Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
FAQ по вопросам в бюджетных учреждениях
Здесь найдется решение главных проблем бухгалтеров и кадровиков

Бухгалтерский и кадровый учет всегда вызывает много вопросов. То поменялось законодательство, то в правилах что-то неоднозначно. На этой странице мы собрали самые актуальные вопросы. Именно их чаще всего задают коллеги.

Уже ответили на вопросы:

  1. Как правильно списать активы предприятия?
  2. Как отразить в учете пени, штрафы и неустойки?
  3. Какой установлен лимит на расчеты наличными деньгами в 2018 году?
  4. Кто имеет право подписи документов, кроме директора?
  5. Может ли учреждение возместить расходы на бензин своему сотруднику за использование личного авто в служебных целях?
  6. Оплата прошла вовремя, а контрагент предъявляет претензии, что делать?
  7. Какие сроки сдачи отчетности для бюджетников установлены в 2018 году?
  8. Как начислять и уплачивать страховые взносы в 2018 году?
  9. Как отчитаться по страховым взносам?
  10. Изменения по налогу на имущество: что учесть бюджетникам в 2018 году?
  11. Как рассчитывать отпускные в 2018 году?
  12. Как вести кассовые операции в учреждении?
  13. Как отразить в учете выдачу денег подотчет?
  14. Бухгалтерские проводки для бюджетников: как составлять?
  15. Как вести учет основных средств в 2018 году?
  16. Какую отчетность сдавать в ПФР в 2018 году?
  17. Что делать, если налоговики не принимают отчетность по НДС?
  18. Учет налога на добавленную стоимость: что следует учесть?
  19. Как заполнить накладную Торг-12?
  20. Как заполнять кассовые ордера?

Как правильно списать активы предприятия

Чтобы списать бюджетное имущество, придется соблюсти отдельные требования чиновников.

В первую очередь учтите причины списания. Так, к примеру, списать объект, стоимость которого полностью отнесена на счет амортизации, недопустимо. Законными основаниями могут быть признаны:

  1. Физический износ, неверная эксплуатация, повреждение в результате ЧС, стихийных бедствий или форс-мажорных ситуаций.
  2. Моральное устаревание объекта, модернизация и реконструкция не представляется возможной либо нерациональна и неэффективна.
  3. Переоборудование производств, обновление материально-технической базы учреждения.
ВАЖНО!
Имущество учреждения бюджетной сферы может быть списано только с соответствующего распоряжения собственника данного имущества.

Для оформления списания придется создать специальную комиссию, которая проведет обследование непригодного объекта и зафиксирует заключение. Оформить выбытие активов предприятия придется соответствующими документами: актами на списание. Бланки актов на списания унифицированы, причем форма определяется для каждого вида актива в индивидуальном порядке. Подробнее о том, как правильно оформить списание:

  1. Для основных средств: «Оформляем операции с основными средствами».
  2. Для материальных запасов: «Образец акта списания материальных ценностей».
  3. Для спецодежды и средств индивидуальной защиты: «Образец приказа на списание спецодежды 2018 года».

Как отразить в учете пени, штрафы и неустойки

Проводки составляйте с учетом рекомендаций и положений, предусмотренных законодательством для каждого вида организаций. Так, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения относите пени и штрафы за несвоевременную уплату налогов, сборов и взносов в бюджеты на соответствующий счет 0 303 05 000 «Расчеты по прочим платежам в бюджет». Отражайте операцию в корреспонденции с дебетом счета 0 401 20 200 «Расходы экономического субъекта».

Отметим, что недоимку по налоговым платежам придется отразить на соответствующем счете бухгалтерского учета. Например, если ФНС выставила требование погасить недоимку по страховым взносам в части обязательного пенсионного страхования, то отразите доначисление страховых взносов проводкой Дт 0 401 20 213 Кт 0 303 10 830.

