Образец уведомления об отпуске за 2 недели в 2022 году. Образец уведомления об отпуске по графику
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: готовим уведомление об отпуске

Если работник уходит в очередной отпускной период, то необходимо отправить ему письменное уведомление об отпуске по графику минимум за две недели до начала отдыха. Рассказываем, обязательно ли его отправлять, как составить, и показываем образцы.

Надо ли уведомлять работников о предстоящем отпуске

Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает работодателя ежегодно предоставлять сотрудникам оплачиваемый период для отдыха с сохранением рабочих мест (статьи 115, 122 ТК РФ). Для этого за 2 недели до завершения текущего года составляют график, в соответствии с которым персонал отправят отдыхать в следующем году. График работодатель утверждает с учетом мнения профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Подробнее: как составить график отпусков

А за две недели до начала запланированного отдыха работодатель обязан оповестить каждого подчиненного под роспись о том, когда начнется его отпускной период по запланированному графику. Для этого необходимо составить специальное напоминание об уходе в отпуск в письменном виде (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Соблюдать нормы ст. 123 ТК РФ требуют и письма Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) — например, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 и Письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1. Работодатели вправе самостоятельно выбрать для себя удобный способ, как известить персонал об уходе отдыхать в соответствии с намеченным графиком. Есть несколько доступных способов:

  • отдать ему напоминание, составленное в письменном виде, а факт получения сотрудник подтверждает подписью;
  • известить о времени отдыха устно и зафиксировать это в специальном журнале, а в качестве подтверждения, что его своевременно уведомили, сотрудник ставит в нем подпись;
  • зафиксировать факт оповещения непосредственно в графике, для этого дополнить составленный заранее график двумя новыми графами (для подписи и даты, когда его уведомили).

В письменном напоминании о дате ухода на очередной отдых нет необходимости, например, если человек по договоренности с руководством решил отдохнуть без оплаты. Для этого ему следует только написать отдельное заявление с просьбой о неоплачиваемом отдыхе на выбранный сотрудником период, согласованный с руководством.

ВАЖНО!
Дополнительное оповещение не потребуется, если издать приказ на предоставление отпускного периода — за две недели до его начала. В нем необходимо отметить, что распоряжение одновременно является и оповещением о периоде отдыха, который утвержден в графике. С документом сотрудник знакомится под подпись. Но необходимо учесть важный нюанс. Сотруднику следует поставить в документе подпись два раза: один об ознакомлении с приказом, второй — о получении оповещения.

Как составить уведомление

Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.

В законе не предусмотрена унифицированная специальная форма информативного сообщения по графику отпусков, его заполняют в свободном виде. Единственное, что требуется, — соблюсти основные правила по его составлению, принятые в делопроизводстве. Для этого необходимо включить в документ следующие обязательные сведения:

  • название и реквизиты компании — например, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет в налоговой инстанции (КПП), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), адрес местоположения;
  • название документа и его порядковый номер;
  • дату составления документа;
  • должность и фамилию, имя и отчество трудящегося;
  • дату начала и завершения отпускного периода, общую его продолжительность в календарных днях;
  • подпись руководителя или иного уполномоченного лица.

В конце такого уведомления оставляют графу для проставления подписи сотрудника. При помощи личной подписи подчиненный подтверждает, что он ознакомлен с указанной в документе информацией. Письменное оповещение обязательно издают в двух экземплярах: один отдают сотруднику, который собирается отдыхать, а другой, в котором есть его подпись, оставляют на хранение в отделе кадров компании.

Примеры уведомлений

Вот как выглядит специальное сообщение про отпуск, составленное в произвольном виде, например, для детского образовательного учреждения. В нем обычно указывают не только дату начала отдыха по графику, но и дату выхода на работу:

А это бланк специального уведомления, который удобно использовать для оповещения персонала компании о начале отпускного периода:

Кому: ___________________

________________________

От: _____________________

УВЕДОМЛЕНИЕ о начале отпуска

№ _____

«___»_______________20__г.

На основании статьи 123 ТК РФ уведомляем Вас о том, что с «___»_______________20__г. Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью ___ календарных дней, согласно утвержденному графику на ___________год.

Дата выхода на работу «___»_______________20__г.

______________________ ____________________ /________________/

С уведомлением ознакомлен: ____________________ /________________/

«___»_______________20__г.

Если решили уведомить человека о начале отдыха при помощи приказа, то его удобнее всего, хоть и необязательно, составить по унифицированной форме № Т-6 (для одного работника) или Т-6а (для группы работников). В этой форме уже есть все необходимые реквизиты, включая графу для ознакомления сотрудника с приказом. При необходимости есть возможность включить в этот типовой бланк дополнительные графы.

Как передать уведомление работнику

Есть несколько основных способов вручить уведомление отпускнику:

  • отдать лично в руки на рабочем месте;
  • передать при помощи доверенного лица или курьера (если человек отсутствует, например, из-за болезни или командировки);
  • отправить по Почте России заказным письмом с уведомлением и описью, но обязательно следует учитывать сроки доставки.
ВАЖНО!
Обязательно позаботьтесь о том, чтобы работник получил уведомление и лично подписал, что получил его, на втором экземпляре или в извещении о вручении документа.

Что делать, если сотрудник не подписывает уведомление

По Трудовому кодексу РФ соблюдать очередность отдыха по графику, утвержденному заранее, обязан не только работодатель, но и работник (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). А дело работодателя напомнить об этом. Но работник вправе и отказаться в получении документа.

Если подчиненный отказывается подписывать уведомление, то необходимо составить акт об отказе в присутствии нескольких свидетелей. В нем отмечают, каковы причины, из-за которых человек отказывается ставить подпись. Содержание акта подтверждают личными подписями свидетели (минимум двое).

ВАЖНО!
Если сотрудника не оповестили вовремя, то он вправе потребовать перенести отдых на другой период по собственному усмотрению (ст. 124 ТК РФ).

Дополнительно:

Об авторе статьи
Ломова Анна
Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Новые формы для регистрации юридических лиц — заявления о создании и реорганизации организаций, внесении изменений в учредительный документ и обновлении данных в ЕГРЮЛ. В общей сложности налоговики утвердили 7 новых бланков для хозяйствующих субъектов.

6 ноября 2020

Чтобы произвести оплату за другое лицо, необходимо документально подтвердить такое право. Это может быть соглашение или письмо о платеже за другую организацию. Рассказываем, как правильно его составить.

28 июля 2022

Выписка из трудовой книжки — это документ, который подтверждает стаж и наличие (или отсутствие) профессиональной деятельности за определенный срок. Его выдают на рабочем месте по запросу сотрудника.

4 марта 2021

Заявление на выдачу пропуска — это официальный запрос сотрудника на получение документа, обеспечивающего свободный доступ на территорию предприятия. Порядок такого режима и формы необходимых документов компании закрепляют во внутренних нормативных актах.

26 августа 2021