Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек в 2023 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки — это обязательный документ кадрового делопроизводства. Он необходим и при переходе на электронные трудкнижки в 2020 году.

Содержание

Ответственный: необходимость и приказ о назначении

Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.

Санкции за отсутствие лица (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225) Вариант оформления

Руководитель

ИП или юрлицо

Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

При повторном нарушении — от 30 000 до 50 000 рублей или дисквалификация до 3 лет (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).

Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

При повторном нарушении ИП — от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).

При повторном нарушении в организации — от 100 000 до 200 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).

Основная работа.

Совместительство.

Совмещение.

Возложение обязанностей.

ВАЖНО!
Отдельное уполномоченное лицо утверждается руководителем (абз. 2 п. 45 постановления правительства № 225 в ред. от 25.03.2013). Приказ об ответственных за ведение трудовых книжек — документ обязательный.

Кого назначить

Законодательство не определяет отдельных требований для ответственных работников. Назначают их такими способами:

  • на основную работу или по совместительству;
  • оформляется совмещение функций к должности, существующей в штатном расписании (за доплату) (ст. 60 ТК);
  • через возложение обязанностей на работника (ст. 60 ТК).

Для оформления кадровика достаточно официального распоряжения, обязанности уже предусмотрены его должностной инструкцией. А вот для бухгалтера, например, придется вносить поправки в его должностную инструкцию.

ВАЖНО!
Передать ведение сведений о трудовой деятельности на аутсорсинг нельзя. Только руководитель организации осуществляет назначение ответственных за ведение трудовых книжек из числа работников. Это соответствует законодательству — не состоящие в трудовых отношениях с организацией лица не подчиняются правилам внутреннего распорядка и распоряжениям руководителя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). За нарушение — ответственность по ст. 5.37 КоАП.

Как правильно составить приказ

Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме.

Шаг 1. Оформите на бланке организации. При его отсутствии в верхней части укажите основные реквизиты: название, место расположения, регистрационные коды.

Шаг 2. Проставьте дату, порядковый номер и место оформления. Напишите название — «Приказ». На следующей строке — повод-содержание «О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Шаг 3. В вводной части сделайте ссылку на нормативно-правовой акт, регулирующий содержание, — п. 45 правил ведения ТК (постановление правительства РФ № 225 в ред. от 25.03.2013).

Шаг 4. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения руководителя:

  • назначение уполномоченного сотрудника — укажите должность, основание для введения полномочий (например, ссылку на пункт договора найма или должностной инструкции);
  • назначение сотрудника на время отсутствия ответственного — укажите должность и условия исполнения (например, форму и размер денежной компенсации);
  • напишите, кто осуществляет контроль за исполнением.

Шаг 5. Внесите место для подписи руководителя.

Шаг 6. Перечислите сотрудников, которые упомянуты в тексте, — они поставят подпись после ознакомления с содержанием.

На что следует обратить внимание:

  • в содержании, при необходимости, предусмотрите ответственных по всей организации в целом и по отдельным структурным подразделениям;
  • правила работы, детальный перечень обязанностей уполномоченного не прописывайте. Они есть в договоре найма, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (например, в положении о ведении и хранении ТК).

Вот так выглядит образец приказа о ведении трудовых книжек и назначении ответственного:

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей

специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765

ПРИКАЗ № 45-ЛС

г. Москва 30 мая 2020 г.

О назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу ТК

Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину, а в ее отсутствие менеджера по персоналу С.С. Смирнову ответственными за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников.
  2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А.А. Александрову.

30.05.2020

Директор: Иванов И.И.С

С приказом ознакомлены: Александрова А.А.

Волошина В.В.

Смирнова С.С.

А вот образец распоряжения о переходе на электронные книжки и подачу сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Основное содержание — назначается ответственное лицо и определяются новые функции работника в связи с исполнением ФЗ-439 от 16.12.2019:

  • уведомления и разъяснения персоналу о нововведениях в отношении трудовых книжек;
  • сбор заявлений сотрудников организации о переходе на ЭТК;
  • подготовка отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД.

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей

специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765

ПРИКАЗ № 45-ЛС

г. Москва 30 декабря 2019 г.


О переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и назначении ответственных на период до 31 декабря 2020 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 .Назначить начальника отдела кадров Александрову А.А. ответственной за:

  • подготовку сведений о деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД и предоставление в ПФР;
  • подготовку сведений о деятельности по форме СЗИ-ТД и выдачу их работникам.

2. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину ответственной за:

  • уведомление сотрудников организации о нововведениях в отношении электронных трудовых книжек и о возможности выбора варианта их ведения в срок до 30.06.2020 (включительно);
  • сбор заявлений от работников об отказе или о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном бланке в срок до 31.12.2020 (включительно).

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

31.12.2019

Директор: Иванов И.И.С

С приказом ознакомлены: Александрова А.А.

Волошина В.В.

Как и сколько хранить

Приказ о назначении ответственного (ответственных) за работу с ТК относится к приказам по основной деятельности. Такие документы хранятся не в кадровой службе, а работниками канцелярии. Затем — в архиве организации. Срок хранения — 75 лет (ст. 19 перечня, утв. приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010).

Об авторе статьи
Дмитриева Наталья
Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Заявление на предоставление копии трудовой книжки — это обращение, которое работник направляет работодателю для получения заверенной ксерокопии. Оно оформляется письменно в свободной форме или по образцу, утвержденному локальным актом организации.

6 марта 2020

Доверенность на получение трудовой книжки третьим лицом — это нотариально заверенный документ, который оформляет работник, если по любой причине не получает ее лично.

9 апреля 2020

Трудовой договор о дистанционной работе — это соглашение между работодателем и работником об условиях выполнения функций вне офиса. Например, из дома. Удаленка — рекомендованный режим труда в период коронавирусного карантина.

9 апреля 2020

Приказ об организации дистанционной работы — это распорядительный документ руководителя, которым определяют правила для сотрудников, рабочие места которых находятся вне местоположения организации.

27 марта 2020