Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: заполняем табель учета рабочего времени бюджетной организации

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором фиксируют, сколько отработал каждый сотрудник. Он нужен для контроля режима труда и отдыха, расчета заработка и формирования статотчетности.

Чем предусмотрен табель

ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.

Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.

С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.

ВАЖНО!
Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.

Кто и когда его заполняет

В бюджетной организации руководитель приказом назначает сотрудников, в зону ответственности которых входит ведение учета. По общему правилу таковыми являются начальники структурных подразделений. Назначение ответственных происходит при издании приказа. С этим распорядительным документом ответственный сотрудник знакомится под подпись.

В организациях с большой штатной численностью создают отдельную должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ, направляет его в кадровую службу, из которой отчет передается в бухгалтерию.

Общие правила заполнения табеля учета рабочего времени в бюджетной организации таковы:

  • составление и ведение специально уполномоченным лицом;
  • подписание руководителями ответственного подразделения и отдела кадров;
  • направление в бухгалтерию.

Документ оформляется каждый месяц по всей организации, по структурным подразделениям (отделам, отделениям, факультетам), обособленным подразделениям. Он подлежит открытию за 2-3 дня до начала периода расчета с учетом данных предыдущего месяца.

Сколько его хранить

Срок хранения отработанного, подшитого в специальную папку табеля составляет 1 год. По его окончании документ передается в архив для хранения не меньше 5 лет, а при наличии вредных или опасных условий работы — 75 лет.

Как заполнить бланк в бюджетной организации

В условиях рабочего дня любой продолжительности вне зависимости от определенных в учреждении режимов труда время фиксируют, используя два варианта:

  • сплошная регистрация пребывания на работе и пропусков;
  • фиксация отклонений, когда производится отметка только отсутствия, опоздания.

Учреждение самостоятельно определяет, как правильно заполнять табель рабочего времени в бюджетной организации, способ заполнения табеля устанавливается локальным актом организации в процессе формирования ее учетной политики. Вариант фиксации данных зависит от используемого в организации режима труда. Если длительность рабочего дня не изменяется, фиксируют лишь отклонения. При использовании суммированного учета (когда число часов отработки отличается в разные дни или смены) используют сплошную регистрацию.

Составляя документ, следует применять рекомендации, касающиеся использования и оформления шаблона, утвержденные приказом №52н. Регистрации подлежат отклонения при использовании установленного внутреннего распорядка времени работы или затраты времени труда по факту.

В отношении каждого сотрудника фиксируются отклонения от нормы в часах и вносятся обозначения отклонений и работа ночью.

Отчет формируется в одном экземпляре. Возможно электронное или ручное заполнение. Бумагу придется распечатать для подписания.

Бланк табеля, утвержденный Минфином, имеет ряд особенностей при оформлении. Вот как составить табель учета рабочего времени в Excel для бюджетников:

  • на титульном листе указывается не только название организации, но и присвоенный ей цифровой код;
  • при внесении изменений указывается код корректировки;
  • выделены графы для внесения информации о промежуточных итогах.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить положение о табельном учете рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Важные правила при заполнении табеля

Заполняя бланк, следует руководствоваться установленными стандартными правилами.

Если один сотрудник имеет два вида отклонений за один день, нижнюю часть строки надо заполнить в виде дроби, у которой:

  • числитель — вид отклонения;
  • знаменатель — часы трудовой деятельности.

Если в один день имеются больше двух отклонений, фамилию сотрудника надо повторить.

В табеле следует отражать:

  • число дней, часов неявок (явок);
  • число часов переработки с указанием видов (деятельность в праздники, ночью и т. д.).

Какие обозначения использовать при заполнении

Используйте буквенный или цифровой код. Для удобства рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени, используя коды одного типа.

Событие Буквенный код

Выходные и праздничные дни

В

Работа в ночное время

Н

Выполнение гособязанностей

Г

Очередные и дополнительные отпуска

О

Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам

Б

Отпуск по уходу за ребенком

Р

Часы сверхурочной работы

С

Прогулы

П

Неявки с разрешения администрации

А

Выходные по учебе

ВУ

Учебный отпуск

ОУ

Замещение в 1–3 классах

ЗН

Замещение в группах продленного дня

ЗП

Замещение в 4–11 классах

ЗС

Работа в праздничные дни

РП

Фактически отработанные часы

Ф

Командировки

К

Пошаговое заполнение табеля для бюджетной организации

Актуальная пошаговая инструкция, как сделать табель в Excel, на примере формы 0504421.

Шаг 1. Оформить шапку, указав:

  • название учреждения в полной форме, так, как указано в учредительных документах;
  • код с применением справочника ОКПО;
  • в строке «Вид табеля» написать «первичный» (предоставляя документ, содержащий изменения, укажите «корректирующий»; указывая «Номер корректировки», напишите «0», если документ первичен, и цифры «1», а затем в соответствии с порядковым номером корректировки).

Шаг 2. Указать номер по порядку, дату формирования документа и период охвата.

Шаг 3. Заполнить основную часть:

  • гр. 1 — Ф. И. О. сотрудника полностью;
  • гр. 2 — номер сотрудника по табелю;
  • гр. 4 — должность работника.

Далее следует раздел, дающий возможность ежедневно фиксировать наличие или отсутствие работника (в отношении каждого имеются 2 клетки: верхняя — для цифрового кода, нижняя — для буквенного). Эта часть содержит сведения о числе дней и часов, отработанных за полмесяца и за месяц в целом.

ВАЖНО!
Любые отметки об отсутствии на работе и его причинах осуществляются на основании надлежаще оформленных документов.

Шаг 4. Отдать документ на подпись:

  • сотруднику, отвечающему за формирование;
  • руководителю подразделения;
  • сотруднику отдела кадров.

Шаг 5. Передать в бухгалтерию полностью оформленный документ, который и станет основой для расчета с сотрудниками.

Об авторе статьи
Иванова Наталья
Специалист по кадрам, юрист

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Заявление на отпуск — это первый шаг на пути к вожделенному отдыху. Узнайте, как правильно его оформить, и скачайте готовый образец.

19 июня 2019
Доверенность — это официальная бумага, которая определяет перечень прав, обязанностей и полномочий, переданных от одного лица другому. Разбираем особенности составления доверенности в госучреждениях. Актуальный бланк и заполненные образцы можно скачать бесплатно.
31 августа 2018
Приказ об индексации зарплаты — это документально оформленное распоряжение руководства о повышении сотрудникам заработной платы из-за роста инфляции. Как составляется и оформляется такой документ, расскажем в статье.
20 сентября 2019

Сдавать или нет нулевой СЗВ-СТАЖ — нет, в этой форме всегда указываются сведения. Обязательный отчет в Пенсионный фонд РФ подают, даже если в отчетном периоде не зафиксированы начисления зарплаты. Отчитайтесь в ПФР и в том случае, если компания не вела деятельность в течение расчетного года.

12 февраля 2021