Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Шаблоны и формы

Инструкция: заполняем и сдаем форму СЗВ-СТАЖ в ПФР

Отчет СЗВ-СТАЖ — это унифицированная форма для передачи в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности персонала. Отчитываться обязаны все организации. За 2019 год отчитайтесь до 02.03.2020.

Для чего ввели отчет

Новое постановление правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п подробно разъясняет, что это и кто сдает СЗВ-СТАЖ в 2020 году. Разработан формуляр в соответствии с п. 2 ст. 8 ФЗ от 01.04.1996 № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Необходимость введения отчета была продиктована передачей полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование налоговым органам еще в 2017 году (ФЗ от 03.07.2016 № 243). Отчет стал нужен для сбора информации о стаже и взносах, что отразится в дальнейшем на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, на основании чего уже потом назначается страховая пенсия.

Кто сдает СЗВ-СТАЖ

Предоставить отчетность в ПФР обязаны все экономические субъекты, имеющие наемных работников. В состав обязанных подавать СЗВ-СТАЖ включены не только организации, но и индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, детективы.

ВАЖНО!

Наличие трудового договора с наемным работником — не единственное условие. Подать отчет в ПФР следует и по работникам, трудящимся по договорам гражданско-правового характера, и по договорам авторского заказа и лицензионным договорам.

Отчетность формируется не только по трудящимся гражданам. Отчитываться придется и по безработным. Обязанность ложится исключительно на государственные органы. Центр занятости населения отчитывается в ПФР о гражданах, официально признанных безработными.

ВАЖНО!
Если в штате организации числится руководитель, он же единственный учредитель, то подать СЗВ-СТАЖ все равно придется.

Новый бланк

Обновленный отчет все так же содержит 5 разделов. Каких-либо кардинальных изменений, в сравнении со старым форматом, не наблюдается. Но, как говорится, «дьявол кроется в деталях». Определим, что изменилось.

Обновление структуры:

  1. Теперь нет никакой необходимости указывать порядковый номер страницы отчета. Реквизит «стр.» полностью исключен из структуры СЗВ-СТАЖ.
  2. Регистрационный номер страхователя, ИНН и его КПП больше не дублируются в форме. Новая СЗВ-СТАЖ исправила недочет.

Скорректированы и правила составления:

  1. Если в графе № 11 указан код «ДЕТИПРЛ» (отпуск по уходу за ребенком до 3 лет оформлен в отношении бабушки, дедушки, опекуна, другого родственника), то графа № 8 теперь не заполняется.
  2. Графа № 14 СЗВ-СТАЖ должна теперь содержать информацию о дате увольнения сотрудника. Ранее в этом поле проставлялся знак «х».
  3. Если отчет формирует Центр занятости населения в отношении безработных граждан, поставленных на учет, то в графе № 14 напротив фамилии гражданина следует указать «БЕЗР».
  4. В состав лиц, по которым формируются сведения, включили руководителей организаций, которые являются единственными учредителями. Ранее такого норматива порядок заполнения формы не содержал (п. 1.5 порядка).

Сроки сдачи

Форма подается не позднее 1 марта года, следующего за расчетным периодом. На основании п. 2 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27 сроки формирования отчета варьируются.

Дата подачи отчета в 2020 году — 02.03.2020, это пятница. Рекомендуем подготовить и отправить сведения в Пенсионный фонд заблаговременно. Это обезопасит учреждение от штрафных санкций. Если в отчетности обнаружится ошибка, то есть время ее исправить и подать корректировочный отчет. В противном случае организацию накажут рублем.

Категория сотрудников

Срок и куда подается

Действующие сотрудники

До 02.03.2020 — в ПФР

(* в течение пяти дней со дня поступления запроса на руки работнику)

Работающие по гражданско-правовым договорам (в случае начисления страховых взносов)

Уволенные в 2019

Увольняющиеся в 2020

На руки увольняющемуся сотруднику в день увольнения + в ПФР в следующем отчетном периоде (до 02.03.2020)

Все работники при ликвидации и реорганизации предприятия

На руки уволенным в день увольнения + в ПФР в течение одного месяца с даты промежуточного ликвидационного баланса или передаточного акта

Уходящие на пенсию

В ПФР в течение 3 календарных дней с даты заявления работника о назначении пенсии

ИП без сотрудников

Не сдают

Сдача отчета СЗВ-СТАЖ в ПФР возможна только совместно с формой ОДВ-1, которая содержит сведения по страхователю.

