Инструкция: составляем внутреннюю опись документов личного дела работника

Скачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела в формате Word

Скачать бланк внутренней описи документов личного дела

Для чего нужна

Список требуется для учета бумаг, представленных при поступлении на работу или находящихся в деле сотрудника.

Особенностью является то, что перечень включают в дело с начала его формирования и заполняют по факту поступления новых бумаг. Их вкладывают, изымают, заменяют оригиналы на копии. Действия, которые выполняют с содержимым дела, фиксируют в отдельной графе «Примечание». Ответственный за эту процедуру сотрудник, прежде чем составить внутреннюю опись документов дела, определяет необходимость ее формирования.

Законодатель не устанавливает обязательное наличие такого списка в деле, но определяет ряд случаев, когда он необходим:

• если документацию хранят в архиве учреждения постоянно или более 10 лет;
• если используется простое наименование «Личное дело» (неясно, какая в нем содержится документация и в каком количестве).

Кто составляет и по какой форме

Приложением №27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, установлена форма внутренней описи документов дела, которую применяют в учреждениях.

Заполняет сотрудник кадровой службы, иногда секретарь руководителя. Основной принцип выбора ответственного за заполнение лица — грамотность, уровень квалификации.

Указывают следующую информацию:

• порядковый номер;
• индекс по регистрации;
• дата;
• название;
• число имеющихся листов.

Ответственный сотрудник, то есть тот, кто подписывает внутреннюю опись документов дела, осуществляет нумерацию и указывает количество листов (их нумеруют отдельно от листов личного дела), ставит подпись.

Если в деле бумага не подшита, ее подклеивают изнутри к его обложке.

Порядок заполнения

Для оформления используют листы А4. В заголовке указывают название организации и данные работника. Оформленный в соответствии с требованиями пример внутренней описи документов дела содержит необходимые сведения:

Наименование раздела	Содержание (что указывают)
№ п/п	Порядковый номер в деле
Дата	Дата составления и утверждения
Номер	Индекс по организации
Наименование	Заголовок
Номера листов дела	Порядковые номера
Примечание	Информация о том, является ли бумага подлинником или копией

После таблицы ответственный сотрудник:

• прописью указывает число бумаг в деле работника;
• удостоверяет сведения (указывает должность и ставит личную подпись).

Вот как выглядит образец внутренней описи документов, находящихся в деле, заполненный по правилам.

Перечень документов дела работника ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Викторовой Виктории Викторовны № п/п Дата Номер Наименование Номера листов дела Примечание 1 03.08.2020 5 Трудовой договор 1–9 Оригинал 2 03.08.2020 5-п Приказ о приеме на работу 10 Копия 3 20.08.2020 14-вх Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы 11 Оригинал 4 21.08.2020 18 Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы 12 Копия 5 Специалист по кадрам Александрова А. А. Александрова

Отличие от перечня личных дел сотрудников

Делопроизводство содержит два понятия, которые касаются списка личных дел: внутренняя опись дела для сдачи в архив и список дел. Различия такие:

Вид	Признак	Примечание
Перечень из дела	Содержит перечень бумаг, включенных в дело работника	Пример — список бумаг из дел работников отдела кадров учреждения
	Хранится в деле
Список дел	Представляет собой перечень самих дел	Пример — список дел, направленных на архивное хранение в 2019 году
	Подшивают отдельно, хранят у ответственного работника

Таким образом, внутренняя опись дела содержит информацию о бумагах, хранящихся в деле работника, а перечень дел является пакетом самих дел.