Неустойку за нарушение условий договора отражайте не счете 0 302 91 «Расчеты по прочим расходам». Однако если неустойка должна быть перечислена в бюджет (к примеру, поставщик — казенное учреждение), то отразите сумму неустойки на счете 0 303 05 «Расчеты по прочим платежам в бюджет».

Подробнее об отражении штрафных санкций в бухучете некоммерческих организаций и учреждений бюджетной сферы читайте в специальной подборке:

  1. «Какими проводками отражать пени».
  2. «Какими проводками в 2018 году отражаются штрафы в бухучете».
  3. «Как платить пени по страховым взносам».
  4. «Как отразить неустойку в бухучете: проводки и правила».

Какой установлен лимит на расчеты наличными деньгами в 2018 году

Сразу оговоримся, что расчеты наличными в бюджетном учреждении и НКО могут проводиться не только с поставщиками и подрядчиками, но и со своими сотрудниками. Например, предприятие вправе выдать заработную плату наличкой, если такой способ расчетов с персоналом предусмотрен в локальных распорядительных документах.

Также организация имеет право расплатиться наличными деньгами с иными кредиторами по договорам и контрактам. Например, рассчитаться наличкой за поставку товара или оказание услуг.

Если речь идет о наличных расчетах с персоналом, например, выплата заработной платы, выдача подотчетных сумм, оплата командировочных расходов, то в данном случае никаких законодательных ограничений не предусмотрено (но может быть оговорено в локальных актах предприятия). То есть предприятие выдает из кассы ту сумму, которая полагается по расчетным документам (расчетно-платежной ведомости, авансовому отчету, заявлению на выдачу денег подотчет).

А вот по расчетам с иными кредиторами установлены лимиты. Так, например, учреждение может произвести оплату наличными не более чем на 100 000 рублей в рамках одного договора или контракта. Например, НКО заключило контракт на сумму 500 000 рублей, следовательно, 100 000 организация может оплатить наличными, а остальные 400 000 рублей только безналичным перечислением.

ВАЖНО!
Операции с наличными денежными средствами или кассовые операции подлежат особому контролю со стороны проверяющих. За нарушение кассовой дисциплины предусмотрены крупные штрафы и административная ответственность.

Ключевые аспекты ведения кассовых операций:

  1. «Проверь себя: порядок ведения кассовых операций»;
  2. «Какую максимальную сумму можно выдать подотчет».

Кто имеет право подписи документов, кроме директора

Финансовую документацию, а также распоряжения, приказы и прочие документы может подписать только директор. Либо лицо, на имя которого была выписана соответствующая доверенность. Такой документ называется доверенность на право подписи.

Кому можно доверить подписание документов? В законодательстве особых ограничений не установлено, только два ключевых требования: лицо должно быть совершеннолетним и полностью дееспособным. Окончательное решение принимает директор.

Доверенность может потребоваться не только при отсутствии директора на рабочем месте (например, отпуск, болезнь, командировка), но и для подачи отчетности в контролирующие органы. К примеру, руководитель учреждения вправе передать полномочия по сдачи отчетности в ФНС главному бухгалтеру.

О том, как правильно оформить доверенность, читайте в статьях:

  1. «Составляем приказ на право подписи первичных документов».
  2. «Инструкция: составляем доверенность от бюджетной организации».
  3. «Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей».

Может ли учреждение возместить расходы на бензин своему сотруднику за использование личного авто в служебных целях

Работодатель обязан возмещать расходы на ГСМ, если работник использует свой собственный транспорт для выполнения служебных обязанностей. Однако потребовать компенсацию может не каждый работник. Для выплат потребуется соблюсти несколько обязательных условий:

  1. Работник должен быть в штате организации. Внештатным сотрудникам и внешним совместителям возмещать такие затраты руководство не обязано.
  2. Расходы на приобретение ГСМ подтверждены документально, то есть работник предоставил соответствующие чеки, квитанции. Также сотруднику придется оформить путевой лист. Без этих документов возмещение затрат на ГСМ не допускается. Особенности оформления путевки в статье «Заполняем путевой лист легкового автомобиля».
  3. Эксплуатация личного транспорта согласована с руководством учреждения. Данный факт подтвержден документально, например, заключено отдельное соглашение на возмещение расходов ГСМ либо оформлено допсоглашение к трудовому договору.

