Структура отчетности
Все кадровые отчеты группируют в отдельные категории по срокам и периодичности предоставления. Выделим группы:

ВАЖНО! Пенсионный фонд объединили с Соцстрахом — с 1 января 2023 года начнет работу новый Социальный фонд России (236-ФЗ от 14.07.2022). И всю отчетность, которую раньше по отдельности сдавали в ПФР и ФСС, теперь надо предоставлять в новый СФР в составе единой формы сведений ЕФС-1 (постановление Правления № 245п от 31.10.2022). Старые отчетные формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС отменяют: их и заменит новый ЕФС-1.
Кадровики заполняют только одну часть ЕФС-1 — подраздел 1.1, сведения о трудовой деятельности. Это аналог СЗВ-ТД. Подраздел надо сдавать в новый СФР только при наступлении кадровых событий. Сроки сдачи сведений:
- при приеме, увольнении, заключении или расторжении ГПХ — не позднее 25-го числа следующего дня;
- при переводе на другую постоянную работу, оформлении электронной трудовой — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Единая таблица сроков сдачи отчетов кадровика в 2023 году выглядит так:
Отчетный месяц |
Когда сдавать |
Куда сдавать |
Какие отчеты сдает отдел кадров в 2023 году |
---|---|---|---|
Январь |
С 1-го рабочего дня января по 10 января | Росстат | П-4 (НЗ) за 4-й квартал 2022 года |
С 1-го рабочего дня января по 16 января (15.01.2023 выпадает на воскресенье) |
Росстат |
Статотчет П-4 сдают:
|
|
16 января | СФР |
СЗВ-М за декабрь 2022 года. Этот отчет кадровики отправляют в последний раз. |
|
С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 23 января (21.01.2023 выпадает на субботу) |
Росстат |
Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год. |
|
25 января | Служба занятости |
Сведения о наличии вакантных, свободных мест. |
|
С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января |
Росстат | Статотчет 1-Т — подготовьте сведения о численности и заработке персонала за 2022 г. | |
Февраль |
15 февраля |
Росстат |
П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. |
27 февраля (25.02.2023 выпадает на субботу) | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
25 февраля |
Служба занятости |
Данные о наличии свободных мест. |
|
Март |
С 20-го рабочего дня после отчетного периода по 1 марта | Росстат | Отчеты 1-Т (ГС) и 1-Т (МС) о численности, ЗП и дополнительном профессиональном образовании государственных и муниципальных служащих за 2022 год. |
С 20 февраля по 1 марта |
Формуляр № 7-травматизм за прошлый год. |
||
Сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев (приложение к 7-травматизм) за 2022 год. Сдаем 1 раз в три года. |
|||
1 марта | СФР |
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам 2022 года. Сдаем отчет СЗВ-СТАЖ в последний раз. |
|
15 марта | Росстат |
П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. |
|
27 марта (27.03.2023 выпадает на субботу) | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
25 марта |
Служба занятости |
Сведения о наличии свободных мест. |
|
Апрель |
С 3 по 10 апреля (08.04.2023 выпадает на субботу) |
Росстат |
Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — за первый квартал. |
15 апреля | Росстат |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Отчет сдают:
|
|
25 апреля | СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
25 апреля |
Служба занятости |
Сведения о наличии свободных мест. |
|
Май |
15 мая | Росстат |
П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. |
25 мая |
СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
Служба занятости |
Данные о наличии свободных мест. |
||
Июнь |
15 июня | Росстат |
П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. |
26 июня (25.06.2023 выпадает на воскресенье) |
СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
Служба занятости |
Сведения о наличии свободных мест. |
||
Июль |
С 3 по 10 июля (08.07.2023 выпадает на субботу) | Росстат |
Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — за второй квартал. |
17 июля (15.07.2023 выпадает на субботу) | Росстат |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Отчет сдают:
|
|
25 июля |
СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
Служба занятости |
Данные о наличии свободных мест. |
||
Август |
15 августа | Росстат |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — за прошлый месяц. |
25 августа |
СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
Служба занятости |
Сведения о наличии свободных мест. |
||
Сентябрь |
В течение месяца |
Военный комиссариат |
Направить списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста. |
15 сентября | Росстат |
П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. |
|
25 сентября |
СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
Служба занятости |
Данные о наличии свободных мест. |
||
Октябрь |
Со 2 по 9 октября (08.10.2023 выпадает на воскресенье) |
Росстат |
Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — за третий квартал. |
16 октября |
Росстат |
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Отчет сдают:
|
|
25 октября |
СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
Служба занятости |
Данные о наличии свободных мест. |
||
Ноябрь |
2 ноября |
Военный комиссариат |
Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. |
15 ноября | Росстат |
П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц. |
|
27 ноября (25.11.2023 выпадает на субботу) |
СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
Служба занятости |
Данные о наличии свободных мест. |
||
С 1-го рабочего дня после отчетного периода по 30 ноября | Росстат |
Форма № 1-Т (проф) — отчет о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам. Сдаем 1 раз в два года — за октябрь текущего года. |
|
Форма № 57-Т — сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям. Сдаем 1 раз в два года — за октябрь текущего года. | |||
Декабрь |
1 декабря |
Военный комиссариат |
Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе. |
Военный комиссариат |
Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата. |
||
15 декабря | Росстат |
Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — за прошлый месяц. |
|
25 декабря |
СФР | Сведения о трудовой деятельности за прошлый месяц (если были кадровые события). | |
Служба занятости |
Сведения о наличии свободных мест. |
Отчетность в МВД
Это особый тип сведений, которые касаются трудоустройства иностранных граждан. Кадровик компании, в которой приняли на работу иностранца, обязан в течение 3 рабочих дней оповестить МВД по вопросам миграции. Аналогичное уведомление придется направить в МВД, если трудовой договор или договор ГПХ с иностранным гражданином расторгнут.
