Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: готовим выписку из штатного расписания

Выписка из штатного расписания — это документ, который содержит должностные сведения об одном или нескольких работниках организации без указания личных данных, необходим для предоставления в различные ведомства.

Что собой представляет выписка

Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.

Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.

Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.

Отличия от копии и от самого штатного расписания

Копия выполняется с исходника и полностью ему идентична. В выписке содержится только необходимая часть оригинального локального нормативного документа. Законодательно не регламентируется форма, по которой выдается выписка из штатного расписания на текущую дату, поэтому ее составляют произвольно либо используют исходную табличную форму основного документа.

Допускается сделать копию исходника путем сканирования, в этом случае документ заверяют следующим образом:

  • делают надпись «Верно»;
  • вписывают должность уполномоченного лица;
  • ставят подпись с расшифровкой и текущую дату.

Кто и для чего ее может запросить

Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:

Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.

Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:

  • в налоговую службу;
  • в трудовую инспекцию;
  • в Пенсионный фонд;
  • в Фонд социального страхования;
  • в комиссию по организации тендерных мероприятий;
  • при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).

Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.

Кто и в какие сроки ее готовит

Документ по запросу готовит сотрудник кадрового отдела. Он отвечает за правильное предоставление информации о наименовании должностей и количестве должностных единиц. Бухгалтер несет ответственность за актуальное отображение в справке финансовых сведений об окладах, надбавках. В документе ставят подписи все участвующие должностные лица: кадровик, начальник отдела кадров и бухгалтер. Если предприятие не располагает службой кадрового учета, то ее функцию в этой ситуации выполняет руководитель.

Если работник подал заявление на выписку из штатного расписания, то начиная с этого момента ее обязаны предоставить в течение трех дней. Это общее правило выдачи заверенных документов, связанных с трудовыми отношениями.

Как ее оформить

Утверждена официальная форма (Т-3) постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Однако работодатель исходя из условий работы и потребностей предприятия вправе изменить ее содержание или использовать произвольный вид.

Если кадровый отдел применяет в работе форму Т-3, то она содержит ряд обязательных данных:

  • в верхнем поле записывают наименование работодателя (в полном и сокращенном виде);
  • заголовок, обозначающий вид документа;
  • дата выпуска документа;
  • номер приказа, например: «Утверждено приказом №03 от 06 июня 2020 г.»;
  • срок действия, например: «Вступило в действие с 06 июня 2020 г.»;
  • основная часть, которая содержит сведения о позиции из исходного документа;
  • подписи уполномоченных лиц.

В случае выдачи документа по заявлению от конкретного сотрудника сведения указывают только о нем одном. Работник ставит подпись наряду с другими лицами.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Примерный образец документа, составленного в произвольной форме, выглядит так:

Выписка из штатного расписания за 11.01.2021

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Структурное подразделение

Должность

Кол-во штатных единиц

Оклад

Надбавки

Месячный фонд заработной платы

Примечание

Основное спортивное

Преподаватель верховой езды

1

18 500,00

18 500,00

Нет

Директор Иванов Иванов И.И.
Главный бухгалтер Викторова Викторова В.В.
Руководитель отдела кадров Александрова Александрова А.А.

Для предоставления сведений о кадровом составе организации в государственные службы составляется выписка из штатного расписания, подтверждающая наличие сотрудников, по форме Т-3. Поля таблицы заполняются с учетом необходимой информации. Если бухгалтерские сведения о тарифных ставках и надбавках не требуются, то графы оставляют пустыми.

Еще один образец, как оформить выписку из штатного расписания по форме Т-3:

Надо ли как-то заверять выписку

Документ заверяется путем обязательного проставления подписей уполномоченными лицами предприятия: руководителем организации или исполняющим его обязанности, работником отдела кадров, начальником кадровой службы, если такая имеется, бухгалтером и самим сотрудником.

Ставить печать необязательно, но если штампы в организации используются, то бланк следует завизировать, как и прочие документы компании.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Журнал дезинфекции помещений при коронавирусе — это документ, в котором под подпись ответственного фиксируются периодичность и факт проведения санобработки. В рекомендациях Роспотребнадзора по предотвращению распространения COVID-19 он не упомянут, но контролирующие органы вправе его затребовать.

2 ноября 2020

Журнал учета утилизации масок и перчаток — это документ, в котором фиксируется процедура уничтожения средств индивидуальной защиты в учреждении. Реестр ведут организации, для сотрудников которых обязательно ношение СИЗ.

15 октября 2020

Гарантийное письмо об оплате задолженности — это документ, подтверждающий намерение должника исполнить свои обязательства перед кредитором.

16 февраля 2021

Формы КС-2 и КС-3 — это документы, фиксирующие объем и стоимость выполненных работ. Их составляют по факту исполнения договора подряда.

21 января 2021