Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: заполняем счет-фактуру правильно

Счет-фактура — это документ первичного учета, дающий основание продавцу передать товар, а покупателю — получить его. Без него невозможно подтвердить расходы и право на вычет НДС. Форма изменилась с 01.07.2021.

Для чего счет-фактура бюджетникам

Бюджетные учреждения освобождены от уплаты налога на добавленную стоимость только по основной деятельности, финансируемой за счет госзадания. Если организация ведет любую предпринимательскую деятельность, возникает прямая обязанность уплачивать налог в бюджет. Документом, подтверждающим размер налоговой базы для расчета обязательств и на получение вычета, является счет-фактура.

Форму и формат счета-фактуры обновили с 01.07.2021

С 01.07.2021 вступила в силу новая редакция статьи 169 Налогового кодекса РФ, которая вводит на территории России механизм прослеживаемости товаров (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). В связи с этим плательщиков НДС обязали при реализации прослеживаемого товара составлять счета-фактуры (в том числе корректировочные) исключительно в электронной форме и включать в них:

  • регистрационный номер декларации;
  • номер партии прослеживаемого товара (РНПТ);
  • единицы измерения;
  • количество прослеживаемой продукции.

Налогоплательщиков, осуществляющих операции с прослеживаемой продукцией, обязали направлять в органы ФНС отчеты об операциях с такими товарами и документы, содержащие реквизиты прослеживаемости. Порядок оформления документов должно установить правительство РФ.

ВАЖНО!
Постановлением правительства от 02.04.2021 № 534 утверждена новая форма счет фактуры с 01.07.2021. Для операций с прослеживаемой продукцией она применяется только в электронном формате.

Для соответствия новым нормам НК РФ в счет-фактуру добавили новые поля:

  • «Регистрационный номер декларации на продукцию или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости»;
  • «Код количественной единицы измерения, используемой в целях осуществления прослеживаемости»;
  • «Количество продукции, подлежащей прослеживаемости, в количественной единице измерения товара»;
  • «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога в рублях».

Минфин России приказом от 05.02.2021 № 14н утвердил новый порядок выставления и получения электронных счетов-фактур с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Действующие сейчас правила утратят силу. Чиновники установили:

  • обязанность операторов ЭДО проверять поступившие документы, если такое условие есть в договоре с продавцом;
  • порядок действий при положительном и отрицательном результате проверки оператором ЭДО.

Новый порядок распространят на все счета-фактуры, выставленные в рамках системы прослеживаемости.

Обновленные документы начнут применять одновременно с вступлением в силу поправок в статью 169 НК РФ — с 01.07.2021.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно заполнять счет-фактуру. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чего нужен счет-фактура

По ст. 169 НК РФ, счет-фактура является основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров, работ или услуг, имущественных прав, подтверждающих суммы налога к вычету в установленном законодательством порядке.

Форма счета-фактуры унифицирована и утверждена постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Последние изменения в действующую форму бланка внесены постановлением правительства от 02.04.2021 № 534 и действуют с 01.07.2021. В нем сохранились идентификаторы.

Номер поля

Старое значение

Новое значение

Строка № 8

Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)

Идентификатор государственного контракта, договора (при наличии)

Графа № 1а

Отсутствовала в старой форме

Код вида продукции

Графа № 11

Номер таможенной декларации

Регистрационный номер таможенной декларации

Подписи продавца

Индивидуальный предприниматель

Индивидуальный предприниматель или иное уполномоченное лицо

ВАЖНО!
Выписывать счет-фактуру следует только в случаях, подлежащих налогообложению НДС (реализация товаров, работ, услуг или получение предоплаты на реализацию) и только в установленной форме. В противном случае сотрудники ФНС не примут документацию в качестве подтверждения.

Вот так выглядит обновленный бланк:

Составляем счет-фактуру правильно

Подробный порядок заполнения счетов-фактур представлен в ст. 169 НК РФ. Установлен перечень обязательных к заполнению реквизитов: для отгрузочного счета-фактуры — п. 5 ст. 169 НК, для счета-фактуры на аванс, когда выписывается бланк на предоплату, — п. 5.1 ст. 169 НК.

Допускаются несколько видов заполнения бланка счета-фактуры:

  • полностью от руки;
  • частично от руки и частично на компьютере;
  • полностью печатный вариант;
  • электронно (без бумажного носителя).