Особые моменты

Предоставление пенсионных сведений по форме СЗВ-СТАЖ имеет ряд характерных нюансов. Вот инструкция, как заполнить сведения о страховом стаже застрахованных лиц СЗВ-СТАЖ в ПФР:

  1. Сдайте отчет, даже если в отчетном периоде не было начислений в пользу застрахованных лиц. Норматив в основном затрагивает компании, в штате которых числится руководитель — единственный учредитель. При других ситуациях, когда начисления отсутствуют долгое время, подать информацию придется в любом случае.
  2. Если в течение отчетного периода ваша организация уже подавала данные в ПФ РФ по сотруднику, например, работник оформился в мае на пенсию, то его все равно включите в годовой отчет. В противном случае в базе данных контролирующего фонда возникнут расхождения, отсутствие информации повлечет за собой наложение административного взыскания на фирму.
  3. Если в отчетном году к работе в организации привлекались граждане из мест лишения свободы, то их тоже следует включить в отчетность. Запросите необходимые данные об осужденных в учреждениях ФСИН. Периоды работы будут зачислены в стаж на основании ст. 1 закона № 27-ФЗ.
  4. Если в штате индивидуального предпринимателя нет наемных работников, но функции руководителя фирмы осуществляет сам коммерсант по договору, подавать данные в ПФР не нужно. Все объясняется тем, что ИП самостоятельно исчисляют и уплачивают страховые взносы в пользу самих себя. Следовательно, подавать информацию о стаже ИП нет необходимости.

Обязательно проверьте, не встречаются ли перечисленные исключения в деятельности вашей организации.

Формат предоставления

Вид подачи отчетности в ПФ РФ напрямую зависит от среднесписочной численности работников.

Если в компании трудятся 25 человек и более, то подавать сведения придется в электронном виде. Представители Пенсионного фонда не примут отчет на бумаге. За несоблюдение требований о формате предоставления отчетности предусмотрены отдельные меры административной ответственности.

Если численность компании не дотягивает до 24 человек, то спокойно отчитывайтесь на бумажных носителях. Компания вправе упростить и ускорить документооборот с контролирующими органами, перейдя на электронный обмен данными. То есть отправлять отчетность электронно.

ВАЖНО!
Для формирования электронной отчетности понадобится специальная усиленная цифровая подпись. Ее следует оформить на имя руководителя либо на иное ответственное лицо, наделенное соответствующими полномочиями (право подписи).

Электронная подпись, не отвечающая действующим требованиям криптографической защиты информации, не применяется для подписания электронных отчетов. ПФР откажет в приеме такого отчета.

Обособленные подразделения: как отчитаться

Проверьте выполнение двух обязательных условий:

  1. Кто начисляет и выплачивает заработную плату работникам подразделения.
  2. Имеется ли отдельный расчетный счет у обособленного подразделения.

Если у обособленного подразделения открыт самостоятельный расчетный счет в любой банковской организации (в органах Федерального казначейства для учреждений госсектора), и ОП самостоятельно начисляет заработную плату и выплачивает ее со своего расчетного счета в пользу наемных работников, то придется сдать отдельный СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению.

Правило действует только при выполнении одновременно двух условий. Если выполняется только одно условие из перечисленных, то отчитываться обязано головное учреждение.

Инструкция по заполнению СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению аналогична основной, но есть несколько нюансов:

  1. Подавать сведения необходимо в территориальное отделение Пенсионного фонда по месту нахождения обособленного подразделения.
  2. В отчете следует указывать тот регистрационный номер страхователя, который присвоен обособленному подразделению при регистрации в ПФР.
  3. КПП и ИНН заполняйте по аналогии с регистрационным номером. Указывайте значения, которые были присвоены обособленному подразделению, а не головной организации.

Правила заполнения

Заполнять СЗВ-СТАЖ разрешено с помощью специализированных автоматизированных программ. Форма сдачи отчета — в электронном виде, но для ИП и учреждений с количеством менее 25 работающих застрахованных лиц и не ведущих бухучет с использованием программного обеспечения предусмотрена возможность сдачи документов и в письменной форме.

Шаг 1. Заполняем раздел № 1.

В сведениях о страхователе:

  • регистрационный номер;
  • ИНН юридического лица — это 10 цифр, в две последние ячейки бланка ставятся прочерки;
  • КПП — код причины постановки на учет;
  • наименование организации-страхователя.

Тип сведений маркируется, исходя из следующих условий: если сведения сдаются впервые — «исходная», в случае ошибок в исходных данных — «дополняющая», при назначении пенсии застрахованному лицу (учет данных отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась) — «назначение пенсии».

Шаг 2. Заполняем раздел № 2.

Укажите год расчетного периода. В нашем случае это 2019.

Шаг 3. Заполняем раздел № 3.

Графы 6 и 7 «Период работы» заполняются в пределах отчетного периода. Если отчет сдается за 2019 год, то и даты указываются только в пределах этого года (c 01.01.2019 по 31.12.2019). При условии проведения работы по двум договорам (трудовому и ГП) указываются оба периода в разных строках. При назначении пенсии в графе 7 указывается дата предполагаемого выхода на пенсию.

Графы 8-13 раздела 3 заполняются по классификатору (приложение к порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ).

Графы 9, 12, 13 раздела 3 заполняются, если особые условия труда подтверждены документально; занятость работника в особых условиях соответствует требованиям действующих нормативных документов; присутствует уплата страховых взносов по доптарифу или пенсионных взносов в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

При необходимости отражения одновременно более одного кода они указываются двумя строчками.

