Образец письма-отказа 2023. Образец письма- отказа от сотрудничества. Письмо отказ от ЭДО
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: готовим письмо-отказ

При осуществлении хозяйственной деятельности организации постоянно переписываются с контрагентами. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, должен знать, как вежливо отказаться от услуги в письме, как договориться о выгодных условиях и т.д. Поговорим об оформлении отказа.

Содержание

Правила составления письма-отказа

В адрес компании приходят письма, в которых предлагается:

  • согласовать текст договора;
  • посетить мероприятие (обучение, конференция, семинар и т.п.);
  • приобрести товар;
  • рассмотреть вопрос о трудоустройстве;
  • принять в дар имущество и т.п.

По правилам хорошего тона на обращение следует отреагировать, даже если не заинтересованы. Например, организатор конференции ждет ответ на предложение об обучении, так как ему необходимо забронировать зал на определенное количество мест и приготовить напитки для всех участников.

Секретарь, делопроизводитель, сотрудник юридического отдела составляют официальное письмо с отказом, соблюдая правила:

  • стиль — официально-деловой;
  • вежливое, уважительное обращение;
  • текст грамотный и лаконичный;
  • объяснение причины отказа;
  • при возможности и заинтересованности, прописывают альтернативу (например, письмо-отказ о покупке заканчивают просьбой предоставить отсрочку или рассрочку платежа).

Документ содержит следующие реквизиты, которые оформляются в соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016:

  • справочные данные организации: почтовый адрес, номер телефона (факса), e-mail, коды (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП);
  • дату и регистрационный номер;
  • номер и дату документа, на который пишется ответ;
  • адресата;
  • заголовок (о чем письмо);
  • текст;
  • подпись (включая наименование должности) или отметку об ЭЦП;
  • сведения об исполнителе.
ВАЖНО!
В организации обычно сохраняются примеры деловой переписки с отказом от предложения, которые уже содержат необходимые реквизиты, что значительно упрощает работу.

Структура документа:

  1. Вводная часть: сообщаем, что получили предложение. Здесь уместно поблагодарить за проявленный интерес и уделенное время.
  2. Основная часть: отклонение предложения и объяснение причин.
  3. Заключительная часть: сообщение о невозможности сотрудничества, вынесение встречного предложения при заинтересованности на других условиях.

Как направить письмо

Ответ предоставляют различными способами:

  • лично отправителю (секретарю или в канцелярию);
  • почтой;
  • электронной почтой;
  • факсом;
  • с помощью электронного документооборота (системы 1С, СБИС и др.).
ВАЖНО!
Ответ следует отправлять своевременно — до начала мероприятия или до даты, указанной в обращении.

Образцы писем с отказом

Разберемся на примерах.

Этот пример — образец, как красиво написать администрации отказ о сотрудничестве предпринимателю, обратившемуся с предложением:

Государственное бюджетное образовательное учреждение

дополнительного образования детей «Специализированная

детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр“»
(ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»)

123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Тел. 123-45-67

E-mail: allur@mail.ru

ИНН 123456789, КПП 987654321

ОГРН 12345678987654321

28.12.2023

456

Индивидуальному предпринимателю

Соловьеву Игорю Ивановичу

123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 25

Об отказе принять имущество

Уважаемый Игорь Иванович!

Администрация ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» благодарит за предложение передать нашему учреждению легковой автомобиль ГАЗ 3102. Вынуждены отказать в получении имущества, так как в учреждении отсутствуют условия и финансирование для содержания и эксплуатации автомобиля, в штатном расписании не предусмотрены должности для названных целей.

Директор

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И. Иванов

Еще примеры ответов на сообщение с отказом от различных предложений:

Может пригодиться:

Об авторе статьи
Чечеткина Елена
Специалист по кадрам, юрист

Работаю специалистом по кадрам, юрисконсультом в государственном учреждении

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Ходатайство на работника с места работы — это прошение в интересах сотрудника от лица организации или структурного подразделения, профсоюза. Его составляют в рамках организации на имя руководителя или направляют в учреждения, государственные органы, сторонние компании.

13 августа 2021

Ни одно крупное предприятие сегодня не обходится без экономиста, поскольку он отвечает за финансовую стабильность и эффективность бизнеса. Но конкуренция очень высока. И чтобы ее выиграть, надо заинтересовать работодателя. Эффективный инструмент — грамотно составленное резюме экономиста, которое продемонстрирует преимущества перед остальными кандидатами.

5 октября 2023

Характеристика на бухгалтера с места работы — это документ, отражающий профессиональные качества и ценность финансового работника для предприятия. Он требуется в разных ситуациях. В зависимости от назначения есть отличия по его составлению.

24 августа 2021

Протокол собрания собственников жилья многоквартирного дома — это документ, необходимый для придания юридической силы принятым решениям на голосовании по повестке дня. Он является основанием для легитимного урегулирования вопросов, возникающих при управлении МКД. Составляется в электронной и письменной форме.

27 апреля 2021