Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: заполняем трудовую книжку правильно

Инструкция по заполнению трудовых книжек:

  1. Оформляем титульный лист.
  2. Указываем сведения о работе.
  3. Вписываем название, номер и дату документа-основания.

Пенсионный фонд сообщил, что перейти на ЭТК (электронные трудовые) согласились только 6 млн работников из 47 млн трудящихся граждан России. Остальные 41 млн решили не экспериментировать. Что это означает для кадровиков? Что мы продолжим вести 41 млн бумажных трудовых, заполняемых по строгим правилам.

Где прописан порядок заполнения

Чтобы заполнять трудкнижку правильно, ориентируемся на:

ВАЖНО!
С 1 сентября вступили в силу новые правила по работе с трудкнижками из приказа Минтруда № 320н. С этого момента постановление правительства № 225 от 16.04.2003, постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003, приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016 больше не действуют. Минтруд утвердил не только новый порядок работы с бумажными ТК, который применяется с 01.09.2021, но и новый бланк книжки (который введут с 2023 года). Содержание документа осталось прежним, но специалисты ведомства изменили количество страниц в трудовой книжке и во вкладыше к ней. Применять новый бланк предстоит только с 01.01.2023.

Кто отвечает за корректное заполнение

За все действия с трудовой книжкой отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора. Чаще это зона ответственности кадровиков.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Для ответа на этот вопрос Минтруд России постарался — подготовил и утвердил новые правила. Порядок ведения и хранения трудкнижек № 320н вступил в силу с 01.09.2021.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Используйте эти инструкции бесплатно.

Заполнение титульного листа

По сути, титульный лист трудовой книжки — это ее лицо, сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией. Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Что не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению». Вот как выглядит титульный лист трудовой книжки:

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

В разделе несколько разворотов, поделенных на четыре колонки:

  1. Номер записи.
  2. Дата внесения.
  3. Сведения о событии.
  4. Основание внесения. Чаще это распоряжение работодателя.

Что делаем при наступлении кадрового события — заполняем эти колонки на основании изданного приказа. В 3 колонке пишем, о чем, собственно, речь: о приеме, переводе или увольнении. Это общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

ВАЖНО!
В новом бланке ТК под раздел «Сведения о работе» отвели 14 разворотов. В предыдущей форме их всего 10.

Прием на работу

Нюанс 1

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткий ответ на вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Нюанс 2

Внесенная информация обязана соответствовать штатному расписанию.

Нюанс 3

Если предполагаются льготы, название должности, специальности или профессии сотрудника обязаны соответствовать названию в квалификационных справочниках.

Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь. Сейчас это в прошлом. Новичкам будут вестись исключительно электронные документы.

Зато у тех, кто устраивается к новому работодателю, уже имеет на руках бумажный документ и не захотел переходить на новый формат работы, книжке на бумажном носителе предстоит вестись по прежним правилам. Актуальный пример заполнения трудовой книжки — раздел «Сведения о работе»:

Перевод

При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так:

Если сотрудника переводят в другой отдел, это указывается, и тогда это выглядит так:

Совместительство

Информацию заполняют по основному месту деятельности. Но если сотрудник-совместитель захочет, ему вносят записи по совместительству, если основной работы нет.

Здесь инструкция такая:

  1. В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
  2. Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
  3. В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.
  4. В четвертой проставляем дату и номер приказа.

Вот как это выглядит:

Увольнение

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

  • информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем;
  • при указании основания увольнения указывается не только пункт статьи ТК, но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем.

Подробнее: «Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку».

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Пролистываем трудовую книжку вперед. Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

  1. В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
  2. В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
  3. В 3 графе записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.
  4. Последним пунктом указываем документ — основание награждения, дату и номер.

Есть тонкости:

  • как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на порядок заполнения;
  • при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.
ВАЖНО!
Число разворотов для сведений о поощрениях в новом бланке ТК уменьшили до 7 страниц.

Сведения о награждении выглядят так:

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

  1. Запрашиваем подтверждающие документы.
  2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
  3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
  4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

  1. Открываем первую страницу.
  2. Находим нужное.
  3. Ничего не зачеркиваем.
  4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
  5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

  1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
  2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
  3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

  1. Открываем нужную страницу.
  2. Находим ошибку.
  3. Никаких зачеркиваний!
  4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
  5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Как заполнять дубликат

Порядок такой:

  1. Берем чистый бланк.
  2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
  3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
  4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
  5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
  6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

  • данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
  • внесенную информацию не заверяем.

Как заверять копию

Порядок такой:

  1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
  2. Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.
  3. Тут же проставляется его подпись.
  4. Ниже ставится дата.
  5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
  6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
  7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению, и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

Об авторе статьи
Товстенко Светлана
Управление персоналом, кадровое делопроизводство, трудовое право

В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление "Менеджмент организации", в 2008 г. специализация "Трудовое право и кадровое делопроизводство". С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — это используемый в кадровом делопроизводстве учетный регистр, в котором фиксируются все существенные изменения, вносимые в данную категорию документации службы персонала.

3 мая 2021

Доверенность на открытие счета в банке — это документ, который предоставляет возможность юридическому или физическому лицу без его личного присутствия заключить договор на банковское обслуживание через посредника. 

28 апреля 2021

Трудовой договор с муниципальным служащим — это документ, в котором указывают правила работы в местной администрации, права и обязанности сторон. Документ должен соответствовать требованиям ТК РФ и отраслевых законов.

4 июня 2021

Отказ от прививки от коронавируса — это документ, в котором указывается решение не вводить вакцину от COVID-19. На это имеют право все граждане РФ.

2 июля 2021