Причем уведомление составляется по унифицированной форме. Новый бланк утвержден Приказом МВД России от 30.07.2020 № 536.
Подробности — в статье «Инструкция: как уведомить о приеме на работу иностранного гражданина»
Отчетность в военкомат
Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.
Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:
Наименование формы |
Примечание |
Сроки сдачи |
---|---|---|
Извещение в военный комиссариат о списках принятых и уволенных сотрудников |
Сведения о движении военнообязанных сотрудников в бюджетном учреждении |
В течение 14 дней с момента наступления даты увольнения или принятия на работу |
Списки работников, состоящих на ВУ и не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете |
Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата |
В течение 14 дней с момента получения запроса |
Информация для Службы занятости населения
Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.
Актуальная таблица кадровых отчетов в 2023 году в Центр занятости (ежемесячные формы):
Наименование предоставляемой информации |
Срок сдачи, периодичность |
---|---|
Обязательная |
|
Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения |
За два месяца до начала соответствующих мероприятий |
Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан |
За три месяца до начала соответствующих мероприятий |
Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю |
В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы |
Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации |
Ежемесячно |
По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН |
|
Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости |
В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина |
Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости |
В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве |
Если есть с 2022 года вновь созданные организации с численностью работников более 25 человек, то органы госвласти и самоуправления обязаны размещать сведения об их вакансиях на платформе «Работа в России» (Федеральный закон от 28.06.2021 № 219-ФЗ). Формы сведений закреплены в Приказе Минтруда № 24 от 26.01.2022.
Ежемесячные формы кадровика
Вот какие отчеты сдает кадровик и куда в 2023 году ежемесячно:
- сведения о трудовой деятельности — в ПФР;
- статистика — в центр занятости;
- форма П-4 — в Росстат.
Новая форма сведений о трудовой деятельности
С 2023 года придется подавать сведения о трудовой и иной деятельности в составе отчета ЕФС-1 (ПП ПФ РФ № 245п, № 246п от 31.10.2022). Это сведения, необходимые для формирования электронных трудовых книжек. Отчет сдают в Социальный фонд России.
Отправьте подраздел 1.1, если в отчетном периоде произошли кадровые изменения или перемещения:
- наняли нового работника (заключили трудовой договор);
- перевели сотрудника на другую должность;
- уволили работника (расторгли трудовой договор);
- заключили или расторгли договор ГПХ;
- приостановили или возобновили трудовой договор с мобилизованным работником;
- иные ситуации, которые требуется отразить в бумажной трудовой книжке;
- работник подал заявление об определении порядка ведения бумажной трудовой книжки.
Если одно или несколько перечисленных событий произошли в отчетном месяце 2023 года, то придется отчитаться в СФР. Новые сроки сдачи отчетности по календарю кадровика на 2023 год таковы:
- При приеме или увольнении сотрудника, заключении или расторжении договора гражданско-правового характера — не позднее следующего рабочего дня.
- При приостановлении или возобновлении трудового договора с мобилизованным — не позднее следующего рабочего дня.
- При переводе на другую постоянную работу, подаче заявления о переходе на ЭТК — до 25-го числа следующего месяца.
Отчет подают на бумаге, если в штате трудится не более 10 человек. Остальные работодатели обязаны отчитываться электронно.
Информация для центра занятости, предоставляемая ежемесячно
Один раз в месяц предоставляется кадровая отчетность в государственные органы службы занятости населения.
Наименование |
Примечание |
---|---|
Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя |
Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации |
Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации |
Статистические формуляры
Каждый месяц кадровик совместно с бухгалтерией заполняет статистическую информацию по форме П-4. Этот отчет содержит информацию о количестве работников, фактически отработанном времени и о начисленной заработной плате и иных вознаграждениях за труд. Отчетность подают ежемесячно, с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода.
