Программа для учета договоров в организации в 2022 году. Программы для ведения договоров, работа с договорами в организации
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Ведение договоров на предприятии: порядок и организация

Используемый юридическими лицами порядок ведения и регистрации договоров в организации является итогом самостоятельного выбора. Если поставщиков и клиентов (покупателей) стало намного больше, то стоит задуматься о формализации этого важнейшего бизнес-процесса. Коротко об основных задачах и проблемах.

Работа с договорами и ее регламентация

Подготовка и сопровождение соглашений с контрагентами, наличие программы для учета договоров — важная и обязательная часть деятельности современной организации. Большое количество соглашений не позволяет руководителю читать документы и анализировать возможные риски. А рисков много:

  • заключение невыгодной или убыточной сделки;
  • подписание сделки ничтожной или оспариваемой;
  • потеря документа;
  • использование неэффективных и затратных внутрифирменных процедур заключения;
  • отсутствие первичных документов внутри компании;
  • неконтролируемое увеличение себестоимости как результат отсутствия лимитов по затратам/платежам и пр.

Законодательство никак не регламентирует порядок договорной работы в организациях. Государство наделяет юрлиц правом самостоятельно выбирать партнеров и обстоятельства взаимодействия. Гражданский кодекс дает определение понятия, перечисляет их виды, возникающие отношения, содержание оформляемых сделок, способы их удостоверения.

Построение внутренних процессов оформления договоренностей с контрагентами, способы регламентации договорной работы каждая организация определяет самостоятельно. Многие оформляют процедуры локальным нормативным актом в виде положения, регламента, инструкции и т.п.

Договорной процесс состоит из следующих основных этапов, определяющих структуру используемого варианта ЛНА:

  • подготовка к подписанию — согласование существенных условий, проверка контрагента;
  • оформление и подписание — заключение соглашения;
  • исполнение — оплата, учет и контроль этапов.

Кто отвечает за договорную работу в организации

Работа с договорами — разновидность правовой деятельности:

  • в ее основе — юридические нормы (законодательные и локальные);
  • документ становится для сторон обязательным актом.

На способ организации работы с этой категорией документации и назначение ответственных влияет вид деятельности:

  • предприятие-поставщик (продавец, исполнитель работ) размещает оформление и выполнение в отдел сбыта, в плановый, специализированный договорной;
  • предприятие-заказчик (покупатель) — в службах, ответственных за снабжение, организацию строительства, ремонта и т.п.

Важный фактор используемого варианта управления договорным процессом — размер и структура организации, количество видов деятельности. От перечисленных факторов зависит степень централизации:

  • при децентрализованном подходе исполнители ведут договоры самостоятельно;
  • централизованный предполагает наличие отдельного подразделения.

Для выбранного варианта готовятся корпоративные ЛНА, подбираются юристы, распределяются обязанности. Ответственные лица определяются и утверждаются решением руководителя.

Как организовать процедуру заключения договоров

Единый подход, использующий разумную регламентацию процедур ведения договорной работы, позволяет компании снизить риск ошибок. Наличие системы делает несущественным, кто работает с договором: пошаговая инструкция делит зоны ответственности и обеспечивает юридический, производственный и финансовый контроль всей процедуры от начала и до конца.

Основные правила

Что следует предусмотреть:

  • согласование текста договора и его положений специалистами ключевых для данного вида сделки подразделений;
  • координация действий руководства и сотрудников на этапах движения соглашения;
  • контроль процесса одним ответственным исполнителем.

Классификация этапов не универсальна: используемая организацией группировка индивидуальна и адаптируется к специфике перечня контрагентов и возможностям внутренней структуры. Общие правила на практике фиксируются документально следующими способами:

  1. В документе едином, общем для всех договоров организации.
  2. Несколькими актами, связанными между собой локальными актами.
  3. Документами, регламентирующими отдельные этапы: порядок проверки контрагентов, положение о подготовке соглашений, положение о претензионно-исковой работе и др.
ВАЖНО!
Полезно вести отчетность об исполнении договора. В таком документе предусматривают оценку этапов «жизни документа», его эффективности, описание и анализ проблем, выводы и рекомендации.

Положение и его структура

Для подготовки четкого регламента процедур заключения договоров в организации и их сопровождения необходимо описать задачи, решаемые сотрудниками на каждом этапе. Только предприятие понимает специфику своих процессов и внутренних должностных коммуникаций — обобщенный пример в таблице.

ВАЖНО!
Следует избегать излишней бюрократизации и детализации используемых процедур.

Разрабатываемый локальный акт зафиксирует эффективный и понятный механизм взаимодействия руководства, специалистов и отделов, определит, кто заключает договоры в организации, учтет специфику бизнес-процессов. Составляют его обычно сотрудники юридического отдела, знающие:

  • гражданское право и трудовое законодательство;
  • особенности сделок;
  • принципы проверки надежности контрагентов.

В небольших компаниях составлением регламента занимаются руководители, отдел продаж, кадровая служба и т. д.

ВАЖНО!
Корпоративное положение утверждается приказом руководителя организации.

На практике регламенты (положения) имеют похожую структуру и состоят из следующих основных разделов.

В качестве примера — отрывок обсуждаемого документа, содержащий описание порядка применяемого контроля.

СЭД для учета и ведения договоров

В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:

  • систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
  • сохранность документации.

Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.

Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:

  • операционную деятельность;
  • работу с корпоративной информацией;
  • усложняет отчетность перед фискальными органами.

Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:

  • разрабатывают их самостоятельно;
  • заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
  • покупают готовые программные комплексы.
ВАЖНО!
СЭД — это система автоматизации, комплекс, позволяющий управлять любыми типами документов. В СЭД входят все процессы по организации работы по заключению договоров: создание и согласование проекта, подписание, контроль ключевых точек исполнения, актирование, претензионная деятельность, архивация, обеспечение последующего доступа.

Собственные программы для регистрации договоров и их сопровождения, а также предлагаемые на рынке создаются с учетом или сравниваются между собой по доступности и качеству следующих параметров.

Многие СЭД, предлагаемые разработчиками, теперь используют роботизированные технологии: они кратно увеличивают производительность программ.

ВАЖНО!
При ручном исполнении время на конечное утверждение соглашений определяется временем утверждения всех отделов и ответственных лиц. При помощи СЭД программа рассылает текст на согласование по сотрудникам в соответствии с регламентом. Делается это одновременно или в утвержденной последовательности.

Хорошие программные комплексы стоят немало — для экономии средств МСП имеет смысл поискать бесплатные программы для учета заключения договоров, не имеющие сложностей с установкой. Они есть на рынке и имеют компетентную поддержку пользователей.

Об авторе статьи
Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Росстат издал несколько приказов, изменяющих формы статотчетности с 2022 года. Ведомство обновило:

  • 16 отчетов по кадрам;
  • 22 формы о ценах, тарифах и финансах;
  • 25 — по платным услугам;
  • 8 — по инновациям.
30 августа 2021

Налогоплательщиков транспортного, земельного и имущественного налогов налоговики оповестят о начисленных суммах в утвержденной форме сообщения. Документ начнут применять в 2023 году.

24 августа 2021

В 2022 году для отчетности по страховым взносам будет применяться новая форма РСВ. Действующий приказ ФНС об утверждении расчета утратит силу.

30 августа 2021

В форме № 1-конъюнктура (опт) отражают сведения о деятельности организации, которая ведет оптовую торговлю. Отчет сдают в Росстат ежеквартально.

1 августа 2022