Скачать бланк акта о недостаче в свободной форме
Скачать образец акта о недостаче товара при инвентаризации
Скачать образец акта недостачи при приемке товара (учебников в школе)
Скачать образец акта о недостаче при приемке зерна
Когда используют акт о недостаче
Любые расхождения при поставке и проверке товаров фиксируют и актируют. Это обязательное условие: иначе невозможно доказать несоответствия в документах поставки, бухгалтерских регистрах и фактических показателях.
Актируют излишки или недостачу и при проведении инвентаризации. И хотя отдельный документ в случае ревизии не требуется (обычно достаточно ведомости ИНВ-19), некоторые организации дублируют информацию в произвольном акте.
На основании каких документов его составляют
Актируют несоответствия на основании всего комплекта документов, сопровождающих поставку. К ним относятся договор, спецификация или заказ-наряд, товарная накладная. Если недостача образовалась на этапе перевозки, потребуется соглашение с перевозчиком, транспортная накладная, доверенность на водителя. Если перевозят специфический товар, следует предоставить дополнительные сопроводительные бумаги, подтверждающие особенности такой перевозки.
Как правильно составить
Единой формы бланка не предусмотрено. Многие заказчики используют унифицированную форму ТОРГ-2 из постановления Госкомстата № 132 от 25.12.1998. Но организации вправе разработать и собственную форму, включив в нее обязательные реквизиты для бухучета (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Локальный НА необходимо закрепить в учетной политике.
В форме следует указать:
- название;
- основные реквизиты — его номер и дату;
- наименование организации-составителя, то есть заказчика, поставщика;
- суть операции;
- выявленные расхождения.
В акте перечисляют всех членов приемочной комиссии, которые проверяли товар и обнаружили недостачу. Они обязаны подписать актовый документ. Кроме членов комиссии, его подписывают представители поставщика и перевозчика, если их привлекали. Количество экземпляров совпадает с количеством сторон, участвующих в актировании.
Результаты инвентаризации оформляют по аналогии, составляя документ о выявленных расхождениях и излишках. Организации используют ведомость ИНВ-19 как основу для инвентаризационного акта, но закон не запрещает формировать документ в произвольной форме. В нем указывают название, реквизиты, наименование организации, товары с кодами, единицы их измерений и информацию о расхождениях. Два экземпляра подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Один передают в бухгалтерию, второй оставляют у материально ответственного лица.
Образцы
Актуальный пример акта о недостаче учебников при приемке для школы:
А это образец акта недостачи товара при ревизии в 2022 году: