Работодатель обязан предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом его продолжительность не может быть менее 28 календарных дней в год. В исключительных случаях, когда отдых сотрудника в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на деятельности организации, допускается с его согласия перенести отдых на следующий год. При этом его нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания того периода, за который он предоставляется.
Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией
Об этом четко говорит ст. 126 ТК РФ: ту часть, которая превышает 28 календарных дней, по письменному заявлению работника можно заменить выплатой деньгами.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении на следующий рабочий год денежной выплатой можно замененить часть каждого их них, как превышающую 28 календарных дней, так и любое количество дней из этой части.
Разберем на примере. Руководителю организации в соответствии с трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. На этом основании ему предоставляется дополнительный отдых в размере 3 дней в год. В связи с производственной необходимостью в прошлом году руководитель работал без отдыха. Следовательно, в этом ему должны предоставить «каникулы» продоолжительностью 28+3+28+3 = 62 дня. При этом по заявлению руководителя до 6 дней можно компенсировать деньгами.
Когда такая замена невозможна
Согласно ч. 3 ст. 126 Трудового Кодекса РФ нельзя заменить деньгами основной или дополнительный отпуск следующим сотрудникам:
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- сотрудникам, которые заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и за работу в соответствующих условиях.
Перечисленным работникам допускается исключительно денежная выплата за неиспользованные дни при увольнении, а для третьей категории сотрудников — с их согласия за часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отдыха, которая превышает его минимальную продолжительность в семь календарных дней.
Нельзя компенсировать неиспользованный дополнительный оплачиваемый отдых, который предоставляется на основании п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 в связи с тем, что сотрудник подвергся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, поскольку указанный Закон не предусматривает такой возможности (абз. 7 Письма Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234).
Если работник – совместитель
В соответствии со статьей 286 ТК РФ оплата совместителям выплата денежной компенсации осуществляется по общим правилам. Таким образом, выдать деньгами удастся только за то количество дней, которые превышают 28 календарных дней.
Обязан ли работодатель соглашаться на компенсацию
Нет, не обязан. Судебная практика, исходя из буквы закона, трактует статью 126 ТК РФ однозначно: денежная замена является правом, а не обязанностью работодателя (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 26.11.2014 N А-10, а также определение Верховного суда Республики Коми от 15.08.2011 N 33-4410/2011).
Образец заявления на компенсацию отпуска
Если количество дней позволяет монетизировать его часть, и к сотруднику не применяются ограничения, указанные выше, то необходимо написать заявление. Оно составляется в свободной форме, желательно, чтобы было написано от руки.
Оформление денежной компенсации
Если работодатель согласен с заявлением, на его основании он издает приказ о замене сотруднику части отдыха денежной выплатой. Унифицированная форма такого приказа не утверждена, поэтому он составляется на бланке предприятия в произвольной форме. Важно указать в приказе следующие позиции: ФИО и должность работника, количество дней, которые компенсируются деньгами, расчетный период, за который предоставляется отдых, основание издания приказа. С документом необходимо ознакомить работника под подпись. Ниже вы найдете образец — приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск.
Сотрудник, который ведет кадровое делопроизводство, должен обязательно внести информацию о замене части ежегодного оплачиваемого отдыха денежной выплатой в личную карточку (унифицированная форма N Т-2). В разделе VIII необходимо указать, какой отпуск компенсируется (основной, дополнительный), отразить количество дней, которые подлежат замене, и основание (реквизиты приказа).
Для расчета суммы используется следующая формула:
Размер компенсации = L х S, где
- L — количество дней,
- S — средний дневной заработок, рассчитанный за 12 предшествующих месяцев.
Образец приказа о замене отпуска денежной компенсацией
Денежная компенсация при увольнении
Неиспользованные дни отдыха при увольнении выплачивается в любом случае, это не требует какого-либо заявления от работника, кроме заявления на увольнение. Поэтому понятие «образец заявления на увольнение с компенсацией отпуска» не имеет смысла.
Расчет суммы при этом производится по тем же правилам, что и расчет выплаты за неиспользованный отпуск.
