Кто вправе перейти на КЭДО
КЭДО — кадровый электронный документооборот — позволяет вести основную документацию по кадрам в электронном виде. После перехода на КЭДО работодатели смогут заключать трудовые договоры, оформлять заявления, уведомления, приказы в электронном виде. Распечатывать бумажные версии не требуется.
Кадровый электродокументооборот вправе применять все работодатели. Но переход на КЭДО в России добровольный: никто не обязывает и не запрещает переходить на электродокументооборот. Процесс обмена электродокументами выглядит так: работодатель и работник обмениваются файлами в системе КЭДО и подписывают их электронной подписью.
Для подписания трудовых договоров, уведомлений об изменении трудовых соглашений, приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Работник сможет подписать эти документы НЭП — неквалифицированной подписью. Все остальные регистры работодатель вправе подписывать неквалифицированной ЭП, а работник — простой электроподписью. Если работнику нужна ЭП (у него нет подписи), ее оформляет работодатель (ст. 22.3 ТК РФ).
Для сведения: что такое КЭДО и обязательно ли внедрять
Внедрение КЭДО пошагово
Кадровый электродокументооборот ведут в системе ЭКДО — либо собственной учетной программы, настроенной специально для пользователя, либо на портале «Работа в России», бесплатной и доступной всем работодателям (ПП РФ № 867 от 13.05.2022). Для авторизации на портале понадобятся логин и пароль ЕСИА, то есть портала Госуслуги.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Опишем переход на КЭДО пошагово для организации-работодателя:
Шаг 1. Определитесь с модулем КЭДО. В системе собственной разработки необходимо предусмотреть такие функции: подписание документов по правилам ТК РФ, хранение кадровой документации, фиксацию факта получения файла всеми сторонами трудовых отношений. Работники используют ту же систему, что и их работодатели. А все расходы на создание и работу в системе ЭКДО несет организация (ст. 22.1 ТК РФ).
Шаг 2. Издайте локальный приказ о внедрении ЭКДО и назначьте ответственного за переход. В таком распоряжении укажите:
- сведения об информационной системе, в которой будете вести электродокументооборот;
- порядок доступа к такой системе;
- документацию, которую переводят в электроформат;
- сроки перехода и уведомления сотрудников о внедрении ЭКДО. Уведомить служащих надо раньше, чем заработает новый формат;
- ответственных лиц.
При издании приказа учитывайте мнение выборного органа профсоюза (ст. 372 ТК РФ).
Шаг 3. Разработайте и утвердите положение о кадровом ЭДО, например, положение о переходе к учетной системе 1С или другому модулю. Пропишите в локальном нормативе порядок такого обмена кадровой документацией. В положении определите:
- сроки подписания работниками электродокументов;
- периодичность подписания;
- порядок инструктажа сотрудников, разъяснение всех вопросов по КЭДО;
- исключения, при которых допускается оформление бумажных документов;
- правила взаимодействия руководства компании с представителями работников, профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.
Положение тоже утверждают с учетом мнения профсоюза.
Подробнее: как составить положение о КЭДО
Шаг 4. Направьте работникам уведомление о переходе на кадровый электродокументооборот. Необходимо уведомить сотрудников о новых возможностях во взаимодействиях с работодателем и о праве согласиться или отказаться от ЭКДО. Срок уведомления прописывают в приказе о введении кадрового электронного документооборота.
Шаг 5. Получите согласие на переход на КЭДО — обязательно в письменном виде. Сотрудники вправе предоставить согласие в любое время, а без их письменного согласия вести ЭКДО нельзя. Если работник не согласился с новым форматом работы, продолжайте взаимодействовать с ним на старых условиях — подписывать бумажные документы. Попросите его составить письменный отказ (это не обязательное требование).
Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2023 году и у него нет трудового стажа, согласие не требуется (ст. 22.2 ТК РФ). Сразу же переходите с ним на КЭДО.
Работодатель вправе вести реестр со сведениями обо всех отправленных уведомлениях о переходе на электродокументооборот. В реестре отмечают и решение каждого сотрудника — отказ или согласие на кадровый электронный документооборот.
