Как перейти на КЭДО в 2022 году. Переход на КЭДО
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Переход на КЭДО: инструкция

Работодатели вводят электронный кадровый документооборот по собственной инициативе. КЭДО ускоряет работу и увеличивает производительность. Но переходить в новый формат нужно по особым правилам.

Кто вправе перейти на КЭДО

КЭДО — кадровый электронный документооборот — позволяет вести основную документацию по кадрам в электронном виде. После перехода на КЭДО работодатели смогут заключать трудовые договоры, оформлять заявления, уведомления, приказы в электронном виде. Распечатывать бумажные версии не требуется.

ВАЖНО!
КЭДО не применяют только для трудовых книжек и СТД-Р, приказов об увольнении, журналов с инструктажем по охране труда и актов о несчастном случае (ст. 22.1 ТК РФ).

Кадровый электродокументооборот вправе применять все работодатели. Никто не обязывает и не запрещает переходить на ЭКДО. Процесс обмена электродокументами выглядит так: работодатель и работник обмениваются файлами в системе КЭДО и подписывают их электронной цифровой подписью.

Для подписания трудовых договоров, уведомлений об изменении трудовых соглашений, приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Работник сможет подписать эти документы НЭП — неквалифицированной подписью. Все остальные регистры работодатель вправе подписывать неквалифицированной ЭП, а работник — простой электроподписью. Если работнику нужна ЭП (у него нет подписи), ее оформляет работодатель (ст. 22.3 ТК РФ).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Внедрение КЭДО пошагово

Кадровый электродокументооборот ведут в системе ЭКДО — либо собственной учетной программы, настроенной специально для пользователя, либо на портале «Работа в России», бесплатной и доступной всем работодателям. Для авторизации на портале понадобятся логин и пароль ЕСИА, то есть портала Госуслуги.

Пошаговая инструкция, как перейти на КЭДО организации-работодателю:

Шаг 1. Определитесь с системой КЭДО. В системе собственной разработки необходимо предусмотреть такие функции: подписание документов по правилам ТК РФ, хранение кадровой документации, фиксацию факта получения файла всеми сторонами трудовых отношений. Работники используют ту же систему, что и их работодатели. А все расходы на создание и работу в системе ЭКДО несет организация (ст. 22.1 ТК РФ).

Шаг 2. Издайте локальный приказ о внедрении ЭКДО и назначьте ответственного за переход. В таком распоряжении укажите:

  • сведения об информационной системе, в которой будете вести электродокументооборот;
  • порядок доступа к такой системе;
  • документацию, которую переводят в электроформат;
  • сроки перехода и уведомления сотрудников о внедрении ЭКДО. Уведомить служащих надо раньше, чем заработает новый формат;
  • ответственных лиц.

При издании приказа учитывайте мнение выборного органа профсоюза (ст. 372 ТК РФ).

Шаг 3. Разработайте и утвердите положение о кадровом ЭДО. Пропишите в локальном нормативе порядок такого обмена кадровой документацией. В положении определите:

  • сроки подписания работниками электродокументов;
  • периодичность подписания;
  • порядок инструктажа сотрудников, разъяснение всех вопросов по КЭДО;
  • исключения, при которых допускается оформление бумажных документов;
  • правила взаимодействия руководства компании с представителями работников, профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.

Положение тоже утверждают с учетом мнения профсоюза.

Шаг 4. Направьте работникам уведомление о переходе на кадровый электродокументооборот. Необходимо уведомить сотрудников о новых возможностях во взаимодействиях с работодателем и о праве согласиться или отказаться от ЭКДО. Срок уведомления прописывают в приказе о введении кадрового ЭДО.

Шаг 5. Получите согласие работников на переход. Сотрудники вправе предоставить согласие в любое время, а без их письменного согласия вести ЭКДО нельзя. Если работник не согласился с новым форматом работы, продолжайте взаимодействовать с ним на старых условиях — подписывать бумажные документы. Попросите его составить письменный отказ (это не обязательное требование).

Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2022 году (после 01.01.2022) и у него нет трудового стажа, согласие не требуется (ст. 22.2 ТК РФ). Сразу же переходите с ним на КЭДО.

Работодатель вправе вести реестр со сведениями обо всех отправленных уведомлениях о переходе на электродокументооборот. В реестре отмечают и решение каждого сотрудника — отказ или согласие на кадровый электронный документооборот.

Другие инструкции про кадровый документооборот:

КЭДО: что это и обязательно ли внедрять

Как составить положение о КЭДО: инструкции и образец

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Работодатели не обязаны переходить на кадровый электронный документооборот. Но если решили внедрить КЭДО, сделайте это поэтапно и строго по правилам.

16 июня 2022

Работодатели могут интегрировать систему КЭДО в 1С ЗУП. Есть и другой вариант — подключить систему кадрового электронного документооборота от 1С. Программа называется «Кабинет сотрудника».

21 июня 2022

КЭДО документирует рабочую информацию в удобном электронном формате. При ведении дел в КЭДО увеличивается эффективность работы, растет производительность процессов и исключается риск механических ошибок и человеческого фактора. Но для внедрения электронного документооборота в кадрах нужно соблюдать особый порядок.

14 июня 2022

10 марта Постановлением Правительства № 336 введен мораторий на пожарные проверки в 2022 году. Правда, этот запрет коснулся не всех организаций. Поэтому если ваша организация под действие запрета не подпадает, нужно быть готовыми к проверке.

28 июня 2022