Подробнее о том, как правильно оформить компенсацию ГСМ, рассчитать, выплатить и отразить в бухучете, читайте в отдельном материале «Компенсация ГСМ в 2018 году: кому, что и как компенсировать».

Оплата прошла вовремя, а контрагент предъявляет претензии, что делать

В зависимости от категории контрагента, порядок действий может отличаться. Рассмотрим несколько актуальных ситуаций:

  1. Претензии от ФНС.

Довольно часто налоговики предъявляют претензии к налогоплательщикам по налогам, сборам и взносам. Однако не всегда эти требования являются обоснованными. Если вы уверены, что произвели все расчеты с бюджетом своевременно и в полном объеме, запросите в Федеральной налоговой службе справку о взаиморасчетах с бюджетом.

Это можно сделать при личном посещении ИФНС либо в электроном формате — через личный кабинет налогоплательщика. Проведите детальную сверку полученной информации с бухгалтерскими данными. Если ошибка в бухучете компании, то придется исправить неточность, а также отправить в ФНС корректирующую отчетность и доплатить налоги.

Если ошибка в учете ФНС, то придется уведомить инспекторов соответствующим образом. Причем потребуется подтвердить неточность фактами. К примеру, приложить копию платежного поручения, копию счетов-фактур, книги доходов и расходов.

Подробнее: «Инструкция: как проверить задолженность по налогам».

  1. Претензии от поставщика.

Если контрагент выставил требования по выполнению условий договора, которые ваша компания выполнила в срок, потребуется провести сверку взаиморасчетов. Проблема может возникнуть из-за ошибки в платежном поручении.

Подготовьте акт сверки взаиморасчетов с контрагентами (в двух экземплярах). Направьте документы поставщику. Бухгалтер компании партнера сверит данные БУ и выявит неточность. Подробнее: «Как вести учет расчетов с поставщиками и подрядчиками».

Какие сроки сдачи отчетности для бюджетников установлены в 2018 году

Бюджетные учреждения и НКО сдают несколько видов отчетности. Для каждого из видов отчетности предусмотрены свои бланки, особенности заполнения, сроки и форматы предоставления в контролирующие органы. Причем за нарушение сроков предоставления отчетности предусмотрены наказания: штрафы от 200 рублей до 70 000.

Предлагаем ознакомиться с особенностями составления и сроками предоставления отчетов в государственные контролирующие органы в специальной подборке материалов:

  1. «В какие сроки сдавать отчетность в 2018 году».
  2. «Статистическая отчетность за 2018 год: что и когда сдавать».
  3. «Когда сдавать отчет по среднесписочной численности работников».
  4. «Когда сдаем бухгалтерскую и налоговую отчетность за 3 квартал 2018 года».
  5. «Когда сдавать отчетность по страховым взносам».
  6. «Как отчитываются бухгалтеры бюджетных организаций».
  7. «Бухгалтерская финансовая отчетность НКО: когда и что сдаем».
  8. «Отчетность кадровика бюджетной организации».

Как начислять и уплачивать страховые взносы в 2018 году

С 2017 года все налогоплательщики обязаны перечислять страховые взносы в Федеральную налоговую службу. Напомним, что ранее расчеты производились непосредственно с внебюджетными фондами. Теперь все страховое обеспечение (кроме взносов на травматизм) платится в ФНС.

