Образец положение о защите персональных данных 2023 | Скачать форму, бланк
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Как составить положение о персональных данных работников

Защита персональных данных является прямой обязанностью работодателя или других операторов. Положение о защите о личной информации должно быть в каждой организации.

Содержание

Какие требования предъявляют к операторам данных

Персональные данные — это сведения о человеке. Закон № 152-ФЗ от 26.07.2006 дает более длинную формулировку, где гражданина называют субъектом, который определяется по четким критериям правовых норм. Также вопрос регламентирован главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации и Конституцией Российской Федерации.

Трудовые правоотношения напрямую связаны с обработкой сведений о персонале. Порядок хранения и использования персданных работников работодатель определяет с учетом требований ТК РФ и других законов. То есть каждая организация регулирует эти вопросы на локальном уровне и утверждает внутренний норматив о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ). Отсутствие локального акта квалифицируется государственной инспекцией труда и судебными органами как нарушение трудового законодательства (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/10220-06 по делу № А40-20745/06-148-194 от 26.10.2006).

ВАЖНО!
Если компания обрабатывает персданные, она обязана применять меры их защиты. Работодатели сами решают, какие меры и в каком составе принимать для защиты. Но 152-ФЗ обязывает принимать и конкретные меры, к примеру, назначить ответственное лицо (ч. 1 ст. 22.1 152-ФЗ).

Операторы принимают:

  • правовые меры — создание локальных документов для защиты персданных;
  • технические, операционные — действия для безопасности: установка шифрования, обучение сотрудников и проч.

В качестве правовых мер издают локальные нормативные документы — положение о защите персданных и политику в отношении обработки. Кроме того, выпускают приказы о назначении ответственного лица и об утверждении перечня работников с доступом к личной информации физлиц. С ответственными подписывают соглашение о конфиденциальности.

ВАЖНО!
Поскольку работодатели признаются операторами, по новым правилам они обязаны уведомлять Роскомнадзор о начале обработки персданных работников — с 01.09.2022 (ст. 3, 22 152-ФЗ). Если организацию не включили в реестр операторов, отправляйте уведомления и до 01.09.2022 через сайт Роскомнадзора. А компаниям, включенным в реестр, до 15.09.2022 надо уведомить РКН о новой цели обработки персданных — обработке в рамках трудовых отношений (ст. 22 152-ФЗ).

В положение об обработке и защите персданных включают:

  • порядок работы с информацией;
  • перечень лиц, которые имеют доступ к личным сведениям;
  • правила хранения личных дел и других кадровых документов;
  • способы защиты электронных документов;
  • другие положения на усмотрение работодателя.

Локальный норматив утверждают распоряжением руководителя и знакомят с ним работников под подпись (ст. 88 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 N 687).

Как составить положение о защите персональных данных

Еще до подписания трудового договора работодатель знакомит работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами (ст. 68 ТК РФ). Положение о защите персданных относится к таким документам, с которыми необходимо ознакомить сотрудника.

Унифицированной формы и единых правил по составлению этого локального акта нет. Работодатели разрабатывают положение с учетом отраслевой специфики и внутренних потребностей. Обычно типовая структура положения о защите персональных данных такая:

  1. Общие положения. В этом разделе указывают, с какой целью принимают акт.
  2. Основные понятия и состав персональных данных работников. Здесь фиксируют, какие документы в организации содержат персданные.
  3. Обработка персональных данных. В этом разделе определяют условия, которые надо соблюсти при обработке.
  4. Передача персданных. В этой части прописывают порядок передачи сведений внутри организации, третьим лицам и госорганам.
  5. Доступ к персданным. Здесь приводят информацию о порядке доступа к сведениям о работниках. Доступ разделяют на внутренний (доступ отдельным работникам организации) и внешний (доступ представителям других организаций и госорганов).
  6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персданных. В этом разделе указывают, кто в компании отвечает за нарушение правил хранения и использования личной информации.

Как и все локальные акты, положение утверждают приказом руководителя. Если в организации действует представительный орган работников, то норматив утверждают с учетом мнения профсоюза (ст. 372 ТК РФ). И если в профсоюзе выразили несогласие или предложили усовершенствовать акт, работодатель либо соглашается с профорганом, либо проводит с ними дополнительные консультации в течение трех дней. Если согласие не достигнуто, разногласия оформляют в протоколе, после чего работодатель вправе принять локальный акт. А профсоюз сможет обжаловать решение в инспекции по труду или в суде.

После утверждения положения о защите персданных работников и их представителей знакомят с актом под подпись. Факт ознакомления отмечают в журнале или в отдельном листе ознакомления.

