года. В первый раз по новым формам будем отчитываться уже в 2024 году по итогам 2023-го — до 25.01.2024.

Представители СФР уполномочены потребовать заполнить форму при оформлении работника на пенсию, не дожидаясь срока отчетности, предоставить ее придется в течение 3 рабочих дней.

Налоговые и статистические отчеты кадровика

Кадровики совместно с бухгалтерами предоставляют кадровые отчеты и документы на конец года в органы статистики и ФНС.

В территориальное отделение Налоговой службы кадровый работник отчитывается о среднесписочной численности работников за отчетный год. До 2021 г. сдавали отдельно, а с 2021 года сведения о среднесписочной численности включены в состав расчета по страховым взносам и предоставляются один раз в год. Годовой РСВ надо отправить до 25.01.2023.

Подробности — в статье «Как составить отчет "Сведения о среднесписочной численности работников"»

Годовая отчетность в Росстат представляет собой форму № 1-Т (условия труда). От заполнения отчета освобождены только СМП. Бюджетники заполняют 1-Т, 1-Т (ГС) и 1-Т (МС) в обязательном порядке. Бланки и правила их заполнения представлены в Приказах Росстата № 457 от 30.07.2021 и № 532 от 29.07.2022. Сведения по форме 1-Т (условия труда) подают в период с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января, 1-Т — с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января, 1-Т (условия труда). А по формам 1-Т (ГС), (МС) отчитываются в период с 20-го рабочего дня после отчетного периода по 1 марта.

Еще один статистический формуляр — № 7-травматизм.

Подробности по оформлению отчета — в статье «Инструкция: заполняем форму № 7-травматизм»

Подайте сведения на бланке из приказа № 485 от 01.07.2022 в период с 20 февраля по 1 марта следующего года.

Это не полный перечень статистической отчетности! Проверьте, какие еще кадровые формуляры следует сдать в Росстат в 2023 году вашей организации. Инструкция по проверке статотчетности — в материале «Какую отчетность сдавать в Росстат вашей организации: проверка по ИНН».

Некоторые сведения придется подготовить по индивидуальному запросу налоговиков или органов статистики. Сроки и формы указаны в индивидуальном запросе-требовании.

Ведомственная отчетность

Это виды отчетов, предусмотренные учредителями, отраслевыми министерствами и ведомствами. Состав, формы, периодичность и особенности заполнения утверждаются соответствующими распоряжениями отраслевых органов управления. Одной из форм ведомственной отчетности кадровика является «Отчет по сети, штатам и контингентам», в которой представлена прогнозная количественная информация о штатной численности работников, обслуживаемом контингенте, наличии подразделений и прочая информация о получателях бюджетных средств. Сдается форма в сентябре текущего года.

Периодические формы

Сведения, которые необходимо предоставлять реже, чем один раз в год, обычно запрашивает Росстат. Среди таких формуляров выделим:

форма № 1-Т (проф) — ее запрашивают один раз в два года;
форма № 57-Т — тоже предоставляют один раз в два года;
приложение к форме № 7-травматизм — отчитываются один раз в три года.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какую кадровую отчетность должен предоставлять работодатель в государственные органы. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получите бесплатный доступ, чтобы прочитать.

Какая ответственность предусмотрена

За нарушение обязательств по предоставлению отчетности в СФР грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредоставленный документ.

За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1–21.5 КоАП).

Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.

Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:

дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.

Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.

Отчетность кадровика бюджетной организации в 2023 году