Образец ответа на письмо о предоставлении информации в 2023 году. Как правильно отвечать на запросы
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: составляем ответ на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос — это документ, в котором организация предоставляет положительное или отрицательное решение по требованию контрагента. Такое письмо составляют как пояснение к обращению за информацией или документами.  

Содержание

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Письменный ответ на требования контрагентов является официальным документом. Как и любой регистр делового документооборота, его следует начинать с вежливого обращения к получателю: в ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам — письмо, информацию, документы.

Но всегда ли требуется составлять ответ на письменный запрос? Если организация получила интерпелляцию — запрос от ведомства или госоргана, то она обязана ответить и предоставить требуемые сведения. Правом истребования письменных ответов наделены:

Кроме того, в обязательном порядке придется ответить и адвокатам, которые действуют по договору об оказании услуг. По аналогии следует ответить на обращения контрагентов, с которыми у организации заключен контракт. Информацию предоставляют и по договорам оферты — сведения о цене, наличии товара, режиме работы и проч.

ВАЖНО!
Допускаются как положительные, так и отрицательные ответы. Положительное решение необходимо детализировать, а отрицательное — обосновать. Если в запросе отсутствует мотивация (на основании чего он подается), то организация вправе письменно отказать в пояснениях. Но учтите, что отказ следует составить вежливо и максимально конкретно, сославшись на причину отрицательного решения.

В какие сроки надо ответить

Единых сроков не предусмотрено. Если в запросе прописан срок, то отвечать следует в обозначенный период, указав такую фразу: в ответ на ваше письмо сообщаем следующее (затем идет необходимая информация). Если же сроки не оговорены, то по общепринятому правилу ответный документ отправляют в течение семи дней. Когда для сбора сведений или документации требуется больше времени, необходимо придерживаться разумных сроков для отправки письма — фактического времени, необходимого для сбора конкретных сведений или бумаг.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Унифицированной формы письма с ответом нет. Организации переписываются в рамках делового документооборота — на фирменных бланках, с обязательным указанием отправителей и получателей. Допускается отвечать как в рукописном, так и в печатном виде.

Инструкция, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:

  1. Внести сведения об отправителе.
  2. Вписать наименование или ФИО получателя.
  3. Поставить номер и дату исходящего письма.
  4. Указать суть ответа. Как вариант: на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее — и затем отразить положительное или отрицательное решение. Обязательно сослаться на первоначальный запрос, прописав его номер и дату.
  5. При необходимости перечислить приложения — предоставляемую документацию.

Ответ составляют в одном экземпляре — только для получателя. Документ необходимо подписать у руководителя организации, указав его должность и ФИО. Печать ставится только при ее использовании в учреждении.

Образец положительного ответа

Актуальный образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в прокуратуру:


Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр”»

г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Тел./факс 8 (123) 456-78-90

Исх. № 205 от 01.09.2021

Прокурору

Головинской межрайонной

прокуратуры г. Москвы

Петрову П.П.

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваше требование о предоставлении документов в связи с проводимой прокурорской проверкой № 195 от 31.08.2021 (вх. № 315), согласно п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 22 Федерального закона № 2202-I от 17.01.1992 «О прокуратуре в Российской Федерации», направляю Вам следующие документы:

  1. Устав.
  2. Приказ о назначении директора.
  3. Свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации.

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов Иванов И.И.

Образец ответа с отказом дать информацию

А вот как ответить на письмо о предоставлении информации в налоговую инспекцию:

ВАЖНО!
У налоговиков действует утвержденная форма отрицательного ответа — уведомление о невозможности предоставления в установленные сроки документов (информации). Она утверждена приказом ФНС № ММВ-7-2/204@ от 24.04.2019. Если организация-налогоплательщик не успевает или по каким-либо причинам не в состоянии представить в ИФНС документы по требованию, то бухгалтер или иной ответственный работник отправляет уведомление по форме КНД 1125045 в течение дня, который следует за днем получения требования от инспектора.

Как отправить ответ

На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.

Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Как правильно нумеровать страницы в журнале: простым карандашом, в правом верхнем углу каждого листа, не задевая текст, в валовом порядке арабскими цифрами.

15 июня 2021

Письмо-рекламация — это документ, который содержит претензионные требования об устранении нарушений одной стороны правоотношения (покупатель, поставщик, заказчик) к другой (продавец, исполнитель).

11 марта 2021

Формы КС-2 и КС-3 — это документы, фиксирующие объем и стоимость выполненных работ. Их составляют по факту исполнения договора подряда.

21 января 2021

Чтобы произвести оплату за другое лицо, необходимо документально подтвердить такое право. Это может быть соглашение или письмо о платеже за другую организацию. Рассказываем, как правильно его составить.

28 июля 2022