Счет-фактуру подписывают руководитель бюджетной организации и главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо. Для электронных форм используют усиленную квалифицированную электронную подпись уполномоченного лица.

ВАЖНО!
С 01.07.2021 ограничивается возможность выставления и получения электронных счетов-фактур в зашифрованном виде.

Зашифрованные счета-фактуры смогут выставляться и приниматься только в следующих случаях:

  • когда нормативными правовыми актами не установлен запрет на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;
  • при выставлении счетов-фактур в электронной форме, не содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
  • когда оператору ЭДО не давалось поручения от покупателя или продавца относительно обязательной проверки электронного счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.

Дата и нумерация выписанной документации должны иметь строгий хронологический порядок. Сведения в графу счета-фактуры № 1а «Код вида товара» проставляются в соответствии с товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Заполняют эту графу только организации-экспортеры, которые ввозят продукцию на территорию ЕАЭС. Если вид по товарной номенклатуре определить невозможно, в графе следует поставить прочерк.

Формируется счет-фактура онлайн тоже легко. Существуют много бесплатных интернет-сервисов или специализированных бухгалтерских программ, позволяющих бланк счет-фактуры отправить файлом на почту налоговой службы.

ВАЖНО!
С 01.07.2021 составление счетов-фактур в электронной форме осуществляется по взаимному согласию сторон сделки, но если предметом сделки являются прослеживаемые товары, то документ в обязательном порядке выставляется исключительно в электронной форме.

Образец счета-фактуры с 01.07.2021

Рассмотрим, как заполнить форму, на конкретном примере: бюджетная организация «АЛЛЮР» реализует работы по ремонту конюшни. 09.07.2021 заключен договор на оказание услуг с ООО «Галоп» на 200 часов (образец заполнения счет-фактуры 2021 года в excel, но разрешено его составление и в других форматах):

Основные ошибки в составлении счета-фактуры

Все возможные неточности и ошибки в документе делятся на два вида: незначительные, которые не влияют на размер вычета по НДС, и значительные, при наличии которых налоговики не примут документ-подтверждение.

Ошибки, при которых налоговики не примут счет-фактуру:

  1. Неверная информация о покупателе или продавце, не позволяющая идентифицировать субъект. Помарки не вызовут вопросов. Но если ИНН и наименование указаны неверно, например, в ИНН лишняя цифра, то такую бумагу не примут.
  2. Сведения, не позволяющие определить, какая продукция реализована или приобретена. К ошибкам такого вида налоговики относятся с особым сомнением. Опечатки и сокращения допустимы. Не принимаются документы, в которых указан другой товар. Например, организация заключила договор на поставку футбольных мячей, а в счете-фактуре указала баскетбольные.
  3. Невозможно определить сумму продукции или предоплаты. Часто допускают ошибки в указании валюты, в которой производятся расчеты между организациями, или определении ее кода. Арифметические ошибки в расчете стоимости тоже недопустимы.
  4. Ошибки в определении ставки и суммы налога. Такие неточности возникают при неверном указании процентной ставки к конкретному виду товара. Например, продукция, облагаемая нулевой ставкой, в счете-фактуре указана под ставкой в 10%. Соответственно, и сумма НДС указана в документе неверно.
ВАЖНО!
С 2020 года основная ставка НДС — 20% или 20/120. Обратите особое внимание при формировании документов на оплату.

Чтобы исправить ошибки, сформируйте новый документ — корректировочный счет-фактуру.

Об авторе статьи
Евдокимова Наталья
Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Кассовая книга — это внутренний документ, который иллюстрирует совокупность всех операций в организации за конкретный рабочий день. Она бережет от штрафных санкций, которые могут достигать 50 000 рублей. Узнайте, как правильно ее оформить и заполнить.

18 февраля 2019

Справка № 182н — это унифицированный документ, который потребуется для расчета пособий за счет средств ФСС. Форму заполняют при увольнении сотрудника для представления новому работодателю и в ряде иных ситуаций.

6 июля 2021
Книги покупок и продаж — это учетные регистры, которые обязана вести каждая бюджетная организация, если она платит НДС. Разберемся с особенностями оформления книг покупок и продаж в 2019 году.
9 января 2019
Приказ об инвентаризации — это один из ключевых документов, которые нужно оформить в ходе процедуры. Разберемся, что такое инвентаризация, для чего она нужна и как проводится, а также предоставим образец приказа об инвентаризации в бюджетном учреждении 2019 года.
11 января 2019