Скачать полный перечень документов по персональным данным в ДОУ на 2023 год
Что считается персональными данными в ДОУ
Любая информация, содержащая личные данные граждан, которые ассоциируются с ними прямо или косвенно (п. 1 ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006). Многих руководителей образовательных учреждений интересует вопрос, является ли оператором персональных данных дошкольное учреждение и распространяются ли на него обязанности оператора. Ответ — да, является оператором персональных данных (ПД), обязанным соблюдать все требования законодательства (Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006, ТК РФ, приказов Роскомнадзора).
Детский сад проводит обработку ПД следующих лиц:
- воспитанников, их родителей, лиц их заменяющих (например, опекунов, приемных родителей);
- работающих по трудовому договору;
- привлеченных к выполнению работ, оказанию услуг по иным видам договоров (например, подряда, поставки).
Для сведения: зачем собирают персональные данные детей
К ПД относятся:
- ФИО, дата и место появления на свет;
- семейное положение;
- контактные данные (адрес, номер телефона);
- данные документов (например, паспорта, свидетельства о рождении, СНИЛС);
- информация об образовании, трудовом стаже;
- сведения о состоянии здоровья;
- изображение (на фото или видео) и т.д.
Необходимо понимать и ориентироваться, какую документацию включают в себя персональные данные в ДОУ — это большая часть документов детского сада. ПД содержатся в:
- Заявлениях о приеме детей в дошкольное учреждение, сотрудников на работу.
- Договорах (образовательных, трудовых, гражданских).
- Медицинских картах, справках, заключениях врачей и врачебных комиссий.
- Приказах по учреждению.
- Кадровых документах сотрудников и т.д.
Подробнее: какие документы являются персданными
Документы с персональными данными в ДОУ и их защита
ПД требуется обеспечить защитой, чтобы исключить их утечку и распространение третьим лицам. Их защита представляет собой совокупность мер, целью которых является сохранность и безопасность (ст. 19 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006), к которым относятся:
- Оформление согласия субъектов ПД на их обработку дошкольным учреждением.
- Разработка и принятие детским садом ЛНА по защите персданных (политика обработки и защиты, план мероприятий по защите персональных данных ДОУ, об уничтожении документации с ПД).
- Назначение приказом ответственного лица по работе с персданными.
- Взаимодействие с Роскомнадзором (направление уведомлений, согласий, сообщение об утечке, внутренние расследования).
- Обучение работников. Оптимальным является вариант направления ответственного лица на обучение с получением диплома по организации защиты персональных данных в детском саду, который в последующем проведет обучение сотрудников учреждения.
- Установление надежного программного обеспечения, антивирусной защиты, паролей на компьютеры.
Список необходимых в ДОУ документов по персданным достаточно большой. Вот первые десять пунктов:
- Положение об обработке персональных данных работников ДОУ.
- Согласие работника ДОУ на обработку своих персональных данных.
- Политика обработки персональных данных в ДОУ.
- Положение об обработке персональных данных воспитанников ДОУ.
- Согласие законного представителя воспитанника ДОУ на обработку персональных данных воспитанника.
- Дополнение в договор между ДОУ и законным представителем воспитанника.
- Положение о службе (ответственном лице) информационной безопасности ДОУ.
- Положение о конфиденциальной информации в ДОУ.
- Перечень сведений конфиденциального характера в ДОУ.
- Положение об ответственности работников, допущенных к обработке персональных данных и иной конфиденциальной информации.
Может пригодиться: как оформить согласие на обработку персональных данных
Для примера — образец политики обработки персональных данных в ДОУ 2023 года:
Законодательство по защите личных данных претерпевает постоянные изменения. Чтобы не допустить нарушений, важно знать, что нового в документах по персональным данным в детском саду в 2023 г. и какие введены новые обязанности.
- Требуется направить уведомление в Роскомнадзор об изменении ПД до 15-го числа следующего месяца.
- При утечке уведомляется Роскомнадзор, а ДОУ проводит внутреннее расследование обстоятельств.
- Проводится оценка возможного вреда, который может быть причинен субъектам ПД. Оценка закрепляется актом.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие меры по защите персональных данных физлиц нужно принимать при обработке этих данных. Используйте эти инструкции бесплатно.
Документы с персональными данными в ДОУ и их хранение
Законодательство не содержит четких требований к порядку хранения ПД в дошкольных учреждениях. Главное, чтобы при хранении носителей ПД не произошло их утечки, отсутствовал доступ посторонних лиц, они не стали известны третьим лицам. Порядок хранения определяется ЛНА дошкольного учреждения. Бумажные документы и электронные носители требуется держать в сейфах, запираемых шкафах, иных специально отведенных местах, исключающих доступ посторонних лиц. Данные в электронном виде при использовании локальной сети хранят в закрытых папках либо на компьютере, защищенном паролем. Используется кодирование, антивирусные программы. Документы, относящиеся к воспитанникам, их родителям, сотрудникам, подрядчикам, следует хранить отдельно друг от друга.
Ответственное за обработку ПД лицо должно знать, сколько хранятся персональные данные воспитанников детского сада, сотрудников, иных лиц. Срок хранения завершается достижением цели, с которой данные использовались, если законом не установлен иной срок (ст. 5 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006). После достижения цели или истечения установленного срока носители, содержащие ПД, уничтожаются. С 1 марта 2023 года факт уничтожения фиксируется специальным актом, который соответствует требованиям, установленным Приказом Роскомнадзора № 179 от 28.10.2022). Сроки хранения актов, зафиксировавших факт уничтожения документации, содержащей персданные, составляют не менее трех лет.
Надо знать: можно ли отказаться от предоставления персональных данных