Шаг 4. Заполняем разделы № 4 и № 5.

Разделы 4 и 5 заполняются только для формы, где указан тип сведений «Назначение пенсии».

Оформление заключительных реквизитов выглядит традиционно — наименование должности ответственного лица, подпись, расшифровка подписи, дата и печать.

Заполняем отчет при увольнении

Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2020 год для увольняющегося сотрудника, регламентировано в том же ФЗ от 01.04.1996 № 27 (п. 4 ст. 11).

При увольнении работнику выдается СЗВ-СТАЖ только с его личными персональными данными (п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При нарушении этого требования Роструд наложит штраф (ключевые положения размещены на сайте Роструда).

ВАЖНО!
Желательно вести журнал учета выданных форм, чтобы сохранилось письменное подтверждение от работника о получении документа на руки.

Заполняется СЗВ-СТАЖ для увольняющегося практически так же, как и на работающих сотрудников. Отличия касаются только двух моментов:

  • первый — заполнение отчетного периода (при увольнении в 2020 году указывайте текущий год);
  • второй — графа 7 в части 3 (в эту графу вносится последний рабочий день или дата, когда расторгнут договор (трудовой или гражданско-правовой)).

Вот пример заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении работника в 2020 году:

Провожаем на пенсию

При оформлении работника на пенсию необходимо подать сведения в Пенсионный фонд по форме СЗВ-СТАЖ. Срок подачи — в течение трех дней с момента получения письменного заявления от работника. Следовательно, будущий пенсионер обязан подать работодателю заявление. Унифицированного формата заявления не предусмотрено, составьте документ в произвольной форме. Например, он выглядит так:

Пример заполнения отчета при оформлении работника на пенсию:

Как заполнять сопроводительную опись

Отправить в Пенсионный фонд одну только форму СЗВ-СТАЖ нельзя. В обязательном порядке требуется заполнить сопроводительную опись подаваемых документов. Без нее отчет вернут. Для описи используют унифицированный бланк ОДВ-1.

С 2019 года ОДВ-1 изменена. Новый формат утвержден постановлением правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Составление ОДВ-1 практически не изменилось. Структура сопроводительной описи содержит пять разделов:

  1. Реквизиты страхователя. Заполняем в аналогичном порядке. Указываем регистрационный номер организации или обособленного подразделения. Затем вписываем ИНН и КПП. И только потом вписываем краткое наименование организации.
  2. Отчетный период. Указываем, за какой период подаем сведения в Пенсионный фонд. Тип сведений выбираем из предложенных вариантов: исходная, корректирующая или отменяющая.
  3. Перечень входящих документов. Необходимо указать количество застрахованных лиц, по которым направляется информация в контролирующий орган.
  4. Данные по страхователю о наличии задолженностей по страховой, накопительной пенсии и по иным тарифам страховых взносов. В отчете имеется отдельная таблица для отражения информации о погашении задолженности.
  5. Раздел для отражения оснований на досрочное получение пенсии.

Сопроводительная опись подписывается руководителем организации-страхователя. Либо иным ответственным лицом, наделенным соответствующими полномочиями.

Как накажут за нарушения и ошибки

Штрафы предусмотрены по статье 17 закона о персональном учете застрахованных лиц и по КоАП.

Нарушение Штраф
Отчет сдан не вовремя 500 рублей за каждое застрахованное лицо
Допущена ошибка 500 рублей за каждого работника, в сведениях которого обнаружены ошибки
Нарушен формат предоставления информации в электронном виде 1000 рублей
Нарушен порядок подачи СЗВ-СТАЖ при оформлении работника на пенсию 50 000 рублей (часть 1 статьи 5.27 КоАП)
ВАЖНО!
Сведения из отчетности СЗВ-СТАЖ должны совпадать с ежемесячной формой СЗВ-М и ежеквартальным РСВ. Если информация о работнике не поступала в ПФР ежемесячно, то у контролеров возникнет расхождение. За непредоставление сведений предусмотрен штраф. Бланк и образец заполнения отчета СЗВ-М (стаж) — в специальном материале «Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М».

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Расскажем в статье о справках, которые работодатель должен выдать увольняющемуся сотруднику. Образцы прилагаются.
23 мая 2018
Желание работника — самая распространенная причина прекращения трудового договора. Рассмотрим в статье, как правильно оформить приказ об увольнении по собственному желанию, а также порядок его подготовки.
25 января 2019

Бухгалтерская справка — это специальный первичный документ, который отражает специфические хозяйственные операции в бухучете компании. Расскажем о том, как правильно составить бухгалтерскую справку, для чего нужен этот документ, и что важно учесть при составлении данной справки-расчета.

4 марта 2019

Бухгалтерский баланс по форме № 1 — это стандартизированный вид отчетности, отражающий сведения об активах, имуществе и обязательствах организации. Сдают ежегодно, не позднее трех месяцев с момента окончания финансового года. Отчет за 2019 год сдайте в ФНС и Росстат до 31.03.2020.

28 января 2019