Подборка материалов об основных изменениях:

  1. Общие положения: «Как платить страховые взносы бюджетной организации».
  2. Как отразить в бухучете: «Типовые проводки по начислению страховых взносов для бюджетников».
  3. Если в организации есть филиалы: ««Как платят страховые взносы обособленные подразделения».
  4. О сроках уплаты: «Когда платить страховые взносы в 2018 году».
  5. Право на льготы по страховому обеспечению для бюджетников: «Платим страховые взносы по сниженным тарифам».

Как отчитаться по страховым взносам

Еще в 2017 году отчетность по страховому обеспечению граждан претерпела значительные изменения. Нововведения связаны с передачей прав администрирования по СВ в ФНС. В 2018 году все российские страхователи обязаны формировать новый единый расчет по страховым взносам. Форма и особенности составления обновлены полностью. Подробнее о бланке: «Расчет по страховым взносам 2018 года» и пошаговая инструкция к составлению: «Как правильно заполнить форму РСВ-1».

За ошибки в отчетности по страховому обеспечению предусмотрены административные взыскания. Проверьте, правильно ли вы заполнили отчет: «Проверка отчетности: контрольные соотношения по страховым взносам».

ВАЖНО!
Отчетность в Фонд социального страхования сдавать придется. Обновленная форма 4-ФСС обязательна для всех компаний, уплачивающих взносы на травматизм (от несчастных случаев и профзаболеваний). Подробнее: «Инструкция: заполняем форму 4-ФСС».

Изменения по налогу на имущество: что учесть бюджетникам в 2018 году

Расходы бюджетников на оплату налоговых обязательств в 2018 году выросли в разы. Основная причина такого увеличения — изменения в фискальном законодательстве. Подробнее: «Что меняется в налоговом учете с 1 января 2018 года».

Ключевое нововведение — все организации теперь обязаны исчислять и уплачивать налог на имущество по новым правилам. Теперь в налогооблагаемую базу придется включать не только недвижимость, но и движимое имущество, категории и виды которого поименованы в НК РФ. Подробнее обо всех изменениях в специальной подборке статей:

  1. «Как рассчитать налог на имущество организации».
  2. «Ставки налога на имущество: что изменилось в 2018 году».

Проверьте, правильно ли вы рассчитали платеж в Федеральную налоговую инспекцию, используйте «Калькулятор налога на имущество».

Как рассчитывать отпускные в 2018 году

Любой гражданин, трудящийся официально, имеет право на отпуск. Продолжительность законного отдыха не может быть меньше 28 календарных дней в году. Однако для некоторых категорий граждан предусмотрены дополнительные оплачиваемые дни отдыха: «Дополнительный отпуск: кому положен и как оформить».

Уйти в отпуск в любое удобное время не получится. В организации должен быть в обязательном порядке разработан и утвержден график отпусков на соответствующий календарный год. За отсутствие документа предусмотрены штрафы. Подробнее: «Заполняем образец графика отпусков на 2018 год».

За неиспользованное время отдыха можно получить компенсацию. Особенности расчета раскрыты в статье «Какая компенсация положена за неиспользованный отпуск». Если работодатель долгое время не предоставляет работнику возможность отдохнуть, то его могут наказать. А вот неотгулянные дни не сгорают, подробнее: «Сгорит ли неиспользованный отпуск с 1 января 2018 года».

Расчет отпускных для совместителей имеет свои особенности. Учитывайте основные рекомендации, если совместитель написал заявление на предоставление отпуска: «Отпуск по совместительству и основному месту работы».

ВАЖНО!
В некоторых месяцах брать отпуск невыгодно. Разбираемся, в каком периоде лучше всего брать отпускные: «Лето или зима: в каком месяце выгоднее идти в отпуск».

Как вести кассовые операции в учреждении

Если в учреждении осуществляются расчеты наличкой, то соблюдать строгие требования ведения кассовой дисциплины придется. Ключевой НПА — это указания Центробанка России № 3210-У. Штрафы за нарушение порядка ведения кассовых операций — от 50 000 рублей на организацию.