Образцы положения об обработке персданных

Приведем образец положения об обработке персональных данных работников для бюджетного учреждения — используйте шаблон в работе:

__________________________________

(наименование бюджетного учреждения,

место нахождения, ИНН, ОГРН)

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель _________ (Ф.И.О.)

_________________/________________

(подпись) (реквизиты приказа)

«__»___________ ___ г.

Положение

о защите персональных данных работников

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение _________________________________________________________ (наименование бюджетного учреждения) (далее — Учреждение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Трудовым кодексом Российской Федерации, другими действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации (далее — Положение).

1.2. Цель настоящего Положения — защита персональных данных работников Учреждения от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные работников всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.3. Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения информации, содержащей сведения, отнесенные к персональным данным работников Учреждения. Под работниками подразумеваются лица, заключившие трудовой договор с Учреждением.

1.4. Положение и изменения к нему утверждаются руководителем Учреждения и вводятся его приказом. Все работники Учреждения должны быть ознакомлены под подпись с данным Положением и изменениями к нему.

2. Понятие и состав персональных данных

2.1. Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу.

2.2. Состав персональных данных работника:

  • анкета;
  • автобиография;
  • образование;
  • сведения о трудовом и общем стаже;
  • сведения о предыдущем месте работы;
  • сведения о составе семьи;
  • паспортные данные;
  • сведения о воинском учете;
  • сведения о заработной плате сотрудника;
  • сведения о социальных льготах;
  • специальность;
  • занимаемая должность;
  • размер заработной платы;
  • наличие судимостей;
  • ИНН, СНИЛС;
  • адрес места жительства;
  • домашний телефон;
  • содержание трудового договора;
  • содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
  • подлинники и копии приказов по личному составу;
  • личные дела, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников;
  • основания к приказам по личному составу;
  • дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке работников, их аттестации, служебным расследованиям;
  • копии отчетов, направляемые в органы статистики;
  • копии документов об образовании;
  • результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
  • фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника;
  • рекомендации, характеристики;
  • принадлежность лица к конкретной нации, этнической группе, расе;
  • привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • религиозные и политические убеждения (принадлежность к религиозной конфессии, членство в политической партии, участие в общественных объединениях, в том числе в профсоюзе, и др.);
  • финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Из указанного списка работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора.

2.3. Данные документы являются конфиденциальными. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении ____ лет срока хранения, если иное не определено законом.

3. Обязанности работодателя

3.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

3.1.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

3.1.2. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

3.1.3. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

3.1.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

3.1.5. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.1.6. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

3.1.7. Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами Учреждения, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

3.1.8. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

4. Обязанности работника

Работник обязан:

4.1. Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым кодексом Российской Федерации.

4.2. Своевременно в разумный срок, не превышающий 5 дней, сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.

5. Права работника

Работник имеет право:

5.1. На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных.

5.2. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.3. На доступ к медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.

5.4. Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований, определенных трудовым законодательством. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

5.5. Требовать извещения работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

5.6. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.

5.7. Определять своих представителей для защиты своих персональных данных.

6. Сбор, обработка и хранение персональных данных

6.1. Обработка персональных данных работника — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных работника.

6.2. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

6.3. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

6.4. Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами. Предоставление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.

6.5. При поступлении на работу работник заполняет анкету и автобиографию.

6.5.1. Анкета представляет собой перечень вопросов о персональных данных работника.

6.5.2. Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

6.5.3. Автобиография — документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника.

6.5.4. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.

6.5.5. Анкета и автобиография работника должны храниться в личном деле работника. В личном деле также хранятся иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.

6.5.6. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу.

6.5.7. Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в Учреждении. На ней указываются фамилия, имя, отчество работника, номер личного дела.

6.5.8. К каждому личному делу прилагаются две цветные фотографии работника размером ______.

6.5.9. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

6.5.10. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.

7. Передача персональных данных

7.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

  • не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
  • не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
  • предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
  • разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
  • не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
  • передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

8. Доступ к персональным данным сотрудника

8.1. Внутренний доступ (доступ внутри Учреждения).

Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:

  • руководитель Учреждения;
  • руководитель отдела кадров;
  • руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения) по согласованию с руководителем Учреждения;
  • при переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения по согласованию с руководителем Учреждения;
  • сотрудники бухгалтерии — к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
  • сам работник, носитель данных.

8.2. Внешний доступ.

Учреждение вправе осуществлять передачу персональных данных работника третьим лицам, в том числе в коммерческих целях, только с его предварительного письменного согласия, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

Перед передачей персональных данных Учреждение должно предупредить третье лицо о том, что они могут быть использованы только в тех целях, для которых были сообщены. При этом у третьего лица необходимо получить подтверждение того, что такое требование будет им соблюдено.

