Срок хранения документов по охране труда в организации в 2022 году. Срок хранения журналов инструктажей по охране труда
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Сколько надо хранить документацию по охране труда

Сроки хранения документов по охране труда — от 1 года до 75 лет. Некоторые бумаги требуется хранить все время (постоянно) или до их замены новыми.

Чем регламентирована продолжительность хранения документации по охране труда

И для коммерческих, и для государственных структур сроки хранения журналов по охране труда (ОТ) установлены приказом Росархива №236 от 20.12.2019. В нем есть отдельный раздел 7.3, где перечислены необходимые сведения. Обращаем внимание, что хотя раздел посвящен документации по ОТ, не все бумаги, которые появляются в процессе деятельности организаций, в нем перечислены. В таком случае рекомендуем принимать во внимание дополнительные нормативные акты, которые касаются разработки и ведения конкретного документа. К примеру, в приказе не указан срок хранения инструкций по охране труда (типовых), но из постановления правительства №1160 от 27.12.2010 следует, что они относятся к НПА, содержащим государственные нормативные требования, и поэтому их следует хранить постоянно. Одновременно в Методических рекомендациях по разработке таких инструкций по ОТ, утв. Минтрудом России 13.05.2004, заявлено, что пересматривать их работодатель обязан не реже одного раза в 5 лет.

Сколько хранить сведения об инструктажах и другую документацию по охране труда

В приказе Росархива сказано, какой срок хранения журнала вводного инструктажа и (или) инструктажа на рабочем месте, — 45 лет. Чтобы было понятно, начинают исчислять период хранения с 1 января нового года. Если у вас, допустим, на каждый год новая книга учета, то начинайте отсчитывать срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте (вводного) с 1 января следующего года. Если вы ведете документ до тех пор, пока он не закончится, дата, когда начинает течь срок, не отличается, — это тоже 1 января (см. ст. 21.1 федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004).

ВАЖНО!
В некоторых организациях инструктажи фиксируют в журналах, которые называются «По технике безопасности». Неважно, какое название носит у вас этот учетный документ, срок хранения журналов по технике безопасности аналогичный — 45 лет.

Чиновники указали и период, сколько хранить документацию по специальной оценке условий труда на рабочих местах (СОУТ). В п. 407 приказа Росархива №236 от 20.12.2019 указано, что все подобные отчеты, декларации, перечни мероприятий по улучшению условий на рабочих местах хранят в организациях 45 лет, а при наличии вредных (опасных) производственных факторов срок хранения документов по аттестации рабочих мест (раньше эту процедуру проводили вместо СОУТ) увеличивается до 50 лет (до 75, если документы завершены до 1 января 2003 г.). Все, что связано с несчастными случаями и их расследованиями, следует хранить 45–50 лет (см. п. 419, 424, 425 приказа). Документы, касающиеся СИЗ, держат в организации от 12 до 36 месяцев.

Если говорить про документацию, касающуюся обучения ОТ, то все связанные с этим процессом бумаги необходимо сохранить на протяжении 5 лет. Ничего не сказано Росархивом про хранение удостоверений по охране труда и журналы учета их выдачи, но полагаем, следует ориентироваться на то же требование об обеспечении их сохранности в течение пятилетнего срока.

Новые штрафы за несоблюдение требований о сроках

Чтобы организации и ИП соблюдали требования, власти давно ввели в КоАП РФ ст. 13.20, в которой предусмотрели штрафы для нарушителей. До прошлого года санкции были незначительными — в пределах 500 рублей, и действовали они только для граждан и должностных лиц. Но осенью 2020 г. вступили в силу поправки, которые увеличили штрафы в 20 раз (см. федеральный закон №341-ФЗ от 15.10.2020). В соответствии с действующей редакцией ст. 13.20 КоАП РФ, если нарушены правила или срок архивного хранения журналов инструктажей по ОТ, документов по спецоценке или о расследованиях несчастных случаев, должностное лицо ждет штраф от 3000 до 5000 рублей, а организацию за такой проступок — от 5000 до 10 000 рублей.

Где держать документацию по охране труда, чтобы не оштрафовали

Этот вопрос решает руководство организации самостоятельно. Главная задача – не нарушить установленный законодательством срок хранения журналов инструктажей по охране труда или иных документов, не подвергнуть их риску кражи, утраты или внесения в бумаги несанкционированных исправлений.

Об авторе статьи
Мотрой Алена
Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Может ли генеральный директор быть самозанятым — да, такой механизм допустим, но с ограничениями, установленными законом.

27 августа 2021

Отказ в заключении трудового договора — это не нарушение трудового законодательства. Главное, не отказывать соискателю необоснованно — подобное решение имеет последствия в соответствии со статьей 64 ТК.

26 июля 2021

Должностные обязанности директора по развитию включают в себя:

  • определение инновационных направлений, сфер деятельности организации, новых рынков и партнеров;
  • поиск источников финансирования намеченных мероприятий;
  • координацию стратегических планов и проектов.
7 апреля 2022

Для компании приглашение высококвалифицированного иностранного специалиста всегда сопровождается сложностями. Будьте готовы к нюансам в процессе подготовки документов, оформления трудоустройства работника и даже при его последующей трудовой деятельности.

21 апреля 2022