Итак, в обязательном порядке выполните следующие действия:

  1. Назначьте кассира. Это может быть только штатный работник предприятия. Заключите с ответственным сотрудником договор о полной материальной ответственности, а также под подпись ознакомьте с Указаниями ЦБ РФ № 3210-У.
  2. Рассчитайте и установите лимит кассы: «Как рассчитать лимит остатка кассы». Постоянно контролируйте, чтобы в кассе предприятия остаток наличности на конец рабочего дня не превышал рассчитанного и утвержденного лимита. Исключения допустимы только в дни выдачи заработной платы, пособий, стипендий.
  3. Фиксируйте все движения наличности. Используйте унифицированные бланки первичной и учетной документации (Приказ Минфина № 52н). Подробнее: «Инструкция: учет денежных средств в кассе бюджетной организации».
  4. Применение онлайн-касс для бюджетников обязательно в 2018 году. Исключений не предусмотрено. За нарушение требований закона № 54-ФЗ налоговики могут не только оштрафовать, но и арестовать счета организации, а также приостановить деятельность до трех месяцев.
  5. Обеспечьте всесторонний контроль. Только постоянные внутренние проверки позволят избежать ошибок в учете и исключить крупные штрафы от контролирующих органов.

Общие правила ведения кассовых операций: «Проверь себя: порядок ведения кассовых операций».

Как отразить в учете выдачу денег подотчет

Учреждение вправе выдавать своим сотрудникам денежные средства подотчет. Порядок и размеры выплат должны быть закреплены в локальном распоряжении организации и не могут нарушать требований и норм действующего законодательства. подробнее: «Как организовать расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные деньги могут быть выданы работнику по его письменному заявлению либо на основании распоряжения руководства, например, на основании приказа. О том, как работник израсходовал полученные деньги, придется подготовить отчет: «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица».

В большинстве случаев деньги подотчет выдают на командировочные расходы. Данный вид расходов предприятия имеет свои особенности. Так как, к примеру, порядок выдачи денег зависит от способа осуществления расчетов: наличными или безналичным перечислением. Все подробности и особенности оплаты командировок в статье «Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации».

Бухгалтерские проводки для бюджетников: как составлять

Любая хозяйственная операция НКО или бюджетного учреждения должна быть подтверждена первичным документом, а также отражена соответствующим образом в учете. Так, для учета хозяйственных операций составляются бухгалтерские проводки.

Любая балансовая поводка должна быть составлена по методу двойной записи. То есть одна операция должна быть отражена по дебету одного счета и одновременно по кредиту другого. Причем в одном и том же денежном выражении.

Отметим, что бюджетные учреждения обязаны применять Инструкцию по БУ № 157н (план счетов), когда НКО составляют проводки в соответствии с Приказом Минфина № 94н. Подробнее, как отражать хозяйственные операции в материале «Путеводитель — проводки в бухгалтерском учете: что это и как используется».

Как вести учет основных средств в 2018 году

Порядок ведения учета объектов основных средств с 2018 года изменен. Ключевое нововведение — это переход на новые стандарты БУ, а именно вступление в силу Приказа Минфина № 257н по основным средствам. Применять положения нового стандарта по ОС обязаны все организации, в том числе НКО и бюджетной сферы.

Помимо этих нововведений, чиновники скорректировали границы признания ОС малоценными. Подробнее об этом в специальном материале «Как вести учет малоценных основных средств».

Итак, предлагаем изучить подборку статей об особенностях ведения бухучета объектов основных средств:

  1. «Как определить стоимость основных средств».
  2. «Как провести инвентаризацию основных средств».
  3. «Какие проводки использовать бюджетникам для учета основных средств».
  4. «Оформляем операции с основными средствами».