Не требуется согласие работника на передачу персональных данных:

  • третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника;
  • в Фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации в объеме, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации;
  • в налоговые органы;
  • в военные комиссариаты;
  • по запросу профессиональных союзов в целях контроля за соблюдением трудового законодательства работодателем;
  • по мотивированному запросу органов прокуратуры;
  • по мотивированному требованию правоохранительных органов и органов безопасности;
  • по запросу от государственных инспекторов труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;
  • по запросу суда;
  • в органы и организации, которые должны быть уведомлены о тяжелом несчастном случае, в том числе со смертельным исходом;
  • в случаях, связанных с исполнением работником должностных обязанностей.

Вариант, если в договоре о выпуске карт (коллективном договоре, локальном нормативном акте организации) предусмотрено право работодателя передавать персональные данные работников либо работодатель действует на основании доверенности на представление интересов работников:

  • в кредитную организацию, обслуживающую платежные карты работников.

8.3. Другие организации.

Сведения о работнике (в том числе уволенном) могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии заявления работника.

8.4. Родственники и члены семей.

Персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника.

9. Защита персональных данных работников

9.1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных работников организации все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только работниками отдела кадров, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях.

9.2. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке Учреждения в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках Учреждения.

9.3. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников организации, по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия работника запрещается.

9.4. Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

9.5. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.

10. Ответственность за разглашение информации, связанной с персональными данными работника

10.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Начальник отдела кадров:

______________/___________________________ (подпись/Ф.И.О.)

Начальник юридической службы:

______________/___________________________ (подпись/Ф.И.О.)

С данным Положением ознакомлен(а):

______________/___________________________ (подпись/Ф.И.О.)

Актуальный пример положения о защите персональных данных в 2023 году:

Как и все локальные акты, положение утверждают приказом руководителя. Если в организации действует представительный орган работников, то норматив утверждают с учетом мнения профсоюза (ст. 372 ТК РФ). И если в профсоюзе выразили несогласие или предложили усовершенствовать акт, работодатель либо соглашается с профорганом, либо проводит с ними дополнительные консультации в течение трех дней. Если согласие не достигнуто, разногласия оформляют в протоколе, после чего работодатель вправе принять локальный акт. А профсоюз сможет обжаловать решение в инспекции по труду или в суде.

После утверждения положения о защите персданных работников и их представителей знакомят с актом под подпись. Факт ознакомления отмечают в журнале или в отдельном листе ознакомления.

Как накажут за нарушения

Если работодатель не опубликует политику по персданным и локальный акт о защите, ему грозит административная ответственность (ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ). Штрафы такие:

  • для должностных лиц — от 6000 до 12 000 рублей;
  • для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
  • для организаций — от 30 000 до 60 000 рублей.

За необеспечение сохранности персданных при неавтоматизированной обработке, если это привело к неправомерному или случайному доступу, уничтожению, изменению, блокированию, копированию, предоставлению или распространению информации, придется заплатить больше (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — от 8000 до 20 000 рублей;
  • для ИП — от 20 000 до 40 000 рублей;
  • для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.

Если оператор не исполнит требование Роскомнадзора об уточнении, блокировании или уничтожении персональных данных, если они неполные, неточные, устарели, были незаконно получены или не являются необходимыми для целей обработки, оштрафуют (ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ):

  • должностных лиц — от 8000 до 20 000 рублей;
  • ИП — от 20 000 до 40 000 рублей;
  • организации — от 50 000 до 90 000 рублей.

А если оператор не исполнит обязанности перед Роскомнадзором и не отправит запрошенную информацию, накажут по ст. 19.7 КоАП РФ. Должностные лица заплатят от 300 до 500 рублей, организации — от 3000 до 5000 рублей.

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

В форме заполнения СЗВ-К в СФР указывают сведения о стаже физлица до его регистрации в Социальном фонде. Страхователи Крыма и г. Севастополя отчитываются по особым правилам.

26 июня 2023
Разберемся в тонкостях предоставления дополнительного отдыха донорам, чернобыльцам и военнослужащим, а также составим образец приказа на донорские дни, образец на допотпуск чернобыльцам.
11 января 2019
Бюджетная организация обязана хранить персональные данные работников в тайне. Штрафы за подобное нарушение достигают 50 000 рублей. Обеспечить безопасность поможет обязательство о неразглашении.
14 сентября 2019
Рассмотрим в статье вопросы организации использования и защиты персональных данных в учреждении.
14 января 2019