Как оформить уничтожение документации
Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)
Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.
Образец акта о выделении документов к уничтожению
Порядок заполнения
Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:
- Иванов И.И. – председатель комиссии;
- Петров И.Н. – секретарь;
- а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.
Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.
Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.
Шаг 3. Заполним табличную часть:
- укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
- укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
- заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
- номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
- далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
- запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
- укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.
Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.
Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.
Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.
Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:
- сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
- квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.
Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).