Какую отчетность сдавать в ПФР в 2018 году

В связи с передачей страхового обеспечения в ведение Федеральной налоговой службы состав отчетности во внебюджетные фонды существенно сократился. Теперь в Пенсионный фонд придется сдавать только два обязательных отчета:

Помимо этих форм, представители ПФР вправе затребовать иные бланки и формы отчетности. Например, отчет СЗВ-К, подробнее: «Образец заполнения формы СЗВ-К в 2018 году». Такой отчет придется сдать в сроки, указанные в отдельном уведомлении (требовании) о предоставлении информации.

ВАЖНО!

Чиновники из ПФР скорректировали правила сдачи отчетов. Теперь причин для наложения штрафа на учреждение у контролеров намного больше. Разобраться в сути изменений поможет статья «Как исправить ошибку в СЗВ-М и не попасть на штраф».

Что делать, если налоговики не принимают отчетность по НДС

Такая ситуация знакома многим компаниям. Проблема возникла из-за сбоев в информационных базах ФНС. Причиной нестыковок стали несданные отчеты контрагентов. Например, учреждение отчиталось по НДС, а его контрагент сдал нулевую отчетность за этот же период. В результате расчеты по налогу на добавленную стоимость не подтвердились. Аналогичная проблема возникла и у тех организаций, контрагенты которых не отчитались вовсе.

Отметим, что отказ ФНС в приеме декларации по НДС в таких случаях является незаконным. Подробный алгоритм действий мы раскрыли в отдельной консультации «Что делать, если налоговая не принимает декларацию по НДС».

Учет налога на добавленную стоимость: что следует учесть

Бюджетные учреждения освобождены от уплаты НДС с основного вида деятельности. То есть начислять и уплачивать налог с выполнения государственного (муниципального) задания не нужно. Однако если бюджетник ведет предпринимательскую деятельность, то начислять и уплачивать НДС в бюджет придется.

Налог на добавленную стоимость — это самый «проблемный» налог, потому что порядок его исчисления и возмещения вызывает у бухгалтеров огромное количество вопросов и проблем. Мы подобрали самые актуальные материалы, которые помогут разобраться во всех тонкостях и хитростях налогообложения по НДС:

  1. «Онлайн-калькулятор НДС» — поможет рассчитать сумму налога для уплаты в бюджет.
  2. «Какими проводками вести учет НДС» — отражаем операции по начислению НДС в бухучете.
  3. «Платится ли НДС при выплате неустойки» — решение спорного вопроса от экспертов.
  4. «Как восстановить НДС, ранее принятый к вычету» — полезные рекомендации по ситуации.

Как заполнить накладную Торг-12

Движение товарно-материальных ценностей должно быть отражено соответствующим образом. Для этого используется унифицированный бланк товарно-накладной — ТОРГ-12.

Отметим, что предприятие вправе разработать индивидуальный бланк накладной, который будет учитывать специфику деятельности. Такой документ утвердите в приложении к учетной политике либо закрепите отдельным распорядительным документом. Если учреждение решило применять унифицированный бланк, то это решение также придется отразить в учетной политике.

О том, как заполнить документ, мы рассказали в статье «Заполняем товарную накладную ТОРГ-12».

Как заполнять кассовые ордера

Любая операция по движению наличных денежных средств должна быть отражена соответствующим первичным документом. Так, для учета приходной операции (поступление денег в кассу) следует заполнить приходный кассовый ордер.

Какой бланк использовать и как правильно составить: «Заполняем приходный кассовый ордер».

При выдаче денежных средств из кассы учреждения (расходная операция), например выдача денег подотчет, оплата командировочных расходов или выплата пособий и заработной платы, оформляется расходный кассовый ордер.

Бланк и инструкция по составлению: «Заполняем расходный кассовый ордер».

Все выписанные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в специальном учетном журнале. О том, как вести такой журнал: «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов».

ВАЖНО!
Денежные средства, превышающие лимит остатка кассы на конец рабочего дня (кроме дней выплаты зарплаты и пособий), должны быть возвращены в банк на расчетные счета предприятия. Эту операцию оформите объявлением на взнос наличных. Подробнее: «Пример заполнения объявления на взнос наличными».