Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Сколько надо хранить документацию по охране труда

Сроки хранения документов по охране труда — от 1 года до 75 лет. Некоторые бумаги требуется хранить все время (постоянно) или до их замены новыми.

Чем регламентирована продолжительность хранения документации по охране труда

И для коммерческих, и для государственных структур сроки хранения журналов по охране труда (ОТ) установлены приказом Росархива №236 от 20.12.2019. В нем есть отдельный раздел 7.3, где перечислены необходимые сведения. Обращаем внимание, что хотя раздел посвящен документации по ОТ, не все бумаги, которые появляются в процессе деятельности организаций, в нем перечислены. В таком случае рекомендуем принимать во внимание дополнительные нормативные акты, которые касаются разработки и ведения конкретного документа. К примеру, в приказе не указан срок хранения инструкций по охране труда (типовых), но из постановления правительства №1160 от 27.12.2010 следует, что они относятся к НПА, содержащим государственные нормативные требования, и поэтому их следует хранить постоянно. Одновременно в Методических рекомендациях по разработке таких инструкций по ОТ, утв. Минтрудом России 13.05.2004, заявлено, что пересматривать их работодатель обязан не реже одного раза в 5 лет.

Сколько хранить сведения об инструктажах и другую документацию по охране труда

В приказе Росархива сказано, какой срок хранения журнала вводного инструктажа и (или) инструктажа на рабочем месте, — 45 лет. Чтобы было понятно, начинают исчислять период хранения с 1 января нового года. Если у вас, допустим, на каждый год новая книга учета, то начинайте отсчитывать срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте (вводного) с 1 января следующего года. Если вы ведете документ до тех пор, пока он не закончится, дата, когда начинает течь срок, не отличается, — это тоже 1 января (см. ст. 21.1 федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004).

ВАЖНО!
В некоторых организациях инструктажи фиксируют в журналах, которые называются «По технике безопасности». Неважно, какое название носит у вас этот учетный документ, срок хранения журналов по технике безопасности аналогичный — 45 лет.

Чиновники указали и период, сколько хранить документацию по специальной оценке условий труда на рабочих местах (СОУТ). В п. 407 приказа Росархива №236 от 20.12.2019 указано, что все подобные отчеты, декларации, перечни мероприятий по улучшению условий на рабочих местах хранят в организациях 45 лет, а при наличии вредных (опасных) производственных факторов срок хранения документов по аттестации рабочих мест (раньше эту процедуру проводили вместо СОУТ) увеличивается до 50 лет (до 75, если документы завершены до 1 января 2003 г.). Все, что связано с несчастными случаями и их расследованиями, следует хранить 45–50 лет (см. п. 419, 424, 425 приказа). Документы, касающиеся СИЗ, держат в организации от 12 до 36 месяцев.

Если говорить про документацию, касающуюся обучения ОТ, то все связанные с этим процессом бумаги необходимо сохранить на протяжении 5 лет. Ничего не сказано Росархивом про хранение удостоверений по охране труда и журналы учета их выдачи, но полагаем, следует ориентироваться на то же требование об обеспечении их сохранности в течение пятилетнего срока.

Новые штрафы за несоблюдение требований о сроках

Чтобы организации и ИП соблюдали требования, власти давно ввели в КоАП РФ ст. 13.20, в которой предусмотрели штрафы для нарушителей. До прошлого года санкции были незначительными — в пределах 500 рублей, и действовали они только для граждан и должностных лиц. Но осенью 2020 г. вступили в силу поправки, которые увеличили штрафы в 20 раз (см. федеральный закон №341-ФЗ от 15.10.2020). В соответствии с действующей редакцией ст. 13.20 КоАП РФ, если нарушены правила или срок архивного хранения журналов инструктажей по ОТ, документов по спецоценке или о расследованиях несчастных случаев, должностное лицо ждет штраф от 3000 до 5000 рублей, а организацию за такой проступок — от 5000 до 10 000 рублей.

Где держать документацию по охране труда, чтобы не оштрафовали

Этот вопрос решает руководство организации самостоятельно. Главная задача – не нарушить установленный законодательством срок хранения журналов инструктажей по охране труда или иных документов, не подвергнуть их риску кражи, утраты или внесения в бумаги несанкционированных исправлений.

Об авторе статьи
Мотрой Алена
Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Может ли генеральный директор быть самозанятым — да, такой механизм допустим, но с ограничениями, установленными законом.

27 августа 2021

Отказ в заключении трудового договора — это не нарушение трудового законодательства. Главное, не отказывать соискателю необоснованно — подобное решение имеет последствия в соответствии со статьей 64 ТК.

26 июля 2021

Форма сбора информации о заработной плате работников государственных и муниципальных учреждений — это новый единоразовый отчет, который ждут от работодателей-бюджетников в Пенсионном фонде до 09.04.2021.

24 марта 2021

Какой возраст считается предпенсионным:

  • для женщин — с 53 до 58 лет;
  • для мужчин — с 58 до 63 лет.

Действуют условия переходного периода до 2028 года. 

1 июня 2021