Подробнее: «Инструкция: готовим отчет в органы статистики по форме П-4»
Квартальная отчетность
В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числится менее 15 работников — с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода. Независимо от периодичности отчетности направьте сведения по форме П-4 из Приказа № 532 от 29.07.2022. За декабрь 2022 года, 4-й квартал 2022 г. отчитайтесь по форме из Приказа № 457 от 30.07.2021.
Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих и о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Бланк на 2023 г. утвержден Приказом № 532 от 29.07.2022, а за 4-й квартал 2022 г. отчитайтесь на бланке из Приказа № 457 от 30.07.2021.
Подавайте П-4 (НЗ) в такие сроки:
- за 1–3-й кварталы — с 1-го рабочего дня по 8-е число после отчетного квартала;
- за 4-й квартал — с 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного квартала.
Ежегодные формы кадровой отчетности в военкоматы
По постановлению № 719 руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности передают по официальному распоряжению (приказу), которое, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.
Новая таблица — обязательные отчеты кадровиков в военкомат:
Наименование формы |
Примечание |
Сроки сдачи |
---|---|---|
Форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных военнообязанных» |
Информация о военнообязанных сотрудниках в разрезе категорий должностей (руководство, служащие, специалисты или рабочие) |
Один раз в год, до 31 декабря отчетного года по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным |
Форма № 18 «Карточка учета организации» |
Общая информация об организации, обобщенные показатели о количестве военнообязанных граждан, работающих в организации |
|
Списки граждан в возрасте 15–16 лет |
Запрашиваемая информация указывается по формулярам кадровой отчетности |
Один раз в год, в сентябре |
Списки граждан мужского пола для постановки на ВУ впервые в следующем году |
Один раз в год, до 1 ноября |
Кадровые отчеты в СФР
Госучреждения обязаны ежегодно направлять сведения о стаже и о назначении досрочной пенсии. Сведения о стаже показывают в подразделе 1.2 ЕФС-1 (аналог СЗВ-СТАЖ). Этот подраздел сдают вместе с подразделом 2 (аналог ОДВ-1). Предельный срок сдачи — 25 февраля следующего года. В первый раз по новым формам будем отчитываться уже в 2024 году по итогам 2023-го — до 25.01.2024.
Налоговые и статистические отчеты кадровика
Кадровики совместно с бухгалтерами предоставляют кадровые отчеты и документы на конец года в органы статистики и ФНС.
В территориальное отделение Налоговой службы кадровый работник отчитывается о среднесписочной численности работников за отчетный год. До 2021 г. сдавали отдельно, а с 2021 года сведения о среднесписочной численности включены в состав расчета по страховым взносам и предоставляются один раз в год. Годовой РСВ надо отправить до 25.01.2023.
Подробности — в статье «Как составить отчет "Сведения о среднесписочной численности работников"»
Годовая отчетность в Росстат представляет собой форму № 1-Т (условия труда). От заполнения отчета освобождены только СМП. Бюджетники заполняют 1-Т, 1-Т (ГС) и 1-Т (МС) в обязательном порядке. Бланки и правила их заполнения представлены в Приказах Росстата № 457 от 30.07.2021 и № 532 от 29.07.2022. Сведения по форме 1-Т (условия труда) подают в период с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января, 1-Т — с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января, 1-Т (условия труда). А по формам 1-Т (ГС), (МС) отчитываются в период с 20-го рабочего дня после отчетного периода по 1 марта.
Еще один статистический формуляр — № 7-травматизм.
Подробности по оформлению отчета — в статье «Инструкция: заполняем форму № 7-травматизм»
Подайте сведения на бланке из приказа № 485 от 01.07.2022 в период с 20 февраля по 1 марта следующего года.
Некоторые сведения придется подготовить по индивидуальному запросу налоговиков или органов статистики. Сроки и формы указаны в индивидуальном запросе-требовании.
Ведомственная отчетность
Это виды отчетов, предусмотренные учредителями, отраслевыми министерствами и ведомствами. Состав, формы, периодичность и особенности заполнения утверждаются соответствующими распоряжениями отраслевых органов управления. Одной из форм ведомственной отчетности кадровика является «Отчет по сети, штатам и контингентам», в которой представлена прогнозная количественная информация о штатной численности работников, обслуживаемом контингенте, наличии подразделений и прочая информация о получателях бюджетных средств. Сдается форма в сентябре текущего года.
Периодические формы
Сведения, которые необходимо предоставлять реже, чем один раз в год, обычно запрашивает Росстат. Среди таких формуляров выделим:
- форма № 1-Т (проф) — ее запрашивают один раз в два года;
- форма № 57-Т — тоже предоставляют один раз в два года;
- приложение к форме № 7-травматизм — отчитываются один раз в три года.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какую кадровую отчетность должен предоставлять работодатель в государственные органы. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какая ответственность предусмотрена
За нарушение обязательств по предоставлению отчетности в СФР грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредоставленный документ.
За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1–21.5 КоАП).
Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.
Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:
- дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
- штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.
Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.