Сколько хранить штатное расписание
Наводя порядок среди бумаг, не забывайте, что несоблюдение условий и периодов сохранности документов грозит серьезными штрафами. Существует конкретный срок хранения штатного расписания в архиве и на предприятии.
Закон напрямую не обязывает коммерческие предприятия составлять штатное расписание. Но это важная кадровая бумага, формирующая внутреннюю структуру, включающая в себя численность работников, список должностей, фонд оплаты зарплаты. В ч. 1 ст. 15 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ прописано, что трудовая функция устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Обойтись без этого документа не получится, тем более что его всегда требуют контролирующие инспекторы.
Полезно:
Форму в организации утверждают на выбор: унифицированную № Т-3 (утвержденную постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004) или разработанную самостоятельно (ст. 7, 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011).
До прошлого года вопрос, сколько лет хранить штатное расписание в организации, регулировался Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, в ст. 71. С 2020 года, определяя период сохранности этого акта, работодатели ориентируются на Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный распоряжением Росархива № 236 от 20.12.2019. Сейчас сроки хранения штатного расписания по новому перечню отражены в п. 40 раздела 1.3.1:
- постоянно — по месту утверждения;
- 3 года — в иных учреждениях;
- до момента ликвидации — в компаниях, не являющихся источниками комплектования госархивов.
Такими источниками являются государственные учреждения. Но таковыми вправе стать и частные компании, и физлица, если заключат договор с архивом (ст. 20 ФЗ № 125 от 22.10.2004). Так, например, штатное расписание медицинской организации должно храниться или постоянно, или до ликвидации — в зависимости от того, являются ли они источниками комплектования госархивов. В государственных поликлиниках и больницах документ остается навсегда, в коммерческих — пока их не ликвидируют. Если частная клиника заключила договор с архивом, то и ее акты хранятся вечно.
Федеральная архивная служба РФ не предусматривает отдельных требований к тому, сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того, как оно утратило силу, — ориентироваться следует на общие правила для действующих бумаг.
Есть и другие сопутствующие документы, которых много в крупных компаниях. Например, подготовительные проекты расписания, официальная переписка о формировании перечня должностей и др. Для них предусмотрены отдельные периоды хранения. Например, проекты расписания, справки, заключения по его разработке сохраняют до тех пор, пока они не перестанут быть нужными (п. 41 Перечня).
В этом нормативном акте указано и в течение какого срока необходимо хранить штатное замещение (расстановки, списочный состав персонала): здесь двойной период — 75/50 лет. Какой период выбрать, зависит от того, когда завершено делопроизводство. Если до начала 2003 года, то 75, если после — 50 (ст. 42 Перечня).
Иногда и организации необходимо проанализировать структуру предприятия за определенный период — сравнить численность сотрудников, должности, зарплату. Тогда понадобится сделать копию этих сведений из архива.
Где хранится штатное расписание
Документ издается на определенный срок, обычно на год. Но если требуется внести в него изменения или появилась опечатка в расписании, необходимо его переиздать раньше. Для этого предстоит составить новый. Но старый не уничтожать, а сохранить в специально отведенном для этого месте.
Несмотря на переход некоторых документов в цифровой формат, большинство актов еще приходится держать на бумаге. Она подвержена порче из-за ряда факторов — света, воды, огня. Специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проверяет их сохранность на предприятиях. Среди основных требований к хранилищам — защищенность от влаги, прямых солнечных лучей и других неблагоприятных факторов. В законодательстве нет четкого указания на место хранения «штатки» в компании —.работодатель самостоятельно определяет и утверждает в специальном нормативном акте. Обычно бумаги рекомендуют оставлять в темных комнатах, подальше от окон и света.
Хранилища оснащают следующим оборудованием:
- сейфами, шкафами, стеллажами;
- системой вентиляции;
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией.
«Штатку» выставлять на рабочие столы работники вправе только в течение рабочего графика. В конце рабочего дня его обязательно отдают в хранилища. Чтобы обеспечить надежное сохранение, следует определить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, — обычно это секретариат или отдел кадров. В крупных компаниях —архивный отдел. Следить за правильным содержанием документов назначают ответственного сотрудника – секретаря, делопроизводителя, начальника отдела кадров и др.
Есть ли ответственность за нарушение сроков хранения
Контролирующие органы вправе запросить документы для проверки срока хранения штатных расписаний организации в любой момент. Если документы уничтожены раньше предусмотренного законом периода, то работодателям грозят санкции по ст. 13.20 КоАП РФ — от предупреждения до штрафов:
- для физических лиц — от 1000 до 3000 руб.;
- для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;
- для компаний — от 5000 до 10 000 руб.