Большинство бюджетных организаций отказались от использования наличных денежных средств в части расчетов с подотчетными лицами, в пользу прямого перечисления сумм на банковские карты сотрудников. Однако, ситуации, в которой необходимо выдать деньги именно через кассу встречаются не редко. Например, у работника закончился срок обслуживания банковской карты, а в командировку нужно ехать уже завтра. В таком случае следует выписать расходный кассовый ордер - РКО. Чтобы правильно заполнить его, используйте наш образец заполнения РКО в подотчет для бюджетной организации.
Порядок оформления
Основные положения выдачи денежных средств под отчет через РКО, установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014г. Согласно Указаниям Банка, бухгалтеру, выдающему денежные средства, необходимо следовать конкретным правилам — подробности в статье «Как организовать расчеты с подотчетными лицами». Бухгалтер-кассир формирует РКО на сумму, указанную в приказе на выдачу денег. Если потратить придется больше, то возможно возмещение расходов подотчетному лицу. Если меньше - остаток возвращается в кассу или вычитается из зарплаты.
Бланк расходного кассового ордера (РКО)
Учреждения бюджетной сферы для учета расходных кассовых операций используют унифицированную форму №КО-2, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88. Действующий бланк имеет код по ОКУД 0310002.
Как заполнять расходный кассовый ордер в подотчет
Составим образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет на примере. Допустим, сотруднику ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Петрову П. П. выданы денежные средства подотчет, в сумме 15 000 рублей на приобретение хозтоваров на нужды учреждения. Заполним расходный кассовый ордер.
Шаг 1. В первую очередь заполняем наименование организации и структурного подразделения. Наименование допустимо указывать в сокращенном варианте. Затем прописываем код ОКПО. Указываем дату и номер документа.
Шаг 2. Заполняем табличную часть РКО подотчет (образец). В графе «Дебет» заполняем: «Код структурного подразделения» прописываем присвоенный код, если учреждение не имеет структурных подразделений, ставим прочерк. «Корреспондирующий счет, субсчет» заполняем в соответствующим счетом 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». «Код аналитического учета» – прочерк. В графе «Кредит» указываем счет кредита – 0 201 34 000 «Касса». Затем прописываем сумму цифрами, также указываем соответствующий код целевого назначения, в нашем примере значение «340» - увеличение стоимости материальных запасов.
Шаг 3. Переходим к заполнению текстовой части расходного кассового ордера. В поле «Выдать» указываем фамилию, имя и отчество подотчетного сотрудника. «Основание» - прописываем целевое назначение подотчетных средств, то есть на что были выделены наличные. «Сумма» записываем сумму подотчета прописью. Поле «Приложение» заполняем документы, на основании которых составляется РКО, например, распоряжение руководителя, смета расходов, заявление сотрудника, и прочие документы. Поле «По» - заполняем реквизиты документа, удостоверяющего личность сотрудника (паспорт, доверенность). «Подписи руководителя и главного бухгалтера» проставляются до выдачи денег подотчетному лицу. Поля «Получил» заполняет подотчетный сотрудник, указывает полученную сумму прописью. Ставит дату и подпись. Готовый ордер подписывает кассир бюджетного учреждения.
Скачать готовый образец
