Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: оформляем журнал учета допсоглашений к трудовым договорам

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — это используемый в кадровом делопроизводстве учетный регистр, в котором фиксируются все существенные изменения, вносимые в данную категорию документации службы персонала.

Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений

Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:

  • изменяются форма или условия трудового найма;
  • пересматриваются условия оплаты;
  • осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
  • регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
  • вносятся изменения в персональные данные;
  • оформляется временный перевод или временное замещение;
  • сокращается испытательный срок и пр.

Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:

  • заключаются письменно;
  • составляются в 2 экземплярах;
  • описываются в едином журнале или в отдельном реестре.

Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.

ВАЖНО!
Журнал имеет юридическую силу и защищает работодателя и работника от неправомерного одностороннего изменения соглашений, если соблюдаются правила оформления и полнота внесения данных.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие есть необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

В каком виде вести — электронном или бумажном

Решение о совместном или раздельном ведении учета принимается руководителем и оформляется приказом. Как правило, формуляры используются одновременно в двух форматах:

  • электронном;
  • бумажном.

Формы регистров для учета (и при совместной, и при раздельной фиксации сведений о ТД и допсоглашениях к ним) не регламентируются специальными НПА и законодательством. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет форму и структуру документа.

Это позволяет учесть специфику организации, выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный регистр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения споров. В специализированных магазинах можно купить журнал регистрации трудовых договоров, но чаще они создаются в электронном виде и перед практическим использованием для учета распечатываются и сшиваются.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие обязательные документы должны быть в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и правила заполнения

Учетные регистры и совместного способа ведения, и раздельного имеют практически одинаковый титульный лист, кроме названия. На титульном листе содержатся:

  • название организации;
  • название учетного регистра;
  • интервал ведения — начало и окончание;
  • Ф.И.О. и должность ответственных за ведение.

Если выбран вариант совместного учета, образец журнала регистрации служебных контрактов (с разделом для дополнительных соглашений) выглядит следующим образом.

Напоминаем основные правила оформления и ведения регистра учета допсоглашений:

  • все записи для учета нумеруются;
  • указываются номера изменяемого ТД, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
  • фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
  • графа при раздельном учете отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
  • вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных договоров.

При раздельном учете графы формуляра изменяются:

Сколько хранят регистр

Срок хранения ТД и допсоглашений к ним составляет:

  • 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
  • 75 лет — до 01.01.2003.

Журналы учета хранятся столько же: Порядок регулируется ст. 435, 463 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Об авторе статьи
Дмитриева Наталья
Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Доверенность на открытие счета в банке — это документ, который предоставляет возможность юридическому или физическому лицу без его личного присутствия заключить договор на банковское обслуживание через посредника. 

28 апреля 2021

Приказ на предприятии о введении масочного режима — это распорядительный документ, который обязывает сотрудников носить защитные маски на территории работодателя.

15 января 2021

Заполнение трудовой книжки — внесение по определенным правилам информации о сотруднике, выполняемой им работе, переводе на другую работу, увольнении и его причинах, а также награждениях. 

2 марта 2021

Отказ от прививки от коронавируса — это документ, в котором указывается решение не вводить вакцину от COVID-19. На это имеют право все граждане РФ, за исключением определенных профессиональных групп с высоким риском инфекционных заболеваний.

20 февраля 2021