Чем предусмотрено хранение
Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:
- Налоговым кодексом РФ, который обязывает сохранять документы, касающиеся полученных доходов и произведенных расходов;
- законом о бухгалтерском учете;
- законом об архивном деле.
Виды хранения, где хранить документы в организации
Выделяется два варианта хранения:
- текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
- архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.
Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.
Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:
- текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
- для архивного создается отдельное подразделение.
Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.
Где уточнить сроки и как их считать
Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.
Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:
- Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
- Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
- Посмотреть искомый срок.
В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году:
| Тип | Пункт перечня | Срок |
|---|---|---|
| Купля-продажа | 76, 87, 88, 108, 649 | В зависимости от вида постоянно или до ликвидации компании |
| Лизинг | 96 | 5 лет |
| ГПХ с физическими лицами | 301 | 50/75: 75, если документ закончен делопроизводством до 1.01.2003, 50 — если после этой даты |
| Займ, кредит | 261 | 5 лет |
| Лицензионный | 136 | 5 лет |
| Оказания услуг | То сколько хранятся договоры на оказание услуг зависит от сути отношений сторон. Для разных типов введены разные пункты перечня. | |
| Трудовой | 435 | 50/75 |
| На ведение реестра ценных бумаг | 120 | 10 лет |
| Страхования недвижимости | 537 | 5 лет |
| Контракты, заключенные отдельными видами юридических лиц | Пункт 225 устанавливает, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, подрядчиками и исполнителями компаний, работающих по 223-ФЗ | 5 лет |
Сроки хранения некоторых документов
Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.
| Тип договора | Сколько хранить (лет) |
|---|---|
| Займы и кредиты без залога имущества | 5 |
| Займы и кредиты с условием о залоге имущества |
10 Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.
| Тип документа | Сколько хранить, лет |
|---|---|
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 |
Что делать, если для контракта не указан срок хранения
Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.
Ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей.
Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со ст. 126 НК РФ, за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
