Кадровый учет должен вестись в каждой организации, и НКО не являются исключением. На основании учетных данных формируются отчеты. Рассмотрим самые распространенные формы кадровой отчетности, которую необходимо сдавать в 2020 году.
Отчитываемся в военкомат
Все организации обязаны вести воинский учет трудоустроенных граждан, такие нормы установлены в пп. 6, 1 ст. 8 Закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ. Основные правила организации воинского учета (ВУ) закреплены в Постановлении Правительства № 719 от 27.11.2006. Ответственность за ведение ВУ лежит на руководителе НКО. Обязанности по ведению личных карточек, списков и отчетности по призывникам и военнообязанным лежат на ответственном работнике. Обычно в организации воинский учет ведет кадровик.
Кадровые отчеты в военный комиссариат:
|
Ситуация |
Наименование кадрового отчета по ВУ |
Периодичность |
|
Прием/увольнение сотрудника, подлежащего ВУ |
Извещение о движении сотрудников, подлежащих ВУ |
Не позднее 2 недель с момента приема/увольнения |
|
Запрос военного комиссариата |
Списки трудоустроенных работников, состоящих на ВУ, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете |
Не позднее 2 недель с момента получения официального запроса |
|
Информация о трудоустроенных призывниках |
Списки трудоустроенных сотрудников мужского пола в возрасте 15 и 16 лет |
Ежегодно в сентябре |
|
Информация о сотрудниках для постановки на ВУ впервые |
Списки трудоустроенных мужчин, подлежащих воинскому учету впервые |
Ежегодно до 1 ноября |
|
Форма № 6 «ОТЧЕТ о численности работающих и забронированных военнообязанных» |
Данные о трудоустроенных военнообязанных сотрудниках в разрезе категорий должностей (руководители, служащие, специалисты, рабочие) |
Ежегодно до 31 декабря. Заполняется по состоянию на 1 января следующего года) |
|
Форма № 18 «Карточка учета организации» |
Информация об отчитывающейся некоммерческой организации, а также суммовые показатели о военнообязанных сотрудниках |
Ежегодно до 31 декабря. Заполняется по состоянию на 1 января следующего года |
За непредставление кадровой информации «Кодексом административных правонарушений» предусмотрены штрафные санкции от 300 до 1000 рублей (статьи 21.1–21.5 КоАП).
Готовим отчеты по кадрам в Пенсионный фонд
В Пенсионный фонд в 2020 году кадровик должен подготовить два обязательных отчета: СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
СЗВ-М — ежемесячная форма отчета, который должны предоставлять все организации. Срок сдачи кадровой отчетности в ПФР — до 15 числа следующего месяца. Если НКО нарушит срок или сдаст СЗВ-М с ошибками, то представители ПФР выпишут штраф: по 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Если в НКО работники отсутствуют (с руководством не заключено трудовое соглашение), то сдавать СЗВ-М не обязательно.
СЗВ-СТАЖ — годовой отчет по кадрам, содержит информацию о страховом стаже по каждому сотруднику учреждения. Сдать форму нужно до 1 марта следующего года. Исключение: сотрудники территориального отделения Пенсионного фонда могут затребовать кадровый отчет, не дожидаясь установленного срока, например, при оформлении работника на пенсию или при перерасчете.
Налоговая кадровая отчетность
В местное отделение Федеральной налоговой службы в этом году следовало предоставить отчет о среднесписочной численности работников не позднее 20 января. Формировать данные для налоговой формы следует за календарный год.
За непредоставление данных руководителя оштрафуют на 200 рублей.
Отчеты по кадрам в службу занятости
Взаимодействие с Центром занятости населения обязывает работодателей предоставлять значительное количество кадровой информации. Согласно ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1, некоммерческие организации должны сдавать:
- Информацию о вакансиях. Если в утвержденном штатном расписании имеются вакантные места, НКО обязано предоставить сведения по установленной форме, такие указания даны в п. 3 ст. 25 Закона № 1032. Причем некоторые субъекты РФ приняли решение, что сдавать такие данные обязаны все экономическое субъекты ежемесячно, независимо от наличия вакансий.
- Сведения о предстоящих сокращениях. Некоммерческая организация обязана сообщить в ЦЗН о предстоящих увольнениях за 2 месяца до начала указанных мероприятий. А если намечаются массовые сокращения штатной численности сотрудников, то за три месяца.
- Информацию о процедурах банкротства в отношении НКО. Подавать такие данные следует ежемесячно, независимо от того, начаты ли в отношении учреждения мероприятия по прекращению деятельности (банкротству) или нет.
- Информацию о количестве трудоустроенных инвалидов и молодых специалистов. Данные предоставляются в отдел квотирования ежемесячно.
- Сведения об изменении продолжительности рабочего дня или недели. Такую информацию подготовьте в течение трех рабочих дней с момента принятия решения об изменении рабочего графика в учреждении.
Единого срока сдачи кадровой отчетности в службу занятости не установлено, его уточнить можно в территориальном отделении службы занятости.
За непредоставление кадровых данных предусмотрена ответственность по 19.7 статье КоАП: для должностного лица — 300-500 рублей, для учреждения — 3000-5000 рублей.
