Инструкция: заполнение отчета по форме 6-НДФЛ за 1-й квартал 2023 года

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно бланк формы 6-НДФЛ в 2023 году в PDF

Скачать бесплатно новый бланк формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года для бюджетных учреждений

Скачать образец заполнения новой формы 6-НДФЛ за 2023 год — за 1 квартал

Унифицированная форма расчета 6-НДФЛ

Новая форма и инструкция по заполнению 6-НДФЛ в 2023 году утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 в редакции Приказа № ЕД-7-11/881@ от 29.09.2022. Обновленную форму применяют с отчетности за 1-й квартал 2023 года.

У налогоплательщиков не получится скачать бесплатно бланк новой формы 6-НДФЛ в 2023 году в Excel: в ФНС разработали только PDF-формат отчета. Заполненный расчет предоставляется в территориальную налоговую инспекцию ежеквартально в электронном виде, используя специализированные бухгалтерские программы и сервисы отчетности. Если штат сотрудников в учреждении менее 10 человек, то разрешается передать расчет в инспекцию на бумажном носителе.

Вот как выглядит шаблон 6-НДФЛ в 2023 году (форма по КНД 1151100).

Сроки сдачи расчета и ответственность

Расчет формируется и направляется в ИФНС каждый квартал. С 2023 года изменился срок сдачи отчетности 6-НДФЛ: квартальные отчеты надо сдавать до 25-го числа месяца, следующего за отчетным, а годовые — до 25 февраля следующего года.

В течение года отчитываются каждый квартал. В таблице представлены сроки сдачи расчета в 2023 году (п. 2 ст. 230 НК РФ):

За нарушение сроков сдачи расчета предусмотрены штрафные санкции. За каждый просроченный месяц придется заплатить штраф в размере 1000 рублей (п. 1.2 статьи 126 НК РФ). К ответственности привлекут и того, кто отвечает за подачу отчетности: штраф — от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

При обнаружении ошибок и искажений информации в расчете по налогу на доходы физлиц учреждение заплатит штраф 500 рублей за каждого плательщика (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Если организация, которая по регламенту должна предоставлять форму в электронном виде, подает расчет на бумажном носителе, то ее оштрафуют на 200 рублей по ст. 119.1 НК РФ.

Для сведения: как сдавать отчетность обособленному подразделению

Инструкция по заполнению расчета 6-НДФЛ

Обновленный расчет 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов:

• данные об обязательствах налогового агента;
• расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц.

В составе расчета за 4-й квартал (итоговой формы за год) необходимо подать справки о доходах и суммах налога физического лица на всех работников организации.

Эксперты КонсультантПлюс составили подробное руководство по 6-НДФЛ. Оно поможет заполнить отчетность без ошибок. Используйте бесплатно по нашей ссылке.

Получите бесплатный доступ, чтобы прочитать.

Актуальная пошаговая инструкция, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 1-й квартал 2023 года.

Шаг 1. Заполняем титульный лист

На титульной странице появились новые строки для правопреемников, которые подают 6-НДФЛ после реорганизации учреждения. Им необходимо заполнить код формы реорганизации (ликвидации), ИНН и КПП реорганизованной организации (обособленного подразделения). Изменилась нумерация штрихкода. На титульном листе расчета указывают:

• ИНН и КПП организации;
• номер корректировки. Для первичной формы проставляется значение 000. Если инспектор требует уточнений, то отчет перезаполняется, и в этом окне указывается код 001, 002 и т.п.;
• расчетный период в соответствии с установленным значением (21 — 1-й квартал, 31 — 2-й квартал, 33 — 3-й квартал, 34 — год) и отчетный год;
• код территориальной ИФНС, в которую направляется отчетность (в соответствии с локальным расположением);
• графу «По месту нахождения», которая отражает принадлежность налогоплательщика (организация или ИП) к территориальной инспекции;
• в поле «Налоговый агент» — наименование организации, предоставляющей сведения (краткое или полное);
• код муниципального образования ОКТМО;
• номер телефона для связи;
• ФИО руководителя организации или ИП.

Шаг 2. Заполняем раздел 1

Раздел 1 предусмотрен для отражения обязательств налогового агента.

Сначала указывается код бюджетной классификации для уплаты НДФЛ, затем сумма подоходного налога, обобщенная по всем сотрудникам, за последние три месяца отчетного периода. Алгоритм, как вычислить сумму удержанного налога в стр. 020 расчета, таков:

1. В поле 021 указать сумму подоходного налога по первому сроку перечисления.
2. В поле 022 — по второму сроку перечисления.
3. В поле 023 — по третьему сроку перечисления.
4. В поле 024 — по четвертому сроку перечисления
5. В поле 020 просуммировать НДФЛ, удержанный за последние три месяца отчетного периода.

В поле 030 указывают общую сумму подоходного налога, который вернули в последние три месяца отчетного периода. А в поля 031 и 032 вносятся даты возврата и суммы возвращенного НДФЛ.

Актуальный пример заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года для бюджетного учреждения:

Шаг 3. Заполняем раздел 2

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражаются суммарные показатели начисленного дохода и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года по конкретной налоговой ставке. Если налоговый агент перечисляет подоходный налог по нескольким ставкам (13, 15, 30, 35 %), то он формирует раздел 2 по каждой ставке. В Приказе № ЕД-7-11/753@ нет указаний, какие суммы включать в строку 070 6-НДФЛ, — в новой форме нет такой строки.

Показатели раздела 2 нового расчета 6-НДФЛ отражаются в строках:

• 100 — налоговая ставка;
• 105 — КБК;
• 110 — обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода с начала налогового периода;
• 111 — дивиденды;
• 112 — доходность по трудовым договорам;
• 113 — вознаграждение по договорам ГПХ;
• 115 — доходы, начисленные высококвалифицированным специалистам;
• 120 — общее количество физических лиц, которым начислялся доход;
• 121 — количество высококвалифицированных специалистов;
• 130 — вычеты;
• 140 — исчисленный НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода;
• 141 — налог с дивидендов;
• 142 — налог с доходов высококвалифицированных специалистов;
• 150 — фиксированные авансовые платежи;
• 155 — сумма налога на прибыль организации, подлежащая зачету;
• 160 — удержанный НДФЛ с начала налогового периода;
• 170 — неудержанный подоходный налог;
• 180 — излишне удержанный НДФЛ;
• 190 — НДФЛ, возвращенный налоговым агентом налогоплательщикам по ст. 231 НК РФ.

Вот как заполнять новую форму 6-НДФЛ в 2023 году — раздел 2:

Для сведения: подавать ли нулевую отчетность 6-НДФЛ

В расчете за 4-й квартал заполняем справки о доходах и НДФЛ на каждого сотрудника. Справка (бывшая 2-НДФЛ) состоит из четырех разделов и приложения. Заполняйте приложение к годовому расчету так:

• в разделе 1 отражаем информацию о физическом лице, которое получает доход;
• в разделе 2 показываем общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода;
• в разделе 3 фиксируем сведения о налоговых вычетах;
• в разделе 4 определяем сумму дохода, с которого не удержан налог агентом, и сумму неудержанного налога;
• в приложении расписываем доходы и вычеты по месяцам налогового периода.

Если в течение года у сотрудника были разные ставки, то необходимо заполнить раздел 2 справки и приложение к ней по каждой ставке.

Подробнее:

• как заполнить справку 2-НДФЛ по новой форме;
• какие контрольные соотношения использовать